Las organizaciones ya invierten en la mejora de la experiencia de sus profesionales itinerantes. Y un elemento fundamental para mejorar cualquier programa de viajes es la simplicidad. En este artículo exploramos cinco ventajas de la gestión de viajes con la herramienta Emburse Go. ¿Quieres sabes cuáles son?
A medida que los viajes de empresa recobran impulso, las organizaciones con visión de futuro han empezado a invertir ampliamente en la mejora de la experiencia general de sus profesionales itinerantes. Una parte de sus estrategias de inversión trata de abordar no sólo por qué su personal sale de viaje, sino cómo.
Este artículo se centra en un elemento fundamental de cualquier programa de viajes mejorado: la simplicidad. Exploraremos cinco ventajas de la gestión de viajes respaldadas con herramientas, como Emburse Go, diseñadas para facilitar la vida de los usuarios, tanto si están de viaje como si trabajan desde la oficina.
1. Reduce los clicks
Parece poca cosa, pero al reducir el número de clicks y toques que se necesitan para hacer una reserva o un registro, empiezas a ahorrar minutos en cada viaje y horas al año.
Los minutos importan. Los clicks cuentan
KPMG comprendió que sus travel managers eran más propensos a elegir canales de autoservicio y en línea que fueran intuitivos, fáciles de usar y que les permitieran interactuar de forma fluida con los proveedores. Querían hacer lo mismo con sus viajes de empresa.
En el mercado de los viajes de empresa, teníamos claro que las herramientas anticuadas y las soluciones prehistóricas del pasado habían muerto.
Raquel Hefferan
Directora de viajes y abastecimiento estratégico, KPMG
«Como empresa de servicios profesionales, nuestra principal prioridad es el ahorro de tiempo y siempre forma parte de la ecuación cuando se correlaciona con el rendimiento de la inversión». Por este motivo, KPMG realiza un seguimiento exhaustivo de la actividad de sus travel managers para saber en qué emplean su tiempo los empleados.
«Nos impulsa el seguimiento del tiempo invertido en cada actividad. Cada minuto desperdiciado es un tiempo que podría invertirse en un cliente. Cada minuto importa y cada clic cuenta», añade Hefferan.
2. Reduce la complejidad
Optimiza el recorrido del viajero conservando sólo la información esencial, eliminando la complejidad y simplificando el cálculo de gastos después del viaje.
Por qué pagar más por un proceso tedioso
Una de las principales tendencias que han dado forma a los viajes de empresa como consecuencia del auge de Internet y de los teléfonos móviles es que los empleados han empezado a exigir cada vez más que viajar sea una experiencia igual de fluida que cuando viajan por ocio.
No es que los viajeros de empresa quieran replicar la experiencia de los consumidores; simplemente quieren la simplicidad de las interfaces y las interacciones que son habituales en las herramientas orientadas al consumidor.
Steve Clagg
Director de tecnología de viajes, Microsoft
La gestión de los viajes corporativos difiere de una organización a otra y se desarrolla en un ecosistema más amplio y fragmentado que evoluciona rápidamente. Independientemente de dónde encuentre su espacio la gestión de viajes, los magos del programa trabajan constantemente con una amplia gama de proveedores externos para la gestión de viajes corporativos, incluidos hoteles, líneas aéreas y transporte terrestre. Con cada proveedor adicional que se incluye, el proceso de planificación de un viaje se complica aún más.
3. Permite compartir información
Animar a los empleados a que compartan sus valiosas impresiones de sus viajes reduce el estrés de los compañeros de viaje a la par que permite descubrir oportunidades de ahorro y fomenta la comunidad.
Aprender de los viajes de los viajeros
Cada ciudad tiene sus secretos. Vuestros viajeros tienen el conocimiento de primera mano para desentrañarlos para aquellos que vengan después.
Aplicaciones como Google Maps o Bing son perfectamente capaces de dirigirlos del punto A al B. Sin embargo, se pierde la experiencia humana del viaje siguiendo únicamente las indicaciones.
Esas experiencias pueden suponer un ahorro, ya que se comparten rutas que ahorran tiempo, se identifican opciones gastronómicas que reducen los costes y se encuentran prácticas locales útiles a un toque de distancia en una app.
La optimización de cada aspecto de la gestión de viajes permite lograr una mentalidad comunitaria. Y cuando todo el mundo está a bordo, los resultados pueden ser milagrosos.
4. Minimiza la confusión
Las complejas políticas de cumplimiento provocan grandes dolores de cabeza a los viajeros y al equipo financiero. Incorporar lo que los viajeros pueden (y no pueden) hacer en la app ayuda a tomar las decisiones correctas en beneficio de todos.
Incorpora la política en la planificación
Aunque el cambio de comportamiento de los consumidores puede atribuirse en parte a un cambio generacional, una cultura corporativa claramente definida fomenta la prudencia. Las campañas internas que invitan a los empleados a actuar como un empresario o a gastar el dinero como si fuera su dinero promueven una cultura de gasto positiva.
Ha sido fundamental fomentar una cultura a la que todo el mundo se adhiere por sí mismo y por la empresa. Los empleados han pasado a ser muy autosuficientes y dignos de confianza, y ya no son necesarios costosos mecanismos de cumplimiento.
Steve Clagg
Director de tecnología de viajes, Microsoft
Al eliminar las conjeturas sobre el cumplimiento de las normas se simplifican incluso las situaciones de aprobación más complejas. Y no hay mejor lugar para conectar las normas de cumplimiento para los viajes que la propia app de gestión de viajes.
4. Permite la utilización de datos
El hecho de que los programas de viajes de empresa puedan rastrear, recopilar y centralizar los datos de los proveedores seleccionados proporciona al usuario final un servicio personalizado, ágil y optimizado.
Las conexiones no sólo se producen en los aeropuertos
Al trabajar estrechamente con Emburse, Microsoft buscó y defendió fuertes colaboraciones, como con Lumo, una plataforma de predicción de análisis de vuelos.
Nuestra función es ofrecer una mayor integración de la app con otros sistemas y servicios en Microsoft, así como en todo el sector, para conseguir los viajeros más eficientes y productivos.
Steve Clagg
Director de tecnología de viajes, Microsoft
La incorporación de este tipo de conexiones hace que la plataforma siga evolucionando al mismo tiempo que mantiene el ritmo de las cambiantes necesidades de los travel managers. Cada nueva conexión con otras apps o servicios aporta una experiencia más rica y fluida durante todo el viaje.
La centralización de esa información unifica un escenario fracturado de servicios y experiencias en un solo lugar de confianza y seguro.
Consigue que viajar sea una mejor experiencia para todos
La gestión de los viajes de empresa es sin duda un escenario fragmentado, confuso y rápidamente cambiante. Los gestores de viajes tienen que hacer malabarismos cuando tradicionalmente se centraban en el ahorro de costes y el cumplimiento de las normas. No sólo deben negociar acuerdos con múltiples proveedores, sino que también deben tener en cuenta la felicidad, la seguridad y el bienestar de tus viajeros, muchos de los cuales se han vuelto más exigentes.
El replanteamiento de tu programa de viajes de empresa empieza con el sistema de apoyo adecuado para tus empleados que tengan que viajar. Estas herramientas pueden diferenciaros y permitir al mismo tiempo que los viajeros se centren en los resultados comerciales.
Emburse Go ofrece una solución potente y ágil que permitirá optimizar y mejorar el rendimiento de tu programa de viajes, además de garantizar la satisfacción de tus empleados.
Más información: https://www.captio.net/emburse-go
Acerca de Emburse Captio
Emburse Captio es el líder mundial en optimización del gasto. Nuestras soluciones de gasto, gestión de viajes, compras y cuentas por pagar, y pagos cuentan con la confianza de más de 12 millones de profesionales de empresas, incluidos directores y equipos financieros y viajeros. Para más información sobre Emburse Captio, visita https://www.captio.net/ o síguenos en redes sociales en @Emburse Captio.
Quizás también te interesa:
Descubre cómo Heineken simplificó el reporte de los gastos de viaje y ahora puede aprovechar los datos para tomar decisiones más informadas.
