Descubre cómo un ecosistema completo de viajes y gastos puede revolucionar tu empresa. Desde la automatización de informes y la gestión de tarjetas hasta el cumplimiento normativo y el análisis avanzado, esta solución integral optimiza cada paso del proceso. ¿El resultado? Mayor control, ahorro estratégico y empleados más satisfechos, todo mientras garantizas un cumplimiento casi total y previenes el fraude. Te lo contamos a continuación.
¿Cómo es un ecosistema completo de viajes y gastos?
1. Automatización de informes de gastos
2. Gestión de tarjetas de empresa
3. Reserva y gestión de viajes
4. Cumplimiento y aplicación de políticas
5. Procesamiento de reembolsos
6. Buenas prácticas para la gestión Informes y análisis
Disfruta de los cuatro resultados que transformarán tu empresa en un ecosistema completo de viajes y gastos
1. Previsión eficaz y planificación de escenarios
2. Mayor satisfacción y productividad de los empleados.
3. Optimización estratégica de costes.
4. Cumplimiento cercano al 100 % con prevención avanzada de fraudes.
Conclusión
Los viajes de negocios representan una inversión importante para las organizaciones, independientemente de su tamaño. En 2024, la GBTA (Asociación Global de Viajes de Negocios) reveló en un informe que cada viaje de negocios cuesta una media de 833,72 dólares (796,36 euros), incluyendo alojamiento, transporte, comidas y gastos varios. Anualmente, esto se traduce en que el gasto es de aproximadamente 26 090 dólares (24.910,98 euros) para las empresas pequeñas y de 155 896 dólares (148.836,68 euros) para las empresas de tamaño mediano. ¿Y las empresas globales? Millones.
La mayoría de las organizaciones gestionan los viajes y gastos (T&E) a través de un proceso de reembolso básico: los empleados envían una nota de gastos, esperan a que se apruebe y reciben el reembolso después de unas semanas. Si bien este enfoque aborda las necesidades inmediatas, pasa por alto una oportunidad crucial. Los viajes y gastos constituyen el segundo gasto controlable más importante después de los salarios y prestaciones, por lo que merecen una atención más estratégica, especialmente si se considera que el gasto en viajes de negocios tiene una proyección de crecimiento del 6 % anual, lo que significa que alcanzará la cifra de 1.910,56 millones de euros en todo el mundo para el 2028.
Los responsables financieros tienen la oportunidad de transformar los viajes y gastos para que generen ganancias en lugar de costes mediante la adopción de un ecosistema de gestión integral. Esto implica adoptar un enfoque que vaya más allá de optimizar los tiempos de respuesta de los reembolsos y abarque también las reservas de los viajes, la aplicación de políticas y la gestión estratégica de los gastos.
¿Cómo es un ecosistema completo de viajes y gastos?
Un ecosistema integral de viajes y gastos abarca mucho más que el simple proceso de reembolso. Si bien muchas organizaciones confían en soluciones de gestión de gastos incluidas en sistemas de gestión financiera más amplios, como Oracle Netsuite o Sage Intacct, estos sistemas a menudo no ofrecen todas las funciones y la capacidad de configuración necesarias, especialmente en lo que a los viajes respecta.
Un ecosistema de viajes y gastos completo debe contar con seis funciones clave:
1. Automatización de informes de gastos
Una solución eficaz de gestión de gastos transforma el proceso de envío de gastos, que suele ser complicado, en una experiencia fluida. Por ejemplo, las soluciones avanzadas suelen ofrecer aplicaciones móviles que permiten a los empleados escanear recibos y generar informes de gastos con tan solo unos toques. También admiten flujos de trabajo de aprobación granulares para dirigir automáticamente los gastos a los autorizadores adecuados y cadenas de aprobación de varios niveles para gastos de valor elevado.
2. Gestión de tarjetas de empresa
Las tarjetas de empresa minimizan la necesidad de que el empleado asuma los gastos de su propio bolsillo y proporcionan un mayor control y visibilidad a la empresa. Además, cuando se integran de forma nativa con las soluciones de gestión de viajes y gastos, agilizan el proceso de seguimiento y elaboración de informes sobre los gastos corporativos. Las tarjetas de empresa contribuyen significativamente a la satisfacción de los empleados, ya que eliminan algunos de los mayores problemas, como pueden ser presentar informes de gastos o adelantar grandes pagos.
3. Reserva y gestión de viajes
Una plataforma centralizada para reservar vuelos, hoteles y otros elementos de un viaje es fundamental para la satisfacción de los empleados y el control de los costes. Una buena solución debería ofrecer acceso a tarifas negociadas con aerolíneas y hoteles, así como con funciones de recompra, con el objetivo de garantizar que tu organización pague las tarifas más reducidas. También debería ayudar a que tu equipo pueda cumplir con sus obligaciones de diligencia, mediante el seguimiento de la ubicación de los empleados en tiempo real, herramientas de evaluación de riesgos y sistemas de comunicación de emergencias.
4. Cumplimiento y aplicación de políticas
La aplicación automatizada de las políticas de viajes y gastos es esencial para lograr eficacia a gran escala. Las mejores soluciones comprueban automáticamente si los gastos enviados cumplen la política y señalan aquellas partidas de gastos que no cumplen con dicha política para minimizar tanto los errores como el fraude. También deberían apoyar el cumplimiento de la normativa fiscal, ofreciendo funciones como el almacenamiento ilimitado de recibos en la nube para las auditorías y el seguimiento del IVA, lo que facilita la elaboración de informes de gastos precisos en distintos países.
5. Tramitación de reembolsos
Para que el proceso de reembolso sea rápido y eficaz, se requiere una estrecha integración con los sistemas de nóminas y las plataformas de pago. Esta función debería automatizarse para permitir el procesamiento de reembolsos masivos y el desembolso rápido de fondos en todo el mundo. Tu solución de viajes y gastos también debería ofrecer integraciones flexibles de las cuentas pendientes de pago y una conciliación automatizada de los sistemas de contabilidad para maximizar la precisión y minimizar el trabajo manual.
6. Informes y análisis
Una buena herramienta de elaboración de informes y análisis es fundamental para que tu equipo esté preparado para el futuro. Los paneles personalizables permiten a tu equipo analizar en profundidad categorías de gastos específicas, identificar las áreas de riesgo y comprender los factores subyacentes que afectan al rendimiento financiero. A su vez, este control granular de los datos les permitirá descubrir oportunidades de abastecimiento estratégico de forma fiable, identificar tendencias emergentes y solucionar los cuellos de botella en el proceso de reembolso.
Si bien esta lista puede parecer abrumadora, implementarla es sorprendentemente sencillo. Busca un paquete de soluciones de viajes y gastos que abarque los seis componentes anteriores. Tu organización puede implementar estas funciones simultáneamente o hacerlo de forma gradual. Lo que importa es que la solución ofrezca el nivel de automatización, las opciones de configuración y las capacidades de reserva y gestión que se necesitan para optimizar el presupuesto destinado a los viajes y gastos.
Disfruta de los cuatro resultados que transformarán tu empresa en un ecosistema completo de viajes y gastos
Si se aplican bien, cualquiera de las seis funciones anteriores supondrá una gran ayuda en la gestión de los viajes y gastos. Sin embargo, aplicarlas en conjunto conlleva una gran transformación de los resultados, con mejoras especialmente visibles en la planificación estratégica, el ahorro de costes, la mitigación de riesgos y la satisfacción de los empleados.
A continuación, analizamos estas mejoras en detalle:
1. Previsión eficaz y planificación de escenarios
Los ecosistemas integrados de viajes y gastos ofrecen a los equipos financieros una visibilidad en tiempo real sin precedentes de los patrones de gasto, gracias a la posibilidad de enviar los gastos con el móvil, a la integración de tarjetas de empresa y al acceso a los portales de reserva conectados. Esta visibilidad mejorada permite que los líderes financieros puedan crear pronósticos más precisos, planificar diversas contingencias y tomar decisiones basadas en datos sobre los gastos futuros.
Por ejemplo, un análisis de los gastos de viaje de tu empresa durante los últimos dos años puede revelar que en el cuarto trimestre se suele observar un aumento del 30 % en el gasto de viaje debido a las reuniones de fin de año que se organizan con los clientes. Esto podría ayudar a que tu equipo esté preparado para asignar los presupuestos correspondientes para evitar cualquier déficit. El análisis podría incluso llevarse más allá para que tu equipo estudie el impacto que tendría una reducción del 20 % en los gastos de viaje de todos los departamentos, y prepare un plan de contingencia que describa los viajes prioritarios (necesarios para mantener relaciones con los clientes estratégicos) en el caso de que se produzca un recorte presupuestario.
2. Mayor satisfacción y productividad de los empleados
La experiencia de planificación de viajes y elaboración de informes de gastos con un ecosistema T&E integrado está completamente optimizada. En lugar de navegar por diferentes sitios web de viajes, los empleados acceden a un solo portal unificado para todas sus necesidades de reserva. La aprobación puede efectuarse de forma prácticamente instantánea mediante la redirección automatizada de las solicitudes a los encargados de la toma de decisiones. Además, los reembolsos pueden liquidarse en cuestión de días, en lugar de meses, gracias a los flujos de trabajo virtuales y a los sistemas de pago integrados.
Estas pequeñas ventajas y ajustes eficaces en todo el proceso de viajes y gastos pueden ayudar a ahorrar costes y dar lugar a un aumento considerable de la productividad. Mahou San Miguel, por ejemplo, ha eliminado por completo el coste de 21.000 liquidaciones anuales con Captio. Eso se traduce en unos 1.500 empleados que liquidan gastos habitualmente.
3. Optimización estratégica de costes
La integración de varios sistemas –especialmente de reserva y gestión de viajes– permite a los departamentos financieros detectar diversas oportunidades de ahorro de costes más allá del ajuste presupuestario y la aplicación de políticas más estrictas.
Por ejemplo, una revisión exhaustiva de los datos procedentes de los gastos puede revelar que la empresa recurre a diferentes empresas de gestión de viajes (TMC) según la región. Los departamentos financieros pueden entonces optar por reemplazar los pequeños proveedores regionales por una única TMC global, lo que daría lugar a un servicio más coherente y permitiría negociar las condiciones para ahorrar aún más en las tarifas de gestión de viajes.
Otro buen ejemplo es la auditoría de los contratos con compañías aéreas, que permite a los gerentes de los programas de viajes detectar con facilidad cualquier reserva de vuelo que no refleje los términos de su contrato y solucionar las discrepancias de costes con sus aerolíneas asociadas.
4. Cumplimiento cercano al 100 % con prevención avanzada de fraude
Una buena integración del ecosistema de viajes y gastos permite reducir el fraude asociado gracias a diferentes medidas de seguridad. Los sistemas impulsados por inteligencia artificial pueden identificar en tiempo real aquellos gastos que no cumplen con la política, mientras que las auditorías automatizadas de los acuerdos con los proveedores previas al viaje ayudan a prevenir incumplimientos de políticas antes de que ocurran. Las auditorías posteriores al viaje proporcionan una capa adicional de seguridad al detectar cualquier gasto sospechoso que pueda haber escapado al control inicial.
Las alertas automatizadas, por ejemplo, permiten avisar al departamento financiero en caso de hallarse un patrón de gastos excesivos en comidas en una región particular y ajustar la política de inmediato para solucionar el problema. Y si un empleado intenta reservar un vuelo en primera clase transgrediendo la política de la empresa, el sistema le redirige automáticamente al cumplimiento de la política, lo que evita un posible exceso de gasto de 4.763,75 euros.
Conclusión
Un ecosistema de viajes y gastos completo no sólo supone una simple actualización tecnológica, sino la estrategia para los responsables financieros que buscan transformar la gestión de los gastos de viajes de sus empresas. Los responsables financieros deben priorizar las soluciones que integren la reserva de viajes, los informes de pagos y el análisis de gastos para obtener un valor significativo, más allá del mero control de costes. Se prevé que el gasto en viajes de negocios alcance los 1.910,56 millones de euros para el año 2028, por lo que el momento de actuar es ahora.
Te recomendamos empezar por evaluar los procesos actuales de viajes y gastos de tu empresa e identificar lagunas en el área de gestión. Una vez identificadas, busca una solución integrada que te ofrezca las seis funciones esenciales mencionadas en este artículo, con especial énfasis en las funciones de reserva y gestión de viajes, lo que ayudará a que tu empresa ocupe una posición de éxito en un entorno empresarial cada vez más cambiante.
