Los directores de finanzas de las empresas de fabricación deben buscar constantemente oportunidades para aumentar la rentabilidad y reducir los riesgos financieros. En este artículo te explicamos cómo han conseguido empresas de este sector optimizar sus gastos de empresa. ¡No te lo pierdas!
Cambiar de los informes de gastos manuales a los automáticos es clave para conseguir una mejor visibilidad de los gastos y reducir las ineficiencias. Los directores que saben aprovechar los sistemas electrónicos entienden mejor en qué se emplean sus gastos y tienen la oportunidad de mantener la viabilidad financiera de la empresa.
Además, mejoran la visibilidad en cuanto al respeto de las políticas del sector y el cumplimiento de las políticas de gastos en viajes. Los equipos de finanzas pueden aprovechar los nuevos datos de las siguientes formas:
Llevar a cabo auditorías para confirmar que los datos y los gastos cumplen con su política
Los programas de seguimiento de gastos de alta calidad llevan a cabo auditorías automáticas sobre gastos improcedentes, en las que se consiguen detectar gastos erróneos que tu equipo no puede tener tiempo de descubrir.
Analizar datos automatizados y digitalizados recientes
Según una encuesta realizada por Emburse en 2019, el 29 % de las organizaciones revisan manualmente cada gasto para aplicar las políticas de gastos en viajes. Hacer un seguimiento de las tendencias de gastos de una empresa con un tablero analítico permitirá a tu equipo tomar decisiones estratégicas sobre cómo distribuir los gastos. Te dará una visibilidad sin precedentes en cuanto a los hábitos de los empleados y te permitirá disponer de una visión global que no debería perderse ningún director de finanzas.
Desde que Jungheinrich España utiliza el software de gestión de notas de gastos de Captio, su directora de finanzas calcula que el ahorro de costes ha sido alrededor de un 75 %.
"Subimos todas las notas en un solo asiento. Si hay cotizaciones extra a nivel de kilómetros y dietas, también está automatizado."
Anna Comajuncosa
Jefa de Finanzas & Controlling de Jungheinrich España
Observar las tendencias comunes de gastos excesivos
Una vez dispongas de una visión global de las tendencias de gastos de tu empresa, podrás localizar fácilmente los gastos excesivos y corregirlos adecuadamente.
"Conocer en tiempo real el gasto del equipo permite ceñirnos mejor al presupuesto."
Erik Lütken
Director financiero en SQM Iberian
Por ejemplo, puede que te sorprendas al descubrir que tu equipo gasta más en hoteles y vuelos de lo que es habitual en el sector. Para un mejor control, puedes decidir implementar un software de seguimiento de gastos que únicamente permita a los empleados reservar a través de una aplicación de viajes que cumpla con la política y seleccione exclusivamente a proveedores aprobados previamente y con precios competitivos. De esta forma, tu empresa podrá negociar mejor las tarifas con los hoteles y servicios seleccionados; crear e integrar nuevas políticas que garanticen el futuro financiero de tu empresa.
Cambiar a un sistema automatizado reducirá el tiempo que dedicas a la introducción manual de los datos y permitirá a tu equipo trabajar en iniciativas importantes. Asimismo, te ofrecerá nuevos niveles de visibilidad sin precedentes en cuanto a los gastos y los datos concretos que necesita integrar en tu nueva política de gastos de viaje.
En tu empresa lo considerarán como una garantía estratégica, alguien que es capaz de ver la situación global y proteger a la empresa de riesgos innecesarios.
