La organización de viajes de incentivos supone un considerable gasto para las empresas, por lo que hay que poner todos los medios para tratar de garantizar el retorno de cada euro invertido. No es tarea fácil, puesto que algunos de los beneficios, como la motivación o la mejora del ambiente laboral, son de carácter intangible.
Claves para hacer más rentables los viajes de incentivos
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Implicar en su planificación a los distintos departamentos de la empresa como: marketing, finanzas, contabilidad o recursos humanos. Entre todos es mucho más viable ajustar presupuestos y optimizar recursos.
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Estudiar detenidamente cada gasto, valorando si realmente merece la pena en función del resultado que se va a obtener.
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No realizar actos del tipo una cena de gala como colofón del viaje simplemente porque siempre se haya hecho. Con imaginación, se pueden encontrar alternativas más baratas y con mayor impacto emocional. Un ejemplo sería una recorrido por la zona de tapeo más típica del lugar.
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Utilizar algún software o aplicación específica que permita automatizar la gestión y control de los gastos relacionados con los viajes Aunque muchas empresas no son conscientes, este tipo de herramientas suponen un gran ahorro al permitir optimizar gastos o recuperar el IVA.
El cálculo del ROI
Se considera que el Retorno de la Inversión (ROI) de un viaje de incentivo es positivo cuando, una vez finalizado, se han logrado los objetivos por lo que se ha organizado. Algunos de estos logros, como mejorar el compañerismo, motivar a los empleados o fortalecer la fidelidad son complicados de comprobar, al ser difícilmente cuantificables.
En estos casos, se suele recurrir a las encuestas de satisfacción, pero sinceramente a día de hoy no se consideran demasiado útiles puesto que, la mayoría de veces, las respuestas son tópicas, repetidas y previsibles.
Los KPI en los viajes de incentivos
Al ser las encuestas claramente insuficientes, se hace necesario establecer unos KPI o Indicadores Clave de Rendimiento que nos digan si se están produciendo desviaciones en los objetivos previstos y cuáles pueden ser las medidas correctoras a implantar.
Estos KPI han de ser los más numéricos o cuantitativos posibles y deben determinarse en función de los objetivos que se pretenden conseguir con la organización de un viaje. Algunos ejemplos serían:
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Porcentaje de ventas incrementadas.
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Número de contactos profesionales logrados.
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Mejora del servicio al cliente (utilizando como base el número de reclamaciones).
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Potenciación de la fidelidad de los empleados (un dato a tener en cuenta podría ser el número de trabajadores que deja la empresa voluntariamente).
Tan importante o más que la definición y medición de los indicadores, es el correcto análisis de los mismos, con el enfoque puesto en la corrección de errores y la detección de desviaciones a corregir y áreas a mejorar.
Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
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