Dentro de un proceso de rectificación, una vez los justificantes están agrupados por proveedores y periodo temporal en un formato digital, para poder deducir IVA se tienen que elaborar las facturas rectificativas. Estas son las que se emiten cuando hay que modificar algún dato o añadir información a las facturas originales.
¿Has enviado una factura con un error y quieres subsanarlo? Si no te percatas en el momento no lo hagas en el documento original. Para eso están las facturas rectificativas que, como se puede deducir de su nombre, se emiten cuando es necesario modificar la factura original.
Los diversos Reglamentos de Facturación, siendo el más reciente el del año 2012, establecen las siguientes normas sobre facturas rectificativas:
¿Cuándo se emiten las facturas rectificativas?
Estas facturas rectificativas se emiten, principalmente, en estos supuestos:
- Deben expedirse cuando el justificante original no cumple alguno de los requisitos establecidos como obligatorios.
- También puede ser que las cuotas repercutidas del IVA se hubiesen determinado incorrectamente o se den una serie de circunstancias que den lugar a la modificación del importe total o de la base imponible.
- Si la factura original no cumple con los requisitos establecidos en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
- En los casos en los que se ha producido un error con mercancía, ya sea en el precio, los descuentos o porque se ha producido una devolución.
- Para que Hacienda devuelva el IVA de las facturas que se han emitido pero que todavía no han sido cobradas. Esta opción cobra especial relevancia cuando el deudor ha entrado en concurso de acreedores o se ha declarado en quiebra.
¿Cómo son las facturas rectificativas?
Ahora que ya sabes cuándo se emiten las facturas rectificativas, explicaremos cómo se hacen. En lo que respecta al contenido de este tipo de facturas, debe considerarse lo siguiente:
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Indicar de forma explícita que se trata de una factura rectificativa: desde al año 2013 no es necesario mencionar la condición de documento rectificativo aunque en la web de la Agencia Tributaria sigue apareciendo. No obstante, es obligatorio expedirse en una serie diferente, mencionarse la factura rectificada y hacer constar los elementos que se modifican.
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Especificar la fecha, número, cuota repercutida y tipo impositivo: es obligatorio emitir la factura rectificativa tan pronto como el obligado a expedirla tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición, siempre que no hubiesen transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el impuesto u otras circunstancias referidas en la Ley del IVA.
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Describir la causa que motiva la rectificación y los datos que se modifican.A partir del año 2013 no es obligatorio hacer constar el periodo, o periodos, de autoliquidación en el curso del cual se realizan las operaciones.
- Expedir una nueva factura rectificativa en el caso de que la factura rectificativa tenga que ser objeto de una nueva rectificación.
- La factura rectificativa puede contener distintos tipos de IVA.
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Seguir una numeración correlativa propia, al igual que las facturas ordinarias.
Para la realización de este tipo de facturas, que pueden llegar a contener justificantes de los últimos cuatro años de cada proveedor, se utiliza un software específico de generación de facturas.
Los plazos para emitir las facturas rectificativas
En cuanto a los plazos, las facturas rectificativas hay que emitirlas en cuanto se tenga constancia de que hay que modificar la factura original. Si hablamos de impuestos, el máximo es de cuatro años “a partir del momento en que se devengó el impuesto o, en su caso, de la fecha en que se hayan producido las circunstancias reguladas en el artículo 80 de la Ley 37/1992, que dan lugar a la modificación de la base imponible del Impuesto sobre el Valor Añadido” según la Agencia Tributaria. Por eso es importante guardar las facturas y los justificantes durante al menos ese periodo.
Caso aparte es el supuesto de las facturas rectificativas para recuperar el IVA de las facturas emitidas y no cobradas de una empresa o particular que se ha declarado en concurso de acreedores. El plazo es de un mes a contar desde el día siguiente a la publicación en el BOE del auto de declaración del concurso de acreedores. Una vez emitida, hay que notificarlo por escrito a Hacienda junto con una copia de la factura rectificativa y otra de la factura original antes de transcurrido un mes.
Cómo se contabilizan las facturas rectificativas
A la hora de contabilizar las facturas rectificativas tendremos en cuenta si se trata de una factura emitida o de una recibida.
- Facturas rectificativas emitidas: hay que incluir un nuevo asiento contable con el IVA en el “Debe” y la subcuenta del cliente en el “Haber”.
- Facturas rectificativas recibidas: hay que incluir un nuevo asiento contable con la subcuenta del proveedor en el “Debe” y el IVA en el “Haber”.
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