Las reuniones, ya sean internas o con clientes, proveedores u otros agentes externos, son imprescindibles para cualquier empresa. Se mejora la comunicación, se buscan soluciones, se aclaran puntos y se consensúan pautas de actuación. Sin embargo, a veces se convierten en una pérdida excesiva e innecesaria de tiempo. En este artículo te explicamos cómo obtener el mayor rendimiento en las reuniones de empresa.
Cada vez son más los empleados que piensan que la mayor pérdida de tiempo en una compañía se produce en las 
reuniones. Por eso puede ser muy útil fijar una estrategia con unas pautas a seguir antes, durante y después de la reunión para que estas sean más eficientes.
Marca un timing
Las reuniones tienen que tener un principio y un final marcados. La hora de inicio no suele ser tan problemática, pero lo más habitual es que nos pasemos de la hora prevista para el fin de la reunión. Por eso, es recomendable dejar este punto atado con antelación. Además, a la hora de marcar este timing, está bien fijarse en los flujos de trabajo de los involucrados, para intentar no cortarlos. Por ejemplo, haciendo la reunión a primera hora en vez de a media mañana. Una vez iniciado el evento, deberías prestar atención al reloj, con el objetivo de no desviarte del tema y ajustar el ritmo de la conversación.
En relación al timing, también debes considerar que las reuniones excesivamente largas suelen resultar ineficaces. El cansancio mental provoca que los asistentes no presten atención suficiente a los puntos tratados. Por ello, la reunión no debería ser más larga de una hora. En caso de que haya muchos puntos a tratar, marca descansos de 10 minutos.
Elige los asistentes de manera inteligente
Las reuniones tienen que tener un objetivo claro y bien definido. Los puntos a tratar se tendrán que especificar con antelación, para que los asistentes puedan venir preparados, y así solucionar los temas del día más rápidamente y con más eficiencia. Además, de nuevo, nos ayudará a no irnos por las ramas.
Steve Jobs decía que las invitaciones a reuniones de empresa debían limitarse a los empleados que tuviesen la autoridad y conocimiento necesarios para desarrollar los puntos a tratar y tomar decisiones. Este método le permitía, por un lado, aprovechar los recursos y el tiempo de la empresa, y por el otro, focalizar la atención de los participantes.
En caso de no elegir correctamente a los asistentes a la reunión, la falta de interés y la apatía se pueden extender y contagiar al resto, provocando un descenso de la productividad. Por ello, a la hora de enviar la convocatoria, es recomendable dejar claro que si alguien cree que no vaya a aportar ningún valor a una reunión, tiene la posibilidad de no asistir a la misma.
Define los contenidos
Las reuniones tienen que tener un objetivo claro y bien definido. Tanto los objetivos de la reunión como los puntos a tratar se tendrán que especificar con antelación, por ejemplo, enviando un email a los asistentes, para que puedan venir preparados, y así solucionar los temas del día más rápidamente y con más eficiencia. Nada más arrancar la reunión de trabajo, es conveniente que vuelvas a remarcar los puntos a tratar. Esto nos ayudará a no irnos por las ramas.
Concreta las responsabilidades
La reunión no se tiene que convertir en una conferencia en que solo habla uno de los participantes mientras los otros simplemente escuchan. La comunicación tiene que ser multidireccional, que las diferentes partes se involucren y sean proactivas. Por ello, cada asistente será responsable de preparar una tarea concreta, como por ejemplo, los datos, la presentación o la documentación necesaria para sostener los argumentos. De la misma manera, las tareas u objetivos que salgan de esa reunión tienen que ser específicos. Será mucho más eficiente si se define exactamente quién será el responsable de cada tarea en concreto, y se establecen plazos de ejecución.
Utiliza la tecnología disponible
Antes de la era de internet, las empresas y los empleados encontraban grandes limitaciones a la hora de trabajar, fijar 
reuniones de trabajo y cerrar acuerdos comerciales. Por suerte, la telefonía móvil e internet aumentan la flexibilidad de las empresas, permiten a los profesionales trabajar desde sus casas y es posible organizar reuniones a distancia.
Si no es posible que todos los asistentes se encuentren presentes, utiliza las herramientas tecnológicas necesarias para conectar por telefonía o videoconferencia. De esta manera no tendrás que retrasar el encuentro innecesariamente.
Acaba con un resumen
En una reunión se pueden tratar muchos puntos, puede durar varias horas y a veces al finalizar los asistentes no tienen en la cabeza el 100% de lo que se ha hablado y acordado. Por esto, es bueno terminar con un resumen de los puntos tratados, de las tareas que se han encomendado a cada uno, de los objetivos definidos, y en general de todo lo que se haya hablado. Comprueba que todos los asistentes hayan entendido la información de la misma manera. Una buena forma de reafirmar la comprensión es lanzar preguntas, ya que exige una mayor atención.
Como ya hemos comentado, se trata de consejos dirigidos más bien a reuniones internas de la empresa. Pero es cierto que también se puede aplicar a otras reuniones, con clientes, proveedores, etc. Eso sí, seguramente será mejor hacerlo de una manera más relajada para que las negociaciones o tratos que tengamos que realizar no se vean perjudicados.
Una vez terminada la reunión de empresa, envía un correo electrónico con los puntos tratados y las funciones asignadas a los asistentes. Si es necesario, planifica una reunión de seguimiento para confirmar que lo acordado se esté cumpliendo correctamente y corregir los imprevistos que puedan surgir.
