Como su nombre indica, el balance de comprobación nos permite examinar que no existen asientos descuadrados en el cierre contable. Además, aporta información sobre las operaciones realizadas durante el ejercicio y nos muestra una imagen muy útil respecto a la situación de la compañía en un momento concreto. 
El cierre contable es el proceso mediante el cual tu empresa puede conocer cuál ha sido el resultado del ejercicio, es decir, saber si has obtenido ganancias o pérdidas. Para hacerlo correctamente debes revisar bien todas las cuentas.
Sin embargo, las revisiones manuales de cuentas y los informes de gastos requieren mucho tiempo y son propensos a errores. ¿Sabías que cada informe manual podría costarle a tu organización hasta 50 €? Casi el 20 % de estos informes contienen errores o les falta información, y cada corrección cuesta 45 € adicionales, según la Asociación Global de Viajes de Negocios. Las revisiones manuales también aumentan el riesgo de fraude en los gastos, ya que sus equipos financieros sólo tienen tiempo y recursos limitados para revisar minuciosamente cada informe y verificar cada elemento.
Aunque sí que es cierto que supervisar los resultados anuales de la empresa concierne directamente tanto al controller como al director financiero y, por tanto, la correcta interpretación del cierre es clave, es el o la contable quien se ocupa del cierre financiero de la empresa.
El controller es el responsable del control de gestión como sistema de información para la dirección y el resto de responsables. Su función se desarrolla aplicando el control de gestión de una forma global y no como hasta la fecha, solo desde el departamento administrativo/financiero. Aunque sí es cierto que la supervisión financiera es una de sus funciones destacadas. Y el cierre contable le es de gran ayuda.
Por su parte, el director financiero supervisa impuestos, tesorería, contabilidad y finanzas, además de encargarse de la optimización de los costes financieros. Evidentemente, también tiene mucho en cuenta los resultados del cierre contable.
El cierre, que habitualmente se realiza en los últimos meses del año, conlleva la regularización de las cuentas de gastos e ingresos para obtener el resultado del ejercicio, de las cuentas de patrimonio neto y del cierre de todas las cuentas con saldo para que el mismo quede a cero.
Lo más importante es tener en cuenta que el cierre anual es la suma de doce cierres mensuales. Lo ideal es que el cierre de cada mes se lleve a cabo más o menos el mismo día. De esta forma, la empresa puede comparar mejor los datos obtenidos.
Por tanto, el objetivo es la supervisión y planificación mensual, para realizar un último análisis anual. Y es que el cierre contable es una herramienta imprescindible para la planificación y para la toma de decisiones. Cuanto antes detectes los posibles errores, antes podrás subsanarlos.
Puntos imprescindibles para un buen cierre contable
- Balance de comprobación de sumas y saldos. A fecha de cierre debemos revisar que no haya incoherencias en los saldos. Es decir, el objetivo es tener un balance cuadrado.
- Reclasificación de las deudas del largo plazo al corto plazo. Es importante planificar cuál es la forma más adecuada de gestionar este proceso.
- La variación de existencias para corregir el resultado del ejercicio en función de las mercaderías consumidas. Nos da pistas del estado del stock.
- Las dotaciones de amortizaciones del inmovilizado material e inmaterial. El objetivo de este apartado es la verificación de la correcta contabilización y clasificación de las partidas de inmovilizado, sus amortizaciones y la correcta valoración de las mismas.
- Dotar todo tipo de provisiones es algo que se debe reflejar en la contabilidad para que de esta manera queden registradas las contingencias previstas.
- La periodificación de determinados ingresos y gastos. Factor clave para la toma de decisiones de la empresa.
- Realización del asiento del impuesto de sociedades, una vez realizados todos los ajustes anteriores.
- Asiento de regularización de ingresos y gastos y de cierre de ejercicio. Por tanto, conclusión del saldo acreedor o saldo deudor.
¿Cómo se realiza el balance de comprobación para el cierre contable?
Se trata de una herramienta contable que permite conciliar el libro mayor con la estructura económica y financiera de la empresa. Su efecto sobre el cierre contable de cualquier empresa es determinante ya que, como decíamos, la finalidad de este documento es comprobar que la contabilidad se ha cuadrado correctamente.
Contacta con nosotros y te explicaremos más sobre la conciliación bancaria automática: cómo relacionar automáticamente cada pago efectuado con una tarjeta de empresa con cada gasto realizado
Sin embargo, que las cuentas cuadren no significa que todo se haya hecho correctamente. Un error habitual en la contabilidad de las empresas que tienen muchos movimientos y asientos es, por ejemplo, apuntar un pago a un proveedor distinto al que se ha realizado.
En ese caso, el balance de sumas y saldos estará cuadrado, pero la contabilidad no será correcta. Es por ello que la revisión de los mayores de cada proveedor junto con los balances es lo único que te permitirá saber a ciencia cierta si estás haciendo bien las cosas.
Para elaborarlo, por una parte, necesitarás los movimientos del “debe” (deudores) y el “haber” (acreedores) de cada cuenta. De la diferencia entre ambos saldrá el saldo. Si se trata de cuentas de activo o de saldo, hay que restar el haber del debe (debe-haber= saldo).
En cambio, para las cuentas de ingresos o de pasivos, hay que calcular la diferencia entre el haber y el debe.
Para que las cuentas tengan el equilibrio deseado, los saldos deudores deben ser iguales a los saldos acreedores.
Si los asientos de cada una de las cuentas utilizadas en el libro diario están cuadrados, esto facilitará un cierre contable rápido y sin errores.
Una forma sencilla de hacer una plantilla para tu balance de comprobación sería la siguiente:
| Cuenta | Sumas debe | Sumas haber | Saldo debe | Saldo haber |
Dependiendo de tus cuentas, pueden salirte tres posibles resultados:
1. El importe del debe es mayor que el del haber: eso quiere decir que tu empresa tiene saldo deudor o, lo que es lo mismo, saldo positivo a tu favor (te deben dinero).
2. El importe del haber es mayor que el del debe: significa que tu empresa tiene saldo acreedor, es decir, que debes dinero a alguien.
3. Si las sumas totales del debe y el haber dan el mismo importe que las del saldo deudor y acreedor, la contabilidad está cuadrada correctamente.
Una vez que has realizado el balance de sumas y saldos, debes trasladar esa información al balance de situación final.
¿Cuál es la finalidad del balance de comprobación?
Vamos a detenernos un momento en los objetivos del balance de comprobación. Como adelantábamos antes, su finalidad es verificar que los asientos cuadran correctamente.
Cuando el cierre se hace bien, la empresa puede echar mano de este documento para obtener datos reales sobre cómo están las cuentas. ¿Necesitas saber si cuadran? El balance de comprobación te lo indicará.
Por tanto, se podría decir que el balance de comprobación tiene una finalidad técnica y otra informativa. El objetivo técnico se cumple en el momento en que podemos comprobar si se han producido errores en el libro Mayor o si, por el contrario, las cantidades coinciden con las anotadas en el Diario.
Por otra parte, gracias al balance de comprobación, las empresas pueden ver de forma clara y sintetizada toda la información del Mayor. Cuando estos datos se junten con los del balance de situación, será posible conocer en qué estado se encuentra la situación patrimonial de la compañía.
Características del balance de comprobación para el cierre contable
Uno de los aspectos que diferencian al balance de comprobación de otras herramientas utilizadas en la contabilidad de las empresas, como puede ser el balance final, es que su elaboración no exige cumplir con fechas ni plazos. Tampoco debe contener el cálculo del resultado del período ni hay que esperar al cierre contable para su confección.
Otras características a tener en cuenta del balance de comprobación de sumas y saldos como herramienta importante para un buen cierre contable:
- Es un documento obligatorio en la contabilidad de cualquier empresa al establecer el Código de Comercio que debe realizarse trimestralmente (también puede hacerse mensualmente).
- El empresario puede elaborar tantos balances de comprobación como estime necesarios. Esto da a entender que es un procedimiento voluntario, lo que choca un poco con el carácter de obligatoriedad que se desprende del artículo 28 del Código de Comercio.
- La elaboración periódica del balance de comprobación de sumas y saldos nos aporta certeza a la hora de realizar el cierre contable. Ello es así porque el documento nos brinda datos fieles sobre el registro de cada uno de los hechos económicos producidos durante el ejercicio y nos permite comprobar que los asientos se han llevado a cabo de forma correcta.
- Es uno de los más utilizados por las empresas, cualquiera sea su sector o tamaño.
- Tiene que hacerse antes del cierre del ejercicio para que los saldos de las cuentas reflejen la realidad. De lo contrario, el resultado sería cero.
En definitiva, el balance de comprobación de sumas y saldos permite detectar de una manera simple si existe algún error en los mayores contables de cualquiera de las cuentas y corregirlo rápidamente. A la vez, mantiene durante todo el ejercicio una contabilidad correcta que te facilitará el trabajo a la hora de llevar a cabo el cierre contable de la compañía.
Obtiene más información sobre la automatización de viajes y gastos
Muchas organizaciones utilizan una herramienta contable que permite conciliar el libro mayor con la estructura económica y financiera de la empresa. El efecto de esta herramienta en el cierre contable de cualquier empresa es determinante, ya que la finalidad de este documento es verificar que la contabilidad ha quedado correctamente cuadriculada.
Contacta con nosotros y profundizaremos en la conciliación bancaria automática y en cómo relacionar automáticamente cada pago realizado con una tarjeta de empresa con cada gasto efectuado.
Quizás también te interesen estos artículos:
- Conciliación bancaria: ejemplo práctico
- Lo más importante que debes saber sobre cierre del ejercicio contable
Para el presente post hemos contado con:
Finance Manager en Captio
Licenciada en Económicas por la Universidad Pompeu Fabra y Máster en Fiscalidad. Con contrastada experiencia en departamentos contables, hoy es la cara visible del departamento de finanzas de Emburse Captio.
