Para que una política de viajes corporativos resulte eficaz es necesario evaluar tu programa de viajes, obtener respuestas a las dudas más habituales y utilizar las mejores prácticas de la industria. Ahora lo tienes todo en este artículo. Te invitamos a leer hasta el final para que no te quede ninguna duda al respecto.
¿Qué hace que una política de viajes sea eficaz?
¿Qué nivel de eficacia tiene el programa de viajes de su empresa?
Elementos clave de una política de viajes
1. Elaboración de informes de gastos y reembolso
2. Funciones y autorizaciones de reserva de viajes
3. Socios de viaje y negociación de descuentos
4. Deber de diligencia y otras obligaciones
5.Excepciones a la política de viajes de la empresa
6. Incentivos por cumplimiento
Redactar su política de viajes
Conclusión
¿Qué hace que una política de viajes sea eficaz?
“Actuar en el mejor interés de Netflix”.
Estas siete simples palabras componen una de las políticas de viajes más comentadas de las empresas estadounidenses. ¿Sorprendente para una empresa con más de 13.000 empleados? Desde luego. ¿Realista? No tanto.
Desarrollar políticas de viajes corporativos eficaces equilibra fundamentalmente la responsabilidad fiscal y la experiencia de los empleados. El objetivo es crear un marco que controle los gastos de los viajes sin afectar negativamente a las relaciones comerciales que tus empleados tratan de establecer en ellos.
Los buenos gerentes de viajes son capaces de entender que una política de viajes de empresa demasiado restrictiva puede ser contraproducente. Las medidas extremas de reducción de gastos, como limitar el reembolso de los gastos de comida sólo al almuerzo o exigir tres vuelos en clase Economy antes de permitir viajar en Business, a menudo generan más fricciones organizativas que el valor que aportan. Se debe contar con una flexibilidad suficiente que permita adaptarse a las realidades prácticas de los viajes de negocios actuales.
Tu política de viajes de negocios debe cumplir tres requisitos clave para ser eficaz:
- Claridad: Tu política debe ser clara, concisa y accesible para todos los empleados. Las políticas complejas o poco claras generalmente no logran imponerse ni orientar el comportamiento de los empleados que viajan.
- Equidad: Tu política debe desarrollarse, implementarse y gestionarse con un enfoque equitativo y responsable, y debería facultar a la organización para que exija responsabilidades a los empleados.
- Equilibrio: Tu política debe buscar gestionar el cumplimiento de las normas de viaje, el fraude y los costes, garantizando al mismo tiempo la seguridad y la comodidad de los viajeros. Cuida de tu personal y ellos cuidarán del negocio.
En última instancia, una buena política de viajes debería ofrecer apoyo, en lugar de mostrar un tono punitivo, y fomentar el cumplimiento de las políticas de forma comprensiva, todo ello manteniéndose en consonancia con otros objetivos empresariales más amplios. Se trata de una inversión crítica, no de un conjunto de reglas, así como de una declaración sobre cómo tu empresa valora a su gente y sus contribuciones.
Únicamente podrás crear una política de viajes corporativos que funcione tanto para los empleados como para la empresa si consideras dicha política como una herramienta estratégica de empoderamiento.
¿Qué nivel de eficacia tiene el programa de viajes de tu empresa?
Evalúa las siguientes áreas y procesos en busca de claridad, equidad y equilibrio:
- ¿Cómo se reservan actualmente los viajes corporativos (por ejemplo, vuelos, hoteles)?
- ¿Cuál es el proceso para reembolsar los gastos a los empleados?
- ¿Quién es el responsable de reservar los viajes?
- De media, ¿con cuántos días de antelación se reservan los viajes?
- ¿Cuál es el coste medio de los viajes reservados (por ejemplo, hotel, vuelos, comidas)?
- ¿Cuál es el nivel general de los viajes que se reservan (por ejemplo, clase Economy, habitaciones de 4 estrellas, etc.)?
- ¿Quién supervisa y aprueba los viajes reservados?
- De media, ¿cuántos empleados se programan para cada viaje?
Comprender las prácticas de reserva actuales de su empresa, aunque sea un desafío, es esencial para desarrollar unas pautas efectivas en las políticas. Conocer esta información te proporcionará beneficios de gran valor a medida que vaya avanzando.
Elementos clave de una política de viajes
La elaboración de una política de viajes eficaz depende de seis consideraciones fundamentales. Estos elementos clave, que incluyen la gestión de los gastos de viaje, la reserva de los viajes y el deber de diligencia, determinarán en última instancia el éxito de tu política. Exploremos cada elemento en detalle.
1. Elaboración de informes de gastos y reembolso
El elemento más importante de una política de viajes corporativos es definir qué es reembolsable y qué no lo es, así como definir cómo es el proceso de reembolso. Este no es un ejercicio para describir el estado actual, sino más bien una oportunidad para aplicar mejoras.
Cuando se trata de reembolsos, concéntrate en responder dos cuestiones clave: ¿qué documentos debe proporcionar un viajero de negocios y cuándo debe presentarlos? La mayoría de las empresas exigen recibos detallados de cada gasto desembolsado durante el viaje de negocios y solicitan información adicional (como el número de asistentes) y un propósito comercial para las comidas de negocios con clientes. Cuando hay plazos límite, es una práctica común exigir toda la documentación dentro de las dos semanas posteriores al regreso de un viaje. Este calendario ayuda a evitar retrasos y garantiza que todos reciban el reembolso a tiempo.
Estas prácticas son típicas de empresas con procesos de informes manuales. Las empresas con soluciones modernas de gestión de gastos y desplazamientos, como norma, pueden prescribir procesos más eficientes, por ejemplo, al exigir una tarjeta corporativa virtual previamente autorizada para las reservas de viajes o que los gastos se presenten a través de una aplicación móvil de escaneado de recibos.
¿Cómo decides las reclamaciones de gastos que se cubren? Empieza por establecer estándares claros que se ajusten a tu presupuesto de viaje. Sean cuales sean los límites que elijas, debes ser transparente en el razonamiento. Cuando los empleados entienden el “por qué” que hay detrás de las reglas, es mucho más probable que las cumplan.
También es importante especificar lo que no está cubierto. Tus viajeros no deberían tener que adivinar si se les reembolsará el acceso a la sala VIP del aeropuerto o el cargo del servicio de habitaciones. Sé explícito acerca de los artículos no reembolsables y explica siempre el motivo de estas exclusiones. Si existen circunstancias especiales en las que podrían aplicarse excepciones, déjalas claras también.
Las políticas de viajes deben ser tan coherentes como prácticas. A veces, las realidades empresariales exigen flexibilidad. La clave es encontrar el equilibrio ideal entre mantener los estándares y reconocer que no todas las situaciones encajan a la perfección en categorías predeterminadas.
Consejo
Aprovecha la oportunidad para cuestionar el statu quo de los informes de gastos manuales y los plazos de dos semanas. Considera la posibilidad de eliminar los informes de gastos y lo que ello podría significar para el negocio.
2. Funciones y autorizaciones de reserva de viajes
Los viajes de negocios suelen ser el segundo gasto más grande de una empresa después de los salarios, por lo que el proceso de reserva de viajes merece una atención especial en tu política de viajes.
Independientemente de si necesitan o no necesitan obtener varias autorizaciones, el proceso que deben seguir los viajeros a la hora de obtener permiso para reservar un viaje debe estar establecido de forma clara y concisa. Si dispones de una solución de gastos y desplazamientos moderna con un sistema de reserva de viajes integrado, sería conveniente exigir autorizaciones previas para cada viaje a fin de evitar que se incurra en gastos no autorizados.
En general, recomendamos mantener el número de autorizaciones al mínimo para que el proceso de reserva de viaje sea más sencillo. Cuantas más autorizaciones necesite una solicitud de viaje, más tiempo tardará en procesarse. Para evitar una acumulación de solicitudes de viaje, implementa una política de viajes corporativos que requiera sólo uno o dos autorizadores, por ejemplo, el responsable directo y el gerente de viajes. Cuanto más fácil sea el proceso para los viajeros, más probabilidades habrá de que soliciten la autorización adecuada y cumplan las directrices de la política.
Las políticas de viajes corporativos más eficaces establecen funciones, responsabilidades y flujos de procesos claros. Un proceso simple de tres pasos como el que se propone a continuación sería ideal para procesar solicitudes y autorizaciones de viaje:
Paso 1: Viajero corporativo
El empleado que viaja es responsable de reservar los preparativos del viaje y documentar todos los gastos que forman parte de este. El viajero es responsable de cumplimentar los informes de gastos que incluyen todos los gastos y asegurarse de que cada uno cumpla con la política de viaje.
Paso 2: Gerente
Los gerentes son responsables de autorizar cualquier gasto asociado al viaje de negocios. El gerente también se encarga de evaluar lo que cubre la política y rechazar los gastos que no cumplan con ella.
Paso 3: Contable
El contable se encarga de reconciliar y reembolsar los informes de gastos de los viajeros. Esta persona actúa como último escalón en el proceso de autorización y verifica los gastos para asegurarse de que estén cubiertos por la política de viajes de negocios.
Consejo
Agiliza el proceso de autorización de los viajes reduciéndolo a una o dos autorizaciones, integrando un sistema de autorización previo al viaje para evitar reservas fuera de política y reducir retrasos.
3. Socios de viaje y negociación de descuentos
Los empleados que comparan tarifas en Internet a nivel particular no pueden igualar el poder adquisitivo de los descuentos corporativos. Por este motivo, es fundamental determinar y comunicar claramente cuáles son las asociaciones con proveedores preferentes y qué descuentos ofrecen.
Si todavía no te has asociado con ningún proveedor, te recomendamos que empieces a hacerlo. Las aerolíneas, hoteles y demás proveedores de viajes buscan constantemente clientes corporativos estables y están dispuestos a ofrecer tarifas atractivas para atraer a tu empresa. La clave es encontrar socios que sean empresas de gestión de viajes y puedan ofrecer ahorros en costes en los niveles de servicio que tus viajeros necesitan.
Cuando te sientas a negociar con ellos, deja que tus números hablen por ti. Utiliza tu historial de datos de viajes para mostrar el volumen de negocios que puede generarte. Eso sí, no te limites a buscar las tarifas más bajas. Asegúrate de asociarte con proveedores que puedan atender todos tus destinos clave. Un gran descuento que sólo funcione para el 20 % de tus rutas no es una gran ganga a largo plazo.
Recuerda revisar periódicamente las tarifas de tus proveedores preferidos: las condiciones del mercado cambian constantemente y tus descuentos deben evolucionar en consonancia con estos cambios. Y no olvidemos la parte tecnológica: Tu proceso de reserva y gestión de viajes corporativos debe incluir funciones tales como el control automático de tarifas, opciones para repetir reservas anteriores y auditorías de tarifas que te garanticen siempre el acceso a las mejores tarifas posibles.
Consejo
Aprovecha el poder adquisitivo corporativo para negociar descuentos con proveedores de viajes. Utiliza tus historiales de datos para establecer asociaciones que ofrezcan ahorro y un servicio de calidad.
4. Deber de diligencia y otras obligaciones
Como los viajes de negocios se han convertido en una práctica integral, tanto a nivel nacional como internacional, los empresarios necesitan garantizar la seguridad de los viajeros en todo el mundo. Una política de viajes bien elaborada y aplicada puede ayudar a garantizar que tu empresa cumpla todas las normas legales y financieras pertinentes.
Muchos países, entre ellos Estados Unidos, han adoptado leyes que definen la obligación del empresario de garantizar unos medios básicos para proteger a los empleados. Debes asegurarte de que tu política de viajes tenga en cuenta estos nuevos mandatos, incluso aunque los mercados en los que habitualmente desempeñas tu negocio no impongan un nivel de seguridad estándar.
Como empresario, es tu responsabilidad garantizar un nivel fundamental de seguridad para los empleados que viajan por motivos de trabajo.
Al considerar la seguridad de los empleados, la atención tiende a centrarse en los eventos más dramáticos, como desastres naturales, ataques terroristas o secuestros. La realidad es que la seguridad de los empleados también incluye accidentes con coches alquilados, situaciones médicas o algo tan simple como reservar un hotel en una zona segura de la ciudad. Los viajes de negocios y los imprevistos que ellos conllevan también pueden suponer un factor de estrés para los empleados.
Si bien las organizaciones no pueden eliminar todo el estrés de los viajes de negocios, la seguridad no debería ser una preocupación para los viajeros. Consulta a los expertos y asesores en materia jurídica y de gestión de viajes de su empresa para obtener todos los informes y documentación necesarios para los viajeros de negocios. Para facilitarle la tarea a los empleados que viajan por trabajo, crea una lista de toda la documentación necesaria. Además, destaca las leyes, resoluciones y normas específicas que se aplican a tu empresa y los procesos que deben seguirse para garantizar su cumplimiento.
Consejo
Revisa tus políticas de deber de diligencia trimestralmente, centrándote en los riesgos cotidianos (como ubicaciones seguras de hoteles y cobertura médica) y no sólo en situaciones de crisis hipotéticas. Actualízalas periódicamente para garantizar el cumplimiento continuo.
5. Excepciones a la política de viajes de la empresa
Algunas empresas optan por aplicar políticas de viajes de nivel ejecutivo que permiten mayores gastos en billetes de avión, alojamiento, transporte terrestre y comidas debido a la elevada posición de los directivos en la organización. Si bien la política de viajes corporativos estándar está destinada a aplicarse a la mayoría de los trabajadores, muchas empresas deciden aplicar una política ejecutiva para satisfacer las necesidades y expectativas de determinados empleados de alto rango.
A diferencia de las políticas de viajes corporativos estándar que se comunican a todos los empleados y están disponibles en línea, la política de viajes de nivel ejecutivo a menudo sólo se comunica a los directivos y administradores ejecutivos de la empresa y no se difunde ampliamente entre los empleados en general.
Más allá de la política de viajes ejecutivos, tu empresa también puede ampliar los límites de gasto para los empleados que viajan por trabajo con más frecuencia que otros. Además, a los empleados que viajan más de seis horas hasta su destino, o pasan más de una semana de viaje, también se les pueden conceder límites de categorías de gastos mayores o asignaciones más altas en alojamiento y billetes de avión.
Considera plantear excepciones para las siguientes categorías:
- Directivos: Muchas organizaciones optan por establecer excepciones a la política de viajes de negocios para los directivos, o por aplicar una política de viajes especial a los directivos con opciones de viaje más amplias.
- Viajes largos: Para los empleados que viajan durante períodos más largos de lo normal, algunas organizaciones autorizan los viajes en avión en Business, así como un alojamiento de categoría superior al que normalmente permite la política.
- Viajeros frecuentes: En ocasiones, a los empleados que viajan regularmente se les ofrece una política de viajes de negocios mejorada que contempla opciones de viaje de mayor categoría.
Consejo
Implementa políticas de viajes por niveles para ejecutivos, viajeros frecuentes y viajes largos. Ofrece opciones mejoradas manteniendo la transparencia y la equidad en toda la organización.
6. Incentivos por cumplimiento
La aplicación eficaz de una política de viajes corporativos requiere un enfoque equilibrado que va más allá del software de informes de gastos y las herramientas automatizadas tradicionales.
Considera implementar las siguientes medidas para incentivar el cumplimiento:
- Compensaciones económicas: Las empresas pueden compartir los descuentos en los gastos directamente con los empleados que seleccionan sus viajes en cumplimiento de las políticas. Cuando los empleados reservan viajes dentro del presupuesto, reciben un porcentaje del importe ahorrado como compensación, aunque es importante señalar que estos incentivos generalmente están sujetos a impuestos.
- Programas de puntos: Con un sistema de compensaciones estructurado se pueden rastrear las cantidades ahorradas en relación con los presupuestos de viaje predeterminados. Los empleados obtienen puntos por mantenerse dentro del presupuesto, que pueden canjear por diversos beneficios, tales como tarjetas de regalo, mejoras en sus viajes o donaciones benéficas en su nombre.
- Concursos: Generar una competencia sana a través de tablas de clasificación o concursos puede aumentar significativamente las tasas de cumplimiento. Ofrecer premios de gran valor, como plazas de aparcamiento especiales, comidas o tiempo libre remunerado adicional, puede motivar eficazmente a los empleados para que tomen decisiones de viaje conscientes en lo que a los costes respecta.
Si bien algunas organizaciones optan por medidas punitivas para garantizar el cumplimiento, este enfoque debe considerarse con cuidado, ya que puede afectar negativamente a la moral de los empleados. Suelen ser más eficaces las estrategias que combinan la comunicación clara de políticas con mecanismos de refuerzo positivo que recompensan los comportamientos deseados, en lugar de castigar las infracciones.
Consejo
Fomenta opciones de viaje que respeten el cumplimiento de las políticas mediante medidas competitivas no punitivas.
7. Redactar tu política de viajes
Ahora que tienes una idea clara de los elementos que componen una política de viajes corporativos, ha llegado la hora de ponerlo todo en común.
El proceso de desarrollo de políticas no es complicado, pero exige una reflexión cuidadosa y una planificación exhaustiva. Una política de viajes eficaz debe coincidir con los objetivos comerciales de tu empresa y reflejar al mismo tiempo su cultura única, su historia y las expectativas de los empleados.
Esto es lo que debes tener en cuenta al redactar tu política de viajes:
Objetivos de la empresa
Las empresas a menudo implementan políticas de viajes para gestionar el aumento de los gastos y la complejidad de los viajes. Sean cuales sean tus motivos, la clave del éxito está en definir unos objetivos claros y estratégicos que coincidan con los objetivos comerciales de tu organización.
Para empezar, coopera con las partes interesadas para priorizar diferentes objetivos con respecto a la política de viajes. ¿Cuánto hay que reducir los gastos de viaje? ¿Es necesario mejorar la seguridad de los empleados? ¿Existe algún problema legal o de cumplimiento con el IRS que deba abordarse?
Sin unos objetivos claros, tus políticas de viajes corporativos corren el riesgo de fragmentarse, lo que puede dar lugar a gastos incoherentes, reducir el control sobre los gastos, generar frustración entre los empleados y presentar posibles sobrecostes. A su vez, esta falta de coincidencia estratégica puede dar lugar a una gestión ineficaz de los viajes y a la pérdida de oportunidades que podrían optimizar el gasto en viajes.
Destinatarios
Aplicar un proceso de desarrollo inclusivo que considere diferentes puntos de vista es fundamental para crear un sentido de pertenencia entre los empleados y garantizar el cumplimiento de tu política.
Por ejemplo, puedes notar que las dietas diarias para comidas son demasiado bajas para ciudades caras como Barcelona o Madrid, o que tu política de exigir la autorización del gerente para gastos superiores a 100 € retrasa el proceso innecesariamente. A estas conclusiones sólo es posible llegar hablando con los empleados sobre tus experiencias.
Cuando presentes nuevas directrices en materia de gastos, explica con transparencia por qué son importantes. Muestra a los empleados cómo protegen las políticas la salud financiera de la empresa y, por extensión, tu propia seguridad laboral. Describe los cambios como un esfuerzo en equipo, no como una orden impuesta desde arriba.
Presupuesto
Empieza por establecer límites de gasto claros en viajes y alojamiento. Si no dispones de datos históricos, compáralos con los estándares del sector para crear tu marco presupuestario inicial. Después, observa las siguientes áreas para validar tus cálculos con mayor precisión:
- Historial de gastos: Examina los gastos de viaje de años anteriores para comprender las tendencias de gasto, la cantidad de viajeros y las frecuencias de los viajes de negocios.
- Patrones de viaje: Identifica los destinos de viaje más frecuentes, las aerolíneas preferentes, los hoteles más reservados y los departamentos o empleados que más viajan.
- Categorías de gastos: Desglosa los gastos más allá del billete de avión y el alojamiento. Analiza los gastos en comidas, transporte e imprevistos para definir un panorama presupuestario integral.
- Expertos internos: Comunícate con los viajeros frecuentes y los equipos multifuncionales (Departamento Jurídico, de RR. HH., de TI) para recopilar información detallada sobre las necesidades de viaje previstas, incluida la asistencia a conferencias y reuniones con clientes.
- Recursos externos: Utiliza referencias del sector publicadas por organizaciones como la Asociación Corporativa de Agencias de Viajes Especializadas (ACAVE).
Asegúrate de revisar periódicamente los gastos de viaje, idealmente cada trimestre, para garantizar que siempre coincidan con los objetivos comerciales y las limitaciones financieras.
Conclusión
Si bien no existe una forma estándar a la hora de elaborar una política de viajes corporativos para tu empresa, para que una política sea eficaz debe ser clara, equitativa y equilibrada.
Cuando los empleados entienden exactamente qué gastos están cubiertos, cómo deben reservar sus viajes y qué implica el proceso de reembolso, se sienten más seguros y preparados. Esta claridad reduce la confusión, evita infracciones involuntarias de la política de viajes de la empresa, reduce las fugas de gastos y agiliza la experiencia de viaje en general.
Cuando los empleados perciben que todos están sujetos a unos mismos estándares razonables, aumenta su moral y se genera un sentido de unidad organizativa. Por el contrario, una asignación de recursos incoherente puede generar insatisfacción y llegar a dañar la dinámica del equipo.
Y cuando los empleados comprenden cómo y por qué una política de viajes debe lograr un equilibrio entre la gestión de costes y la comodidad de los empleados, aprecian mejor los difíciles compromisos que a veces tiene que asumir el Departamento Financiero.
No hay ninguna razón por la queuna política de viajes corporativos no pueda beneficiar tanto a la empresa como a los empleados.
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