Travel manager: consejos para ser mejor gestor de viajes corporativos

El trabajo de travel manager no es sencillo, hay que saber gestionar presupuestos a la vez que gestionar personas. Equilibrar estas dos vertientes puede ser complicado y, más ahora que la sociedad ha cambiado su forma de vida y los viajeros, su forma de viajar. Por eso en este artículo te ofrecemos una serie de consejos que te pueden ayudar a mejorar tu trabajo de travel management. 

1. La importancia del travel management
2. El perfil del travel manager
3. El travel manager español tiene nombre de mujer
4. Políticas de viajes
5. Plan de movilidad
6. Duty of care
7. Negociación con proveedores
8. Buenas prácticas del travel management
9. Herramientas para el travel manager

Hasta hace unos años no existía la figura del travel manager como tal. El rol de gestor de viajes se solía  cubrir por el asistente de dirección o, incluso, por el personal de administración. Estos perfiles no suelen tener ni la formación ni los conocimientos específicos necesarios para lograr una gestión de desplazamientos corporativos de calidad.

El buen travel manager es el experto en gestión de viajes corporativos. No es una figura muy habitual en las empresas pese a los beneficios que puede suponer. El reto al que se enfrentan ahora las empresas y la figura del travel manager pasa por prepararse para un rearranque de la actividad y por la recuperación de la confianza de un viajero corporativo que volverá a viajar, pero de otra manera, con otros matices y con nuevas exigencias.

Su trabajo, a grandes rasgos, consiste en:

• Controlar los gastos en viajes corporativos.
• Gestionar de forma óptima los costes para intentar reducir el presupuesto.
• Analizar los datos y la información de la empresa sobre los gastos de viajes para encontrar las tendencias de los viajeros y posibles vías de mejora.
• Negociación con los proveedores de servicios relacionado con los viajes para conseguir un servicio adecuado a las necesidades de la empresa con un coste mínimo.
• Supervisar y revisar el contenido las políticas de viajes de la empresa para proponer mejoras, asesorar a los viajeros de empresa al respecto, etc.
• Crear y gestionar el plan de crisis de viajes de empresa así como lo relativo a la seguridad y la gestión del riesgo.

Como puedes ver, no se trata de un trabajo fácil que cualquiera sin formación y experiencia especializada pueda realizar de forma eficiente. Un travel manager profesional te puede aportar muchos beneficios:

• Más control sobre los costes y el presupuesto.
• Mejora la calidad de los viajes aumentando la satisfacción y la productividad de los viajeros.
• Mejor comunicación entre la dirección de la empresa y los empleados en movilidad.
• Aplicación y control de las políticas de gastos.
• Confianza y calidad en la gestión de crisis y situaciones que puedan afectar a la seguridad de los trabajadores en movilidad.

2. El perfil del travel manager

Los travel managers suelen ser profesionales con formación en turismo, especializado en turismo de negocios, o bien en administración de empresas, con especial hincapié en la gestión tanto de equipos como de recursos y presupuestos. Un especialista en viajes de empresa debe conocer en profundidad el entorno.

El sector del turismo de negocios ha cambiado mucho en los últimos años y todavía más éstos dos últimos con el contexto de la pandemia. La forma de viajar ya no es igual. La crisis ha puesto de manifiesto la importancia del duty of care y también  la importancia que tiene el compromiso de las empresas con la sostenibilidad y con la reducción de la huella de carbono. Pero en cuanto al perfil del travel manager ha quedado demostrado que debe tener una competencia importante de flexibilidad y de actualización y formación constante. 

El gestor de desplazamientos de una empresa tiene un trato directo con los viajeros, así como con los proveedores. Por un lado, lograr la satisfacción del business traveller no siempre es fácil pero resulta de gran ayuda un trato cordial y agradable, empático. Por otro lado, un buen trato con los proveedores también facilita las negociaciones y la relación entre proveedores y empresa. Y es que hay que estar en contacto directo con los “aliados”: los proveedores preferentes u homologados por la empresa, que pueden ser una ayuda en la organización de los viajes corporativos.

3. El travel manager español tiene nombre de mujer

Este rol profesional, que ha ido cogiendo fuerza en los últimos años, está desarrollado por mujeres en más de un 70%  en el caso español. Una de las características de estas mujeres es la capacidad del multitasking, la empatía y la gestión de equipos, entre muchas otras.

4. Políticas de viajes

La política de viajes de la empresa es la biblia de la gestión de los gastos de viaje en el seno de la empresa y el travel manager la figura clave para interpretarla y optimizar los recursos destinados.

La política de viajes de una empresa debe incluir las normas que permitan a la empresa realizar y controlar el conjunto del proceso de gestión de viajes, optimizando los recursos y garantizando la seguridad del viajero. El travel manager diseñará en detalle estas reglas que formarán la organización de los desplazamientos de la empresa, la asignación de determinadas categorías de hoteles a profesionales en función del puesto que ocupen en el organigrama de la empresa, la gestión del transporte, las dietas y otros muchos aspectos relacionados con el business travel. Todo esto regido por un objetivo claro: conseguir organizar los mejores viajes corporativos, relación calidad precio, y que resulten lo máximo de cómodos para el trabajador en movilidad para lograr una productividad real. 

No obstante, hay que tener claro que el travel manager no es quién controla la aplicación por parte de los viajeros de las políticas de gastos. Sin embargo, sí puede valorar si se están siguiendo o no, tener información de por qué no se aplican o si existe alguna justificación para que los viajeros no se ciñan a las líneas maestras diseñadas. 

Por otro lado, la empresa debe ser consciente de la necesaria flexibilidad de las políticas de viajes y el encargado de valorar y revisar estas políticas aportando su criterio profesional es el travel manager. De hecho, es el encargado de canalizar las opiniones tanto positivas como negativas de los viajeros para que se tengan en cuenta y buscar soluciones.

Además de aplicar estas "normas" a las gestiones que él o ella realiza, el travel manager también realiza una función de consulting con sus compañeros: en caso de duda pueden recurrir a esta figura para que los asesore sobre la aplicación de las reglas.

5. Plan de movilidad

Un plan de movilidad empresarial es un conjunto de acciones realizadas por la empresa en el ámbito de los desplazamientos laborales con la finalidad de garantizar la seguridad de los trabajadores, ya sea por las funciones propias de su puesto o para ir y volver desde su casa hacia el lugar donde estén desempeñando su trabajo. El caso es que la movilidad de los trabajadores comporta riesgos, para reducir al máximo los accidentes laborales, una acción principal es el desarrollo y implementación del plan de movilidad empresarial.

El plan de movilidad de una empresa comporta 4 ventajas básicas: la reducción de la accidentalidad (este quizás el objetivo más visible y el de mayor peso), la reducción de costes, la facilitación de la movilidad y, por último, la motivación de los empleados, ya que los trabajadores ven como como la empresa toma una acción que muestra preocupación por ellos y mejora su percepción del interés que tiene la empresa en su seguridad.

6. Duty of care

El plan de riesgos en la empresa ya no es una opción y ha pasado a ocupar un papel relevante en el programa de los viajes de negocios con la situación actual: el travel manager debe tomar medidas para garantizar la seguridad de los business travellers y gestionar la aplicación correcta de estas medidas. Se impone un sistema de aprobaciones previas integrado con los flujos de reservas que debe ser ágil, antes de que los empleados viajen, para saber cuándo y porqué se van, a dónde se dirigen y cuándo se espera que vuelvan; y todo esto con total transparencia de costes.

8. Buenas prácticas del travel management

Todo travel manager tiene sus secretos para conseguir una buena gestión de los viajes de negocios y garantizar la comodidad y seguridad de los viajeros. Por la complejidad del trabajo, la profesionalización de la figura del travel manager puede ser muy beneficiosa para la empresa. A continuación tienes consejos que todo buen gestor de viajes corporativos debería seguir:

1. La importancia de la negociación

Una parte importante del trabajo del responsable de viajes de empresa está ligado a la negociación con los proveedores. Esto podrá afectar de forma indiscutible el gasto en viajes corporativos, pero también tendrá una incidencia importante en la satisfacción de los viajeros, la calidad de su entorno para poder desarrollar su trabajo, etc.

Tener información de calidad es importante en cualquier negociación y en este caso todavía más. Conseguir una tarifa muy reducida no representará siempre un ahorro para la empresa, sino que incluso puede darse el caso contrario. Si la rebaja del presupuesto se hace en detrimento de otros factores, como servicios adicionales, se puede dar el caso de tener que contratar estos servicios a parte suponiendo un gasto extra que puede ser más elevado que la rebaja conseguida en la tarifa. Es el caso, por ejemplo, de la conexión a internet, comidas y/o bebidas incluidas en el hotel, incluso hoteles o aeropuertos alejados del lugar de reunión, cosa que significará transporte adicional.

Por eso, el travel manager tiene que ser muy consciente de qué negocia y de las necesidades reales de los trabajadores a los que da servicio: qué necesitan y qué no en su día a día. 

2. Ten buen trato

Nunca hay que perder de vista que el trabajo del gestor de viajes tiene mucha incidencia en la vida de los trabajadores a los que da servicio, a nivel profesional pero incluso a nivel personal. Por eso es normal que puedan surgir tensiones en ciertos momentos. Tener buen trato, ser empático y agradable facilitará mucho el día a día del gestor de viajes de empresa.

Incluso en la negociación con los proveedores un buen trato cálido, más allá de la simple relación comercial estipulada, puede ser muy beneficiosa. Al fin y al cabo los proveedores son, o pueden llegar a ser, aliados del travel manager que pueden ayudarle a lograr una mejor gestión.

3. Formación contínua

El sector de los viajes corporativos cambia mucho y muy rápido como hemos visto estos últimos años con el impacto de el Covid-19.  Lo que hoy sirve puede estar desfasado mañana y es bien sabido que los procesos anticuados muy a menudo suponen más gastos, más recursos y menos eficiencia. Así que es vital trabajar en la formación, no darlo todo por sentado, ser curioso de las novedades del sector, etc.

9. Herramientas para el travel manager

Las tareas del travel manager de una empresa contienen todo lo relacionado con los desplazamientos laborales. Esto incluye, obviamente, planificación de los viajes, gestión de equipos y optimización del tiempo. Estas tres características son totalmente compatibles con Emburse Captio, la plataforma para la gestión de gastos de los empleados.

Captio integra un nuevo módulo de solicitud de viajes para facilitar y automatizar este proceso de planificar y gestionar las reservas correctamente. Además, la plataforma puede aumentar la eficiencia en la gestión del tiempo de los business travellers de la empresa.

Captio es una solución digital que te permite, con un sólo click, capturar los tiques generados por los desplazamientos a través de la cámara de tu smartphone y guardarlos en la nube de Captio hasta que el trabajador en movilidad decida hacer un informe que después se enviará de manera automática al supervisor y al departamento de finanzas, quienes realizarán la posterior aprobación. Así se construye un flujo de trabajo que permite optimizar al máximo el tiempo destinado a la gestión de los gastos de viaje. 

Además, Captio ofrece la posibilidad de olvidarte del papel ya que es una solución digital homologada por la Agencia Tributaria y, por tanto, la captura digital es válida a todos los efectos legales. De este modo se puede prescindir del original en papel.

Por otro lado, Captio no sólo facilita el reporte de los gastos de viaje de empresa sino que, además, hace más cómoda la supervisión ya que cuenta con un sistema de alertas que permite controlar qué gastos sobrepasan los límites establecidos por la política de viajes. De este modo se facilita la tarea al supervisor y al departamento de finanzas. Además, la solución digital Captio de gestión de gastos de viajes corporativos permite la integración de los datos con el sistema contable de la empresa.

Así pues, Captio mejora la optimización del tiempo y recursos destinados a la gestión de los gastos de los viajes de empresa convirtiéndose en una herramienta indispensable para el travel manager. ¿Quieres saber más? Solicita una demo gratuita ahora o déjanos tu comentario a continuación :-)