El fraude interno está a la orden del día, ya sea a menor o mayor escala. Es más, según los últimos estudios, el problema va en aumento. Eso conlleva una serie de costes para la empresa tanto a nivel económico, humano como de reputación, por eso es importante contar con mecanismos de detección del fraude.
Se calcula que 9 de cada 10 empresas sufren, al menos, un fraude al año de los cuales más de la mitad se detectan gracias a los controles internos. Pese a ello, muchas corporaciones no implantan ningún sistema integral contra el fraude. Dicho sistema debería incluir mecanismos que actúen en 3 fases:
1. Prevención del fraude interno: aquí entrarían en juego acciones como la evaluación y los controles de riesgos o la implantación de un código de conducta.
2. Detección del fraude interno: mediante auditorías, supervisiones y monitorización para análisis forense. En torno al 50 % de los fraudes se detectan gracias a las auditorías y controles internos.
3. Respuesta del fraude interno: a veces no basta con despedir al trabajador y se hace necesario acudir a la justicia.
Acciones para detectar y prevenir el fraude interno
Está comprobado que el riesgo de sufrir fraude interno es menor cuando se cuenta con un sistema de prevención y detección. Según datos del Instituto de Auditores Internos de España, la mitad de los fraudes a empresas se detectan gracias a las auditorías internas.
En cuanto a la prevención es importante llevar a cabo 3 acciones y, a ser posible, de forma paralela:
- Minimizar las oportunidades para cometer el fraude interno. Esto implica segregar las funciones para que no recaiga todo el control en una sola persona, sobre todo cuando esta no está controlada adecuadamente. Del mismo modo, el fraude aumenta cuando hay mucha rotación de personal.
- Maximizar el riesgo para el trabajador que comete el fraude interno. Para ello hay que aumentar los controles y establecer medidas disuasorias como puede ser un sistema de sanciones que todos los empleados conozcan. También es importante que la empresa disponga de un protocolo para proteger a los trabajadores que denuncien un fraude. Se calcula que uno de cada cinco casos de fraude interno se detecta gracias a una denuncia interna.
- Reducir el beneficio que puede obtener el defraudador. Una medida sería establecer un importe máximo a autorizar, exigir que el reporte de gastos sea aprobado y firmado por más de una persona, o no dar de paso los gastos que no lleven su correspondiente justificante.
- Controla los gastos de manera automatizada. Es el último punto pero el más importante. Establece controles eficaces para hacer cumplir tu política de empresa con una solución que digitalice los gastos generados por los viajes de empresa y que detecte con alertas automáticas los tiques que no cumplen con las políticas de tu empresa.
Evaluaciones periódicas del riesgo de fraude interno
Otras herramientas que permiten detectar y prevenir el fraude interno son las evaluaciones periódicas de riesgo de fraude, las auditorías externas, la evaluación del clima laboral (un trabajador descontento puede ser más propenso a defraudar), la monitorización de operaciones sospechosas y los controles antifraude, entre los que habría que incluir el control de las contraseñas y de las tarjetas de crédito empresariales.
Si bien todas ellas son efectivas, hay que hacer mención especial a las evaluaciones de riesgo de fraude. Gracias a estas medidas es posible identificar las posibles amenazas y realizar los controles pertinentes. Al mismo tiempo ayudan a tener una idea de los empleados que, a priori, podrían cometer algún fraude, así como el tipo de fraude que estarían dispuestos a llevar a cabo.
Algunas empresas incluso hacen revisiones periódicas de los antecedentes de su personal, aunque está demostrado que el 85 % de las personas que cometen fraudes no tienen antecedentes.
¿Cuál es el fraude interno más común?
En cuanto a los tipos de fraude interno que las empresas deben vigilar, los datos hablan por sí solos. Si se toma en consideración el informe sobre el impacto del fraude interno en la gestión de gastos de las empresas elaborado por Emburse Captio, es precisamente el fraude interno el que más aumentó con respecto al mismo periodo del año anterior. En este informe podemos destacar los siguientes fraudes:
- Editar la información del justificante (35 %): el tique se ha manipulado de alguna manera.
- Pasar gastos antiguos (20 %): aquellos que no se corresponden con el período comprendido en el reporte de gastos informado.
- Pasar el mismo tique varias veces (20 %): gastos que se han reportado en más de una oportunidad utilizando el mismo justificante.
Antes de terminar, hay que recalcar que la prevención del fraude interno de una empresa evita una serie de pérdidas, tanto directas como indirectas. Entre las primeras, se encuentra el coste económico o los rumores. Las pérdidas indirectas van desde el coste que supone contratar a un investigador hasta el mal ambiente que se generaría si los empleados llegan a enterarse. Además, la imagen de la empresa se vería afectada.
De media, se tardan 18 meses en detectar los fraudes internos, tiempo suficiente como para generar un daño importante a la empresa.
