Saca el máximo provecho a tus eventos corporativos

Organizar un evento corporativo, tanto si es una reunión de carácter formal como una actividad lúdica a modo de premio o incentivo, debe proporcionar una experiencia única a los asistentes. De lo contrario, se olvidará rápidamente en los recovecos de la memoria, perdiéndose su efectividad y alejándose de los objetivos para los que ha sido organizado.

Los eventos corporativos (reuniones, actividades de incentivos, presentaciones de producto etc.) constituyen un canal excelente para motivar y mejorar las relaciones de los actores internos de una empresa: profesionales, empleados y colaboradores. Sin embargo, organizados y enfocados correctamente tienen una segunda utilidad menos conocida: impactar positivamente en el cliente y la sociedad general a través de una mejora de la imagen de la empresa.

No importa la forma que adopten: presentación de un producto, viaje o actividad de incentivos, una invitación a los mejores clientes y también un congreso, una jornada o un meeting... Los eventos corporativos tienen un enorme potencial como canales de comunicación efectivos, impactantes y eficaces. De hecho, es el principal instrumento de marketing con el que cuenta la empresa.

Prepara eventos corporativos que dejen huella

¿Es posible ser original en eventos de empresa? Rotundamente sí. El margen para ello es muy amplio y la posibilidades inmensas, pues se ha de tener en cuenta que el factor novedad no sólo se encuentra en los temas a tratar y formatos a utilizar (contenido), sino también en el espacio en que van a tener lugar (continente).

Es muy importante crear en los invitados experiencias únicas e irrepetibles, que dejen huella en su memoria. Lo cierto es que no es tan difícil de conseguir, solo es cuestión de usar la imaginación y tratar de ir un poco más allá o por un camino distinto al ya profusamente utilizado.

Usar espacios alternativos

La innovación puede venir tanto del lugar (el continente) donde se realiza el evento como del tema a tratar o acciones y actividades a realizar, es decir el contenido. El clásico hotel tiene indudables ventajas: es una apuesta firme y segura, y se cuenta con todos los servicios y comodidades. Pero el haber sido y seguir siendo profusamente utilizado le resta poder de impacto y no supone una experiencia única o distintiva para los asistentes.

Por este motivo, la primera recomendación para sorprender a los invitados de un acto corporativo es buscar lugares alternativos. Por suerte, hoy en día es posible alquilar todo tipo de sitios y, muchos de ellos, adaptados para la celebración de reuniones, seminarios, cenas, presentaciones de productos, entrega de premios y otros actos.

Un ejemplo de innovación en el continente consistiría en alquilar un lugar pintoresco en lugar de la típica sala del hotel para organizar una cena de empresa o la presentación del producto. Algunas propuestas pueden ser castillos, conventos, antiguas fábricas, museos, masías, faros, etc.

Impresionar con los recursos multimedia

Entrando en el terreno de los contenidos y los aspectos formales conviene recordar que los últimos avances tecnológicos permiten la creación de contenidos altamente impactantes y eficaces, muy valorados por la audiencia por su espectacularidad y belleza plástica.

De entre las muchas posibilidades cabe destacar, por su impacto en los asistentes, las siguientes:

1. Proyección de videos en 2D y, últimamente, también en 3D.

2. Realidad aumentada que constituye un versión aún más realista y espectacular de la imagen tridimensional.

3. Hologramas: imágenes de gran impacto que dan la falsa sensación de que las personas se encuentran levitando.

4. Mapping: consiste en la proyección de imágenes en 3D sobre cualquier tipo de superficie. Es una técnica muy novedosa, por lo que el factor sorpresa está garantizado.

Aprovechar recursos humanos externos

Se trata de contratar a profesionales de diversas disciplinas para dinamizar el acto, entretener, aportar valor añadido, captar la atención y sorprender. Las posibilidades son muchas:

• Gurús, expertos y personas con gran experiencia y amplio reconocimiento en un determinado sector o tema.

• Si se busca algo más informal se puede recurrir a a speakers, presentadores o conductores, humoristas, actores o artistas.

Las mejores estrategias para promocionar un evento corporativo

La organización de un evento corporativo es una de las mejores y más efectivas herramientas de marketing, interno y externo, de una empresa. Pero para sacarle el máximo partido es fundamental que su visibilidad no quede restringida a las personas invitadas, sino que el alcance se expanda lo más posible.

Hoy en día existen diversas estrategias enfocadas principalmente, aunque no exclusivamente, en Internet y el social media para promocionar y publicitar debidamente cualquier acto corporativo.

Aunque internet y las redes sociales son fundamentales para la difusión del evento, no son el único camino, siendo también muy efectivas las estrategias de corte más «tradicional». Se deben utilizar eficazmente los canales habituales en cualquier plan de comunicación en los canales de comunicación interna como la intranet y contactar con medios externos mediante notas de prensa y contactos directos con periodistas y bloggers.

A continuación, recopilamos una serie de consejos, claves o estrategias que tratan de abarcar todo el espectro de acciones de promoción para actos corporativos:

1. Seleccionar el público objetivo

No se trata de preparar un evento para grandes masas sino seleccionar los clientes, profesionales, invitados, ponentes y empleados más idóneos para la consecución de los objetivos de cada evento, que previamente han de definirse lo mejor posible.

Un evento supone una inmejorable oportunidad de hacer networking de calidad, por lo que en la selección de invitados hay que tener en cuenta el prestigio y capacidad de influencia de cada uno de ellos.

2. El poder de los detalles

En una sociedad cada vez más impersonal y burocratizada se agradecen mucho los pequeños detalles, que además cuentan con la ventaja añadida de ser económicos, del tipo: invitaciones escritas a mano en forma de postal, una especie o un detalle ornamental típico de un país exótico, un breve vídeo personalizado, un blog en internet con fotos graciosas o que capten el lado más humano del evento, etc.

3. Estrategias en las redes sociales

La promoción en las redes sociales es fundamental para situar el evento en una dimensión mucho más amplia y con un alcance superior. Para sacar el máximo partido de las redes sociales es conveniente tener en mente los siguientes consejos:

• Elegir las redes que mejor encajen con el evento y el público al que se quiere llegar. Facebook, por ejemplo, es más general y heterogéneo, pero si se quiere dar una imagen más profesional o corporativa la red ideal es Linkedin.

• Establecer objetivos, acciones y cronogramas con vocación de detalle, exhaustividad y realismo.

• Tratar de medir los resultados de la forma más cuantitativa posible: número de ventas conseguidas, contactos logrados, etc.

• Si es posible, crear un blog específico del evento o habilitar una pestaña en la web o blog corporativo de la empresa.

• Si se utiliza Twitter, determinar un hashtag con el objeto de caracterizar el acto, animar a los participantes a twittear e, incluso, retransmitir el acto en directo.

• Tratar de viralizar el evento involucrando al máximo a empleados, bloggers y periodistas.

• Alargar temporalmente el acto ofreciendo información antes, durante y después del mismo.

• Retransmitirlo en tiempo real por streaming en canales como YouTube o Google+ y subirlo en internet para que se pueda visualizar en diferido.

• Dar prioridad a la imagen mediante la publicación de fotos y vídeos en Facebook, Instagram, YouTube, Google+. Pinterest, etc.

• Mantener un feedback rápido y fluido con todas aquellas personas que pongan comentarios y sugerencias.

Las actividades de dentro y fuera de la red están cada vez más interrelacionadas, es decir, las acciones on line y off line tienden a fusionarse y a retroalimentarse. Por lo tanto, los contactos personales con blogueros y personas con influencia de internet (influencers) van a tener siempre un efecto positivo en la viralizacion de un evento en las redes sociales. Por ello, las acciones de promoción de los eventos deben responder a una estrategia completa e integral, abordando todos los campos posibles de dentro y fuera de internet para asegurar una buena promoción y máximo alcance.

Mejorar la imagen social con un evento corporativo

Hoy en día, la clave para potenciar la imagen de la empresa, no sólo ante los invitados (profesionales, clientes y proveedores) sino ante la sociedad en general se encuentra en la responsabilidad social.

Para dar una imagen de responsabilidad social en un acto o evento corporativo existen dos caminos:

• Aplicar medidas en favor del medio ambiente.

• Poner en marcha campañas de ayuda a los países o colectivos más desfavorecidos, problema que se ha intensificado por la crisis y que afecta a bolsas de población cada vez más cercanas.

Algunas ideas en esta línea de optimización energética, protección del medio ambiente o reparto solidario y justo de los recursos económicos son:

• Utilización de transportes colectivos en los desplazamientos.

• Evitar las actividades con un gran impacto sobre el medioambiente, como excursiones en helicóptero o avioneta.

• Utilización de espacios y edificios que utilicen formas de generación de energía respetuosas con el medio ambiente, como placas solares o sistemas de reaprovechamiento del agua.

• Promover acciones solidarias como pequeños donativos o la organización de festivales o subastas con fines benéficos.

• Acciones de voluntariado para ayudar a colectivos desfavorecidos.

Los beneficios de la aplicación de medidas responsables y solidarias

Por lo tanto, la primera gran ventaja de los eventos es que pueden servir para transformar la imagen de las empresas, convirtiéndolas en organizaciones más amables, cercanas, respetuosas y solidarias.La crisis económica y financiera y su problemas aparejados de intensificación de las desigualdades económicas y reparto cada vez más insolidario de los recursos de todo tipo, provoca que muchas personas tengan una mala percepción de las marcas y las empresas en general, sobre todo sin son multinacionales o de gran tamaño. Existe una tendencia social a culpar a las grandes corporaciones de los problemas económicos y, a veces, también del deterioro medioambiental.

Pero existen otros aspectos positivos añadidos:

• Aumento y fidelización de clientes.

• Mejora de la comunicación entre empresa y sociedad.

• Potenciación del bienestar de los participantes en los actos solidarios o de defensa del medioambiente: ejecutivos, empleados, clientes externos, proveedores, etc.

Pero no es suficiente con definir e implementar acciones de responsabilidad social integradas en los eventos. Para que realmente sea beneficioso para la empresa, es necesario comunicar estos planes eficazmente no sólo a los invitados, sino también a la sociedad general.

Para lograrlo, se deben utilizar eficazmente los canales habituales en cualquier plan de comunicación: intranet y otros canales de comunicación interna y contactar con medios externos mediante notas de prensa y contactos directos con periodistas y bloggers.