Hoy en día las empresas pueden eliminar, de forma permanente y definitiva, el papel de sus tiques, facturas y otros documentos. Gracias a la digitalización certificada de facturas homologada por la Agencia Tributaria se puede preservar el valor legal de los tiques. Sus múltiples ventajas son: aumento de la eficacia y la fiabilidad, integración con otros sistemas o departamentos de la empresa y considerable ahorro de costes y personal en la clasificación, tratamiento y archivo en papel.
1. Gestión de gastos de viaje
2. Infografía: Papel vs digital
3. Diferencias entre digitalización y digitalización certificada
4. Marco legal de la homologación por la AEAT
5. Beneficios
6. Inspección de hacienda certificada
7. Soluciones homologadas por la AEAT
1. Gestión de gastos de viaje
Toda empresa necesita disponer de un plan de movilidad para administrar los costes ocasionados por el desplazamiento de sus trabajadores: tiques de hotel, gasolina, peajes, y un largo etcétera de tiques y justificantes en papel que resultan difíciles de gestionar.
Y es que el principal "punto de dolor" que ataca directamente al proceso de gestión gastos de las empresas es el papel que trae con él: flujos lentos, tareas administrativas repetitivas, errores, degradación o pérdida de documentos, dificultades en la comunicación...y la lista es más larga.
2. Infografía: Papel vs digital
Como decíamos, el proceso "tradicional" de gestión de gastos de empresa tiene un punto fundamental que lo diferencia del proceso de de gestión automatizado: el papel. Esta diferencia da lugar a procesos y situaciones radicalmente diferentes. Esta tabla comparativa resume como son, con papel y sin papel, los procesos comunes de gestión de gastos de empresa que incluyen, entre otros: reportar los gastos, supervisarlos y aprobar informes, conciliar pagos con tarjeta o proporcionar información en caso de inspección.
3. Diferencias entre digitalización y digitalización certificada
La digitalización es un proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoeléctricas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital. En cambio, la digitalización certificada es el proceso tecnológico que permite transformar la imagen tomada de un documento en papel a un formato digital admitido por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Es decir, la digitalización certificada tiene validez legal ante cualquier petición de la AEAT u organismo oficial, por lo que se puede destruir el papel y en el caso de la digitalización no certificada, a pesar de tener el documento digitalizado sigue siendo necesario conservar el justificante original en papel durante un mínimo de 5 años. Si en este caso a la empresa se le hiciese un requerimiento por parte del físico, y no lo tuviese, se estaría incumpliendo la normativa (recogida principalmente en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007) y se podría derivar en importantes multas y sanciones.
4. Marco legal de la homologación por la AEAT
La Resolución de la orden EHA/962/2007 del 24 de octubre de 2007 sobre el procedimiento de homologación de softwares de digitalización, determina la validez de los formatos estándares de uso común en la digitalización de facturas y los softwares homologados. 
En el artículo 7 de dicha normativa se especifica que para que una empresa pueda sustituir el papel por un formato digital con validez legal ante cualquier requerimiento de la Agencia Tributaria u otros organismos, debe contar con un software homologado con una serie de requisitos técnicos y funcionales de obligado cumplimiento.
Básicamente se trata de una serie de requisitos referidos por un lado a la continuidad del proceso, para imposibilitar posibles manipulaciones, y por otro, para asegurar unos estándares de calidad de la imagen: resolución mínima, formatos, etc.
Requisitos referidos:
1) Integración de las tres fases del tratamiento del documento en un proceso que asegure la continuidad para que la imagen no pueda ser modificada:
CAPTURA > DIGITALIZACIÓN > ARCHIVO EN EL SISTEMA
2) Inclusión de una serie de requerimientos técnicos que aseguren la calidad de la imagen:
- Resolución mínima de 200 ppp.
- PDF/A para el guardado a largo plazo de documentos electrónicos definido por la ISO 19005.
- PNG, del inglés Portable Network Graphics, Gráficos de Red Portátiles.
- JPEG 2000, estándar de compresión y codificación digital de imágenes.
- Acrobat 5 (PDF 1.4) o superior, se pueden abrir con Acrobat 3.0 y Acrobat Reader 3.0 y posterior.
- TIFF 6.0 (Tagged Image File Format) o superior, formato de archivo informático para almacenar imágenes de mapa de bits.
3) Asociación de cada factura con la referencia identificativa de la homologación.
4) Firma electrónica: la Ley 59/2003, 19 de diciembre, de firma electrónica regula las características y condiciones legales de este tipo de firma, cuya inclusión es obligatoria. Debe aparecer asociada en cada una de las facturas o documentos sustitutivos y también al final del periodo fiscal.
5) Documentación y otras formalidades adicionales: son necesarias una serie de formalidades y la entrega de unos documentos específicos para poder cumplir con la normativa y concluir con éxito el proceso de homologación de un software de DC:
- Auditoría externa. Es obligatorio que un auditor independiente certifique que el software cumple con todos los requisitos legales.
- Documento Técnico Descriptivo y Plan de Gestión de Calidad. Guías y manuales con las características técnicas, funcionalidades, recursos, etc. del programa informático, así como instrucciones de mantenimiento.
6) Si la AEAT considera que el software cumple todos los requisitos será homologado.
5. Beneficios
Las ventajas son múltiples para la empresa que utiliza un software de digitalización homologado. Las principales, y que vale la pena estudiar detenidamente, son:
- Ahorro de costes en material
- Ahorro de personal y horas de trabajo
- Gestión más eficaz y rentable
- Automatización de procesos
- Cumplir con la norma ISO 14001 de gestión ambiental
6. Inspección de hacienda certificada
Si utilizas una solución homologada por la Agencia Tributaria, los tiques almacenados serán aceptados como válidos frente a cualquier auditoría o inspección de Hacienda. Puedes facilitar las imágenes almacenadas en vez de los justificantes originales en papel.
La Agencia Tributaria, durante un proceso de inspección en la empresa, puede pedirte justificantes de hace cinco años. Responder a este requerimiento puede ser una tarea compleja y tediosa. Además, si el justificante solicitado está relacionado con los gastos de viaje puede ser una odisea. Los originales en papel se pierden, se dañan, llegan con retraso al departamento de finanzas, están desordenados... entre multitud de casos más. Por tanto, contar con una solución digital de gestión de gastos de viaje como homologada por la AEAT puede ser vital en una inspección.
7. Captio y Chrome River Invoice, soluciones homologadas por la AEAT
La plataforma de gestión de gastos Emburse Captio, fue pionera en la homologación por parte de la Agencia Tributaria en España. Por este motivo, la captura digital de los justificantes sustituye a los originales a todos los efectos. Así se puede eliminar el papel sin preocuparse por nada, porque todos los datos están certificados y homologados, disponibles en el servidor de Captio. Además, el proceso de gestión de gastos de reporte y supervisión se integra en un único flujo eficiente y automatizado, lo que supone otros beneficios como: ahorro de costes, eliminación de errores manuales y comprobación automática de políticas de gastos de empresa.
Chrome River Invoice
Otra de las soluciones homologadas por la AEAT que te ofrece Emburse Captio es Chrome River Invoice. Gracias a esta plataforma se mejora la gestión y se agiliza los flujos de aprobación de las facturas de los proveedores. Además, al ser un software homologado, las facturas de proveedores digitalizadas e introducidas a la plataforma cuentan con todas las garantías legales ante la Agencia Tributaria.
