En España, las celebraciones sociales giran en torno a la mesa. Pero, además, muchos contratos y negocios se cierran en las comidas y cenas de empresa. Un ambiente relajado ayuda a acercarse a los clientes y a cerrar tratos importantes. En este artículo te explicamos cómo organizar una comida de negocios y el protocolo que debes seguir en ellas.
Una comida de negocios puede ser muy rentable si conseguimos cerrar un contrato o conseguir un nuevo proyecto. Por eso, es fundamental tener en cuenta varios factores a la hora de organizarlas.
Elige un restaurante discreto
El primer paso es elegir el restaurante adecuado. Lo más apropiado es seleccionar uno que esté especializado en este tipo de encuentros, ya que una primera impresión positiva favorecerá la negociación.
Asegúrate de que el establecimiento ofrece una atención personalizada, un servicio de calidad y la privacidad suficiente como para tratar temas confidenciales. La facilidad de acceso y el aparcamiento son otros aspectos que debes considerar.
Reserva con antelación para elegir la mejor mesa
A la hora de hacer la reserva, sé precavido y llama con varios días de antelación para evitar sorpresas. Igual de importante que decir el número de comensales, lo es especificar el tipo de mesa que prefieres.
¿Quieres que todos los invitados participen en la conversación? Lo más recomendable es pedir una mesa redonda. Además, te evitarás el dilema de decidir a quién sentar en la cabecera, quién irá a su derecha, quien al lado de este…
En caso de que la comida sea muy formal, con la presencia de autoridades oficiales y directivos de grandes empresas, siempre puedes colocar tarjetas con el nombre de cada uno en el sitio que van a ocupar.
Comparte la ubicación del restaurante
Una vez agendada la cita, no puede olvidársete enviar un mensaje a los invitados especificando la localización exacta del restaurante. Si fuera necesario, hazles llegar un plano.
Vístete para la ocasión
Aunque las comidas de negocios pueden presentar un ambiente más informal que las reuniones en la oficina, no debes olvidar que tu vestuario habla por sí solo de tu personalidad. Por este motivo, el atuendo no es algo que puedas dejar para última hora.
¿Cuál es el código de vestimenta para estas ocasiones? Salvo que se trate de una cena de gala, los hombres deberían ir con traje y corbata. Las mujeres pueden llevar vestido o un traje (tanto los de pantalón como los de falda están aceptados) con una camisa.
Sé puntual
¿Eres el anfitrión? El día del evento es importante que seas puntual. Deberías adelantarte al resto y llegar al menos con 15 minutos de antelación. De esa forma, cuando tus invitados lleguen, estarás ahí para recibirles.
Durante la espera puedes aprovechar para hablar con el encargado y darle las indicaciones pertinentes, como a quién debe entregarle la cuenta o asegurarte de que algún empleado se haga cargo de las chaquetas de los comensales. En este punto es importante añadir que lo aconsejable es que el restaurante cuente con un servicio de guardarropa.
Encarga un aperitivo de bienvenida
Tampoco está de más encargar un aperitivo para que los invitados que vayan llegando puedan ir tomando algo y relajándose charlando entre ellos.
Come y bebe con moderación
¿Eres el invitado? Recuerda que estás ahí para representar a tu empresa, no para celebrar un banquete. Deja que sea el anfitrión quien marque el ritmo. Puede ocurrir que el menú ya esté encargado, o que quiera pedir los platos que sabe que son la especialidad de la casa. Si ha decidido que cada comensal elija lo que quiere comer, trata de resistir la tentación y no pidas lo más caro de la carta.
Para beber, siempre es mejor tomar agua. Así tendrás la cabeza despejada para el momento de la negociación.
Apaga el móvil...
… O ponlo en modo vibración. Debes mostrar tus mejores modales. Igual que tu invitado verá de mala educación que pongas los codos sobre la mesa, también lo hará que estés mirando el teléfono mientras habláis. Por este motivo, la mejor opción es apagarlo o ponerlo en silencio. Si esperas alguna llamada urgente puedes poner el dispositivo en vibración. Así podrás percatarte de la llamada sin necesidad de estar toda la comida consultando la pantalla.
Si es necesario, contrata un intérprete
Puede darse el caso de que los invitados sean extranjeros o seas tú el que se encuentra en otro país. Aunque hables bien su idioma, nunca está de más contratar los servicios de un intérprete. A veces, una mala interpretación de una frase puede dar al traste con una negociación importante.
¿Dónde colocar al intérprete? Lo procedente es situarlo entre las dos personas que van a liderar la conversación, pero desplazado unos centímetros hacia atrás. No importa que no llegue a la mesa, porque no va a comer a la vez que el resto. Lo hará antes o después, pero nunca durante.
No hables de política o religión
La conversación debe iniciarse con un tema trivial, pero nunca debe hablarse de política, sexo, religión o dinero, así que 
evita estos temas y elude dar tu opinión si la otra persona intenta tratarlos.
Tras romper el hielo, ya podéis empezar a hablar de negocios. Aunque generalmente no suele entrarse en detalles hasta después del plato principal o incluso del postre, si el cliente inicia la conversación debes adaptarte y seguirle la corriente.
Vacía tu agenda
Generalmente los acuerdos se cierran durante la sobremesa. Por ese motivo, no debes salir corriendo al terminar la comida. Cuando agendes la cita, asegúrate de que no tienes ningún compromiso ineludible a continuación.
No obstante, si la sobremesa se prolonga demasiado y no acaba de firmarse el contrato que esperabas, lo mejor es emplazar a los presentes a un nuevo encuentro o reunión.
El anfitrión paga
La comida se ha terminado y llega el momento de pagar la cuenta. En eso no hay discusión. El protocolo establece que siempre deberá pagar el anfitrión. A pesar de esto hay excepciones, sobre todo en personas más jóvenes, que omiten el protocolo y deciden pagar la cuenta a medias.
Es más, según los expertos en protocolo, el método de pago más adecuado sería la tarjeta de crédito, ya que así no es necesario llevar encima billetes grandes.
En algunos países se considera de mala educación discutir sobre quién va a pagar la cuenta. Así que lo mejor es dejarlo claro desde el comienzo de la reunión.
Debes acompañar a los invitados al coche
Lo último que te queda por hacer para rematar una comida de negocios exitosa es acompañar a tu invitado hasta el coche. La despedida es el mejor termómetro para indicar si el encuentro ha ido bien. Una despedida fría suele acabar en un negocio perdido, mientras que un apretón de manos cordial o un abrazo puede ser una buena señal.
