Trucos para organizar un evento de empresa exitoso

Prácticamente todas las empresas y compañías aspiran a organizar uno o varios eventos anuales de calidad e impactantes, invirtiendo para ello mucho esfuerzo y dinero. Pero ¿por qué son tan importantes los eventos? ¿Cuáles son sus ventajas? ¿Cómo hay que organizarlos? A continuación, te ofrecemos las respuestas a estas y otras preguntas.

1. ¿Por qué hacer un evento de empresa?
2. Ventajas de organizar un evento de empresa
3. Tipos de eventos de empresa
4. Nuevos formatos para realizar eventos
5. ¿Cómo definir adecuadamente los objetivos?
6. La comunicación previa y posterior al evento
7. Eventos corporativos y sostenibilidad
8.Principales trucos y estrategias para un evento de éxito

1. ¿Por qué hacer un evento de empresa?

Pese al auge de las nuevas tecnologías y el entorno virtual, el cara a cara sigue siendo uno de los métodos más eficaces para conseguir nuevos clientes y cerrar acuerdos comerciales. Organizar un evento rentable y eficaz no es una tarea fácil, puesto que hay que considerar e interrelacionar factores muy diversos: cuestiones técnicas y de recursos humanos, adecuación al presupuesto, definición de objetivos, etc.

Aunque, a priori, aunque pueda parecer fácil, lo cierto es que organizar eficazmente un evento corporativo no es una tarea sencilla. Para considerar un evento como exitoso debe servir para generar contactos de valor y lograr otros objetivos como aumentar ventas, generar contenidos con valor añadido y ofrecer una imagen positiva de la empresa organizadora. Otra cuestión básica es controlar los gastos y adecuar el presupuesto correctamente con el objetivo de lograr un retorno positivo de la inversión.

2. Ventajas de organizar un evento de empresa

Los eventos corporativos son instrumentos de comunicación muy potentes y eficaces. Engloban desde reuniones a cenas de empresa, pasando por meetings, conferencias, congresos, simposios y hasta actividades lúdicas para los empleados. Su principal utilidad es establecer, potenciar e intensificar los contactos personales, tanto externos como internos. Es lo que se conoce como networking.

El networking es un elemento clave en cualquier estrategia de crecimiento o desarrollo de una empresa puesto que permite, entre otras cosas, obtener reconocimiento y protagonismo en el sector, aumentar ventas y explorar nuevas líneas de negocio.

Un evento se puede organizar para que tenga repercusión internacional o ser una simple reunión con potenciales clientes del sector, de ello dependerá el tiempo necesario para organizarlo. El éxito, en cualquiera de los casos, se encontrará en los detalles, que todo salga bien y que a los asistentes les resulte una grata experiencia. Y con eso, el presupuesto no lo es todo: se pueden hacer grandes cosas con un presupuesto más reducido siempre que se planifique adecuadamente.

Además, el motivo por el que se quiere realizar un evento corporativo es la base de este y nos guiará para su preparación. No vamos a enfocar igual uno para dar a conocer nuestro nuevo producto que otro para intentar captar clientes o solo para los trabajadores de la empresa. A partir del propósito, el evento también va a depender del público que asistirá.

Sea cual sea su forma o tipología, este tipo de actos ocupan un lugar muy importante en las estrategias de comunicación de las empresas por las ventajas que enumeramos a continuación:

En base al tipo de evento de empresa y número de asistentes se deberá asignar un presupuesto que se deberá ajustar sin, nunca, afectar la calidad del evento para que la empresa no vea perjudicada su reputación. Es mejor que el evento pase sin pena ni gloria a que los asistentes salgan descontentos. Haz prevalecer la organización por encima de todo, indistintamente del presupuesto.
Generar y difundir contenido corporativo: los eventos, reuniones y otros actos son instrumentos de comunicación muy eficaces tanto a nivel interno como externo. Esto significa que son muy positivos tanto para dar a conocer los productos o servicios de la empresa a clientes reales y potenciales, así como a otras compañías del sector. También se pueden poner en marcha campañas de información internas y estrechar lazos entre los propios empleados. Además, permiten mejorar la imagen de la empresa tanto externa (potenciales clientes, opinión general) como interna (trabajadores, proveedores, etc.).
Posibilitan y fomentan las relaciones interpersonales: los eventos de empresa son una gran oportunidad para ampliar nuestra red de contactos o networking, conociendo en persona a clientes, colegas y otros profesionales.
Mejoran la motivación y el clima laboral: pocas actividades pueden ser más efectivas para motivar a los empleados y ayudarles a recuperar fuerzas, o a combatir el estrés provocado por la rutina laboral diaria, que un congreso o meeting donde se combine ocio y trabajo en un destino atractivo.

Otra variante puede ser la organización de una actividad lúdica, como un campeonato de paintball o una jornada gastronómica donde los empleados de una empresa tienen la oportunidad de estrechar lazos, limar asperezas y conocerse en la esfera personal y no solo en la laboral. Las posibilidades son infinitas.

Sirven para premiar logros o reconocer éxitos: la organización de una cena especial o una fiesta puede ser el contexto ideal para reconocer, agradecer y festejar en grupo determinados logros y objetivos alcanzados por un profesional, un equipo de trabajo o el conjunto de la empresa.
Potencian los negocios y la venta: desde un punto de vista cuantitativo, el beneficio principal de los eventos es que permiten, por la intensidad de los contactos que se consiguen y por su efecto promocional, aumentar ventas y hacer negocios.

3. Tipos de eventos de empresa

Los eventos permiten a la empresa destacar sobre su competencia si se hacen de forma creativa a innovadora, ya sea para fidelizar a los cientes o motivas a sus trabajadores. Según estos públicos van a cambiar los objetivos y el mensaje, así que podemos dividir los eventos corporativos entre:

Eventos externos: en ellos nos dirigimos a los clientes, ya lo sean actualmente o potencialmente, así como proveedores y, también, medios de comunicación, etc. Ya que se trata de gente no involucrada con la empresa, o no tanto, los objetivos consisten en dar a conocer la empresa y su actividad, premiar y fidelizar a clientes, comunicar la imagen de marca, entre otros.
Eventos internos: son aquellos organizados para un público estrechamente relacionado con la organización, ya sean los mismos trabajadores como los accionistas. En este caso tendremos la comunicación de valores, informar sobre cambios en la empresa o motivar a los trabajadores como objetivos en este tipo de eventos.

A partir de estos dos tipos de eventos de empresa podemos segmentar diferentes tipos de eventos de empresa o corporativos:

Ruedas de prensa: este sería uno de los eventos externos más habituales. Dirigidos a los medios de comunicación en exclusiva, sirven para dar a conocer resultados de la empresa así como los objetivos o presentar algún informe. También se pueden anunciar nuevos productos o servicios. Es importante informar bien a los medios, que no se vayan con dudas que después intenten resolver por su parte y de aquí a difundir información incorrecta. Para ello se deben responder todas las preguntas e, incluso, llevar expertos en el tema a tratar, ajenos a la empresa. Es importante que cada medio tenga una nota de prensa con información adicional, fotos e incluso vídeos para fortalecer sus piezas informativas.
Seminarios: este evento externo es principalmente educativo para pequeños grupos de gente, con importante enfoque a la interacción por lo que los asistentes pueden preguntar a los ponentes directamente o con actividades que rompan el hielo.
Conferencias: estos eventos externos suelen ser los más concurridos. En ellos se reúnen profesionales con intereses comunes, generalmente de un mismo sector. Como en los seminarios, se puede atender a preguntas de los asistentes, incluso realizadas mediante redes sociales, medio que incluso sirve para promocionar el evento y esos ponentes.
Ferias: otro evento externo que, en este caso, son exposiciones en que las empresas pueden mostrar sus productos y/o servicios. En estos casos puede ser difícil destacar entre las otras empresas, por lo que se debe intentar llamar la atención de los visitantes.
Reuniones: según el número de asistentes podemos considerarlo como eventos internos o externos. Se pueden usar para transmitir información o tratar desafíos y oportunidades a los que se encara la empresa, mediante grupos de trabajo. Es importante agendar todo lo que se va a tratar y que los asistentes dispongan de ella con tiempo para prepararse esos desafíos, además de contar con tiempo para las estimaciones oportunas para cada tema.
Iniciativas de team building: como su objetivo es motivar o formar grupos de trabajo son considerados eventos internos. Los grupos suelen ser reducidos para una atención más personalizada y con iniciativas muy diversas como deporte, actividades lúdicas y cualquiera que fomente la participación
Juntas generales de accionistas: este evento interno sirve para comunicar asuntos de interés para los accionistas de la empresa. También se puede elegir, en ellos, el consejo de administración. Aunque puede sonar a acto muy formal se puede hacer de forma más distendida según cual sea la cultura de la empresa.
Reuniones directivas: evento interno en que se discuten objetivos, estrategias y visiones de la empresa entre los miembros del consejo de administración de la misma.

4. Nuevos formatos para realizar eventos

Lejos estamos ya de esas conferencias donde una serie de ponentes le hablaban a los asistentes, sin interacción y con a penas una presentación de diapositivas como acompañante. Gracias a las novedades tecnológicas, hoy en día se potencia la interactividad con el público para hacer eventos dinámicos.

Aplicaciones para teléfonos inteligentes y tabletas, videoconferencias en tiempo real, contenidos audiovisuales, etc. Las nuevas tecnologías aportan un gran abanico de posibilidades para los eventos corporativos actuales. A continuación exploramos algunas de estos nuevos formatos para eventos:

Videoconferencias: aunque originalmente servían de soporte para los que no podían asistir presentalmente al evento, en la actualidad se puede usar para realizar conferencias de forma más cómoda. Herramientas como Webex o Gotomeeting permiten realizar conferencias con vídeo y/o audio de alta calidad técnica y permiten que los participantes interactúen en el mismo momento de la conferencia, además de compartir archivos.
Aplicaciones para dispositivos inteligentes: sirven de excelente soporte para los eventos. Desde el dispositivo se puede interactuar con el evento aportando información o preguntas, se pueden realizar votaciones o descargar información. Las posibilidades son infinitas.
Presentaciones Pecha Kucha 20x20: originalmente se usaba en eventos del campo del diseño, arquitectura, fotografía o arte. En la actualidad, este tipo de presentaciones se han extendido en los eventos de negocios en general. Este formato consiste en que, para mantener el interés y atención, cada ponente muestra 20 diapositivas durante 20 segundos cada una, llegando a los 6 minutos y 40 segundos por ponencia.
Webinars: en este caso se tratan de actividades formativas exclusivamente pro internet, con la pantalla del ordenador como herramienta. Los formatos no presenciales, como los webinars o las videoconferencias, permiten un gran ahorro económico pero en ningún caso remplazan los eventos presenciales
Conferencias TED: este tipo de eventos consiste en ponentes que narran de forma breve y, sobretodo, muy visual sus conferencias. Estos deben ser directos y espontáneos, permitiendo bidireccionalidad en sus discursos.
Formatos híbridos: lógicamente, todas estas opciones, y muchas más, se pueden complementar entre ellas. Los formatos virtuales pueden ser muy prácticos pero no fidelizan de la misma forma que los eventos presenciales, así que es mejor tenerlos como complemento.

5. ¿Cómo definir adecuadamente los objetivos?

Antes de nada, es fundamental detallar los objetivos del evento de la forma más clara posible de manera que se puedan medir cualitativa y/o cuantitativamente para que, posteriormente, el desarrollo del acto sea sencillo, fluido y adecuado al mensaje que se quiere ofrecer.

Para planificar los objetivos, sea cual sea la tipología del evento, es necesario tener algunos puntos en cuenta:

Deben ser objetivos claros y concretos, sin generalizar.
Los objetivos se tienen que definir de forma cualitativa y/o cuantitativa para que se puedan medir dentro de lo posible. Aunque parezca que algunos objetivos, como mejorar el ambiente laboral, no se pueden medir, una encuesta siempre nos puede dar las respuestas que buscamos.
Los objetivos deben servir para influir en un colectivo y concretando el tipo de acción (comprar un producto, adquirir conocimientos, mejorar la cohesión de un grupo de trabajo, etc.)
Los objetivos se deben enfocar a los contenidos del evento antes que en aspectos formales, dejando a parte temas como el lugar, catering, decoración, etc.

Si los objetivos están bien definidos, con su base sólida y clara, el evento se va a desarrollar de forma más sencilla y se conseguirán las metas efectivamente, además de evitar consecuencias no deseadas perjudicando la imagen de la empresa.

6. La comunicación previa y posterior al evento

El proceso de comunicación previa al evento para promocionar y publicitarlo es fundamental para que este tenga éxito, tan importante como el mismo evento. Si se comunica adecuadamente se podrá dar a conocer el evento al grupo de gente potencialmente interesada y captarla como asistente, además de ponente de nuestro interés.

Pàgina web o blog: tan antiguo como el mismo internet, mediante la web o blog del acto se puede subir información e interactuar con los interesados, recogiendo sus comentarios y propuestas que pueden servir para el evento. Para su comunicación disponemos de herramientas con un amplio alcance que, además, son de uso muy sencillas y gratuitas:

Redes sociales: Han cambiado por completo la forma en que se organizan los eventos actualmente. A través de un usuario en las distintas plataformas se puede informar e interactuar, incluso durante el evento o cuando ya ha acabado. El formato en vídeo puede abrir muchas posibilidades de viralización.
Teaser: su creación, normalmente en vídeo, debe ofrecer alguna información sobre el evento. Esto se puede hacer en tono de intriga, misterio o incluso humor. La idea es que el espectador tenga curiosidad.
Sistemas de gestión de citas previas: mediante webs, redes sociales o aplicaciones específicas se puede facilitar la ampliación de las redes de contactos de los profesionales, uno de los objetivos de los eventos.

Pasado el evento se va a crear contenido que debe ser tratado de forma adecuada para difundirlo por los distintos canales:

Redes sociales: acabado el evento no deben quedarse inactivas hasta el próximo evento. Se puede ir enviando información relacionada con el evento, ya sea directa con material sacado del evento o indirecta compartiendo temas que se hayan tratado.
Contenido de recordatorio: editar, por ejemplo, un vídeo del making of o del mismo puede ser un buen motivo para seguir con el contacto. Otro material surgido del evento como newsletters o e-books, pueden servir con la intención de mantener la relación empresa-usuarios.
Marketing de contenidos: si se detecta la información que requieren los profesionales se puede ofrecer en forma de contenido a partir del evento.

7. Eventos corporativos y sostenibilidad

Para ser sostenible, un evento debe respetar su entorno ambiental y social minimizando el impacto sobre este y dejando un legado positivo. Cada vez más, el respeto por el entorno se arraiga en las empresas y en sus políticas de Responsabilidad Social Corporativa.

Un evento sostenible debe tener en cuenta el impacto en el medio ambiente, en el lugar en que se realiza, en la comunidad local, además de en la economía de la empresa. En cuanto al medio ambiente:

El consumo de energía, agua, materiales y alimentos impactan, no solo en el medio ambiente sinó también en los costes de la empresa organizadora.
La gestión de residuos que genera cualquier evento debe realizarse eficientemente demostrando que tiene conciencia con el medio ambiente si fomenta minimizar los residuos y reciclando o reutilizando.
El transporte de personal y de material para el evento, además de usar según qué materiales o recursos, emiten gases a la atmósfera que causan el efecto invernadero.
Hay otros factores que alteran negativamente el entorno del evento como la contaminación acústica o la lumínica, también a valorar para gestionarlo correctamente.

Con aspectos sociales nos referimos a las actividades que influyen en la comunidad local entorno al evento, además de los participantes.

Acceder al evento debe ser fácil y cómodo, por lo que se debe tener en cuenta la accesibilidad y la señalización, de lo que hablaremos más adelante. Por ello se deben eliminar barreras físicas, visuales y sensoriales para que todos los asistentes puedan acceder al espacio del acto.
Cuando se organiza un evento la empresa debe tener en cuenta el impacto en relación con la comunidad local.
En todo evento habrá gente trabajando para que se haga posible. La empresa que lo organiza debe asegurarse que las condiciones sociolaborales del personal contratado para este son decentes.
La salud y seguridad de todo aquel que participe en el evento debe tenerse en cuenta, sea por el bienestar físico, mental o social. Su incumplimiento, además, puede provocar problemas legales y una mala imagen para la empresa.

La actividad o servicio que se realiza en un evento aporta un beneficio económico a la empresa y a la comunidad donde se realiza:

Si se contratan servicios de empresas locales para llevar a cabo el evento se consigue dar mayor impacto y desarrollo en la economía local.
Para hacer cumplir las normas de sostenibilidad se deben evaluar los proveedores y los productos que participan en el evento.
El beneficio económico debe generarse de forma responsable, equilibrada y compatible con todos los interesados, gestionando las actividades con transparencia y honestidad.

8. Principales trucos y estrategias para un evento de éxito

A continuación citamos las claves para lograr el éxito en la organización de cualquier tipo de evento:

1. Redacta una lista de tareas para que no se te pase nada: durante la planificación debes anotar todo lo que se te ocurra, por pequeño que parezca, y después ya lo agruparás y ordenarás. A partir de la lista podrás seguir lo que falta por hacer y prever lo que pueda necesitar más tiempo.

Algunas de las cosas que deberás tener en cuenta será: alquilar el lugar donde se va a realizar, pedir el catering, iluminación y sonido, posibilidad de internet/Wi-Fi, si requerirás de ponentes, el aforo necesario y aparcamiento para esos visitantes, organización de los accesos y distribución de entradas, etc.

2. Priorizar el contenido sobre el continente: por encima del lugar y el escenario donde se realice (lo que se conoce como continente), lo verdaderamente importante de un evento son los temas que se traten y la forma de exponerlos, es decir, el contenido. Un buen contenido nos servirá para lograr y mantener contactos de calidad y alcanzar una verdadera rentabilidad y eficacia.

3. Mantener un flujo de comunicación: además del propio evento hay que generar un flujo de comunicación constante, muy fácil de crear gracias a las redes sociales, para alargar al máximo la experiencia y mantener un nexo de unión con clientes y colegas.

Puedes buscar patrocinadores para que el evento te salga más rentable. Ofrecer a los suministradores de las bebidas o el catering, a la empresa de iluminación, etc. la posibilidad de publicitarse en el evento a cambio de producto gratis o una rebaja puede ser un gran ahorro.

4. Administrar adecuadamente los gastos: ceñirse al presupuesto es, no solamente una cuestión deseable, sino una auténtica necesidad. Para administrar bien los gasto al organizar un evento corporativo es clave tener en cuenta todas las cuestiones y factores, utilizar algún software específico y, en ciertos casos, recurrir a asesoramiento externo.

5. Añadir un plus de originalidad: con el objeto de llamar la atención, mejorar la experiencia y dejar huella en la memoria de los asistentes, hay que aportar un plus de originalidad y decantarse por opciones que se salgan un poco de los planteamientos estandarizados o demasiado vistos. Una forma muy efectiva de conectar con la audiencia y llamar su atención es la contratación de recursos humanos externos: ponentes de prestigio, presentadores, speakers y hasta humoristas o actores.

También puedes utilizar la tecnología aplicada a eventos. Está muy desarrollada y se pueden conseguir unos resultados, tanto de creación y difusión de contenidos como estéticos, realmente espectaculares. Las posibilidades son ilimitadas y en constante evolución: vídeos tridimensionales, videoconferencias en alta calidad, clases on line, mapping, etc. Estas técnicas abren un gran espectro de propuestas originales imaginativas con estos nuevos formatos.

6. Recurrir a empresas especializadas: la complejidad de determinados eventos hace muy recomendable contactar con empresas especializadas en su organización. De esta forma se gana en calidad, originalidad, control del presupuesto final y optimización de recursos.

7. Delega: el organizador no debe estar pendiente de todo pero sí debe revisar que las tareas que ha delegado se ejecutan y bien, sobretodo que los asistentes, especialmente si hay invitados importantes, estén bien atendidos.

8. Establece un plan B: debes estar preparado por si algo no sale bien en cualquiera de los ámbitos que hay en torno al evento. Esto te puede evitar pasar un mal momento y, sobretodo, a los asistentes que verán muy positivamente que soluciones las emergencias, si llegan a enterarse.

9. Reparte algún detalle: no debes olvidar ofrecer un regalo a los asistentes. Busca algo que guarde relación con el evento o la actividad de la empresa y que pueda gustar y ser útil para todos.

10. Haz que tu evento sea accesible a cualquier persona: atender las necesidades de las personas con cualquier tipo de discapacidad es un requisito importante en cualquier evento. Se debe adaptar todo a cualquier discapacidad que pueda tener un visitante para acceder al espacio del evento, interactuar con los elementos o actividades organizados. Y estas personas deben poder intervenir con total normalidad.

Si hay visitantes con problemas auditivos, por ejemplo, se deben facilitar interpretes de signos, así como programas y resumenes en braille a los asistentes con problemas de visión. Los accesos deben disponer de rampas o sillones desmontables y anchuras adecuadas para las sillas de ruedas.

11. Como último truco te proponemos Captio para que organices tu evento con la máxima disminución de recursos, en este caso del papel de los desplazamientos de los trabajadores asistentes. Esto incluye tanto el viaje, los gastos generados durante el evento y su liquidación.

Con Captio se puede fotografiar el tique desde el smartphone y la aplicación lee automáticamente la información necesaria para generar una posterior hoja de gastos digital. Gracias a la homologación por parte de la Agencia Tributaria, ese material digital sirve legalmente igual que los justificantes de papel.

Además, Captio permite disponer de la información de los gastos para analizarlos, detectar posibilidades de ahorro y optimización de los recursos como, por ejemplo, analizar que los asistentes gastan mucho en transporte hacia le evento y poder buscar una opción más cercana.

Para finalizar, Captio te permite gestionar los desplazamientos con transparencia por parte de todos los empleados, sean en movilidad como supervisores que lo gestionan. Si quieres más detalles puedes pedir una demostración sobre la optimización de los gastos de empresa con Captio.