La contención de los gastos de viaje se han convertido en una cuestión prioritaria para muchas empresas. El aumento del nivel de cumplimiento de las políticas de viaje, así como la flexibilización de procesos y la automatización de los sistemas son estrategias que contribuyen eficazmente a la reducción de costes directos e indirectos. En este artículo te explicamos algunas tácticas para aumentar el control en tu empresa.
1. El control de gastos en tu empresa
2. Cómo mejorar la eficiencia
3. Flexibilización de los procesos
4. La digitalización y el ahorro de costes
5. Infografía: El coste del papel en la gestión de gastos de empresa
6. Control de gastos y viajes de empresa
7. Control de la politica de gastos
8. La herramienta para reducir costes
1. El control de gastos en tu empresa
Controlar los gastos de viaje de una empresa es una ardua tarea. Cada vez son más los empleados que se desplazan por motivos laborales durante su jornada laboral: eventos, reuniones, visitas a clientes, etc; y la lista de gastos cada vez es más larga: taxis, comidas, parkings, noches de hotel, y no nos olvidemos de la famosa gasolina. Un suma y sigue que debe estar bien controlado si no queremos tener grandes costes.
Para tener bajo control los gastos de viaje de tu empresa debes tener bajo control estos dos puntos claves:
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Tener claro el presupuesto disponible. Aunque parezca obvio, el primer paso es saber de qué dinero disponemos para los gastos de viaje. Se deben tener en cuenta muchas consideraciones en la planificación de un presupuesto, cómo cuáles y cuántas serán las necesidades previsibles para el negocio en el próximo año, o si los centros de trabajo estarán en el mismo lugar o en distintas zonas.
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Delimitar qué tipo de gastos por desplazamiento y kilometraje tendrá cubiertos cada empleado. Es muy importante definir qué costes tendrá cubiertos cada trabajador y si hay un presupuesto limitado para ellos. También debemos fijar cuándo y qué hacer cuando superemos ese límite. Y es que la política de gastos de viajes de empresa debe definir el proceso y los indispensables para justificar cualquier tipo de coste de viaje.
2. Cómo mejorar la eficiencia
El control de los gastos corporativos es un trabajo laborioso pero necesario. Por ello, podemos valernos de una serie de herramientas para optimizar el trabajo a realizar como:
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Coches de empresa: al facilitar un coche no hay que llevar un control del kilometraje que hace cada trabajador. Sin embargo, el elevado coste de un coche -tanto de propiedad como de renting- junto con el precio de la gasolina hace que sea difícil restringir los gastos. Por otro lado, en el caso que el trabajador utilice su coche privado para desplazamientos corporativos debe quedar reflejado en la política de viajes de la empresa el precio medio del kilometraje entre otros factores.
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Tarjeta de empresa: si se opta por esta opción hay que definir mucho el uso que se le va a dar: qué hay que pagar con ella, quién es el responsable, qué uso va a hacer, entre otros casos.
- Tecnología para la movilidad: cuando se tiene a gente en movilidad los smartphones o tablets son imprescindibles. Por tanto, una de las mejores opciones es unir movilidad y gestión de gastos a través de una plataforma de gestión de gastos digital de los gastos de viaje corporativos. De esta manera se une reportador, revisor y contabilidad en un mismo flujo de trabajo.
- Agencias de viaje: es muy importante plantearse su contratación si en nuestra empresa tenemos gente que hace viajes largos ya que supone un gasto elevado. El asesoramiento de expertos para coordinar y gestionar este tipo de gastos permite minimizar las horas de trabajo del propio equipo.
3. Flexibilización de los procesos
En ocasiones es necesaria la flexibilización de los procesos. Por ejemplo, la eliminación de la autorización expresa de un superior para poder realizar un viaje puede ahorrar gastos, ya que permite que el propio empleado reserve personalmente una muy buena oferta online que, de lo contrario, puede desaparecer, lo que obliga a la contratación del viaje a un precio superior.
Otra buena línea de ahorro puede ser suprimir los anticipos en metálico para los trabajadores que viajan por una tarjeta de crédito corporativa. El control es mayor, se evitan gastos indirectos de supervisión y reembolso y permite una facturación de la empresa más centralizada y organizada y ordenada.
4. La digitalización y el ahorro de costes
En muchas ocasiones, cuando se plantea la digitalización de documentos en el entorno empresarial, se tiende a darle mayor importancia a la inversión que se debe realizar que al retorno que se puede obtener. Sin duda, esto es porque no se ha valorado de forma correcta el ahorro de costes que suponen este tipo de procesos. Estos tres puntos son los grandes beneficios que supondrán un gran ahorro de costes en tu empresa:
- Tiempo: la gestión de la documentación digitalizada es mucho más ágil que la de la documentación manual. Un buscador para este tipo de documentos, supera todos los inconvenientes de la búsqueda manual.
- Coste de almacenamiento: se trata de una cuestión especialmente importante sobre todo para empresas que gestionen un gran volumen de información, en las cuales éste supone un coste muy elevado. El papel ocupa espacio, a veces mucho, y eso se debe pagar. Por otra parte, con los medios tecnológicos actuales, el coste de almacenamiento digital es casi irrelevante. Teniendo en cuenta además de la posibilidad de realizar diferentes copias de seguridad, para sobreponerse a cada imprevisto.
- Riesgo de pérdida o destrucción. El deterioro del papel es otro problema añadido a la posibilidad de que por un accidente o mal uso se acaben destruyendo los documentos. Como hemos visto, ese riesgo prácticamente ha desaparecido en el entorno digital.
5. Infografía: El coste del papel en la gestión de gastos de empresa
6. Control de gastos y viajes de empresa
La optimización de presupuestos pasa por revisar todos los componentes del viaje (transporte hasta el lugar de destino, alojamiento, transporte en el lugar de destino, etc). Las principales estrategias para optimizar los cálculos pasan por reforzar las herramientas de gestión de datos con tal de facilitar la búsqueda de la mejor tarifa disponible, la evaluación del coste total del viaje, los billetes no utilizados, la reserva anticipada, el incremento de las herramientas de reserva en línea o la renegociación de acuerdos con proveedores.
Gestionar los gastos de forma más eficaz implica remodelar los programas y estrategias de gestión de gastos de viaje con métodos novedosos, que por otro lado las nuevas tecnologías y la existencia de aplicaciones informáticas especializadas permiten y facilitan enormemente. Algunas de las nuevas oportunidades en gestión de gastos son:
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Automatización de la planificación de los programas de viaje utilizando para ello las herramientas informáticas adecuadas.
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Control del cumplimiento de las políticas de viajes mediante la implantación de algún software de automatización de gestión de gastos.
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Negociación y selección de las agencias de viajes más idóneas.
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Comparación de precios y consecución de los más competitivos mediante reservas online.
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Medición y análisis automatizado de gastos para detectar áreas de mejora y nichos de ahorro.
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Detección y petición de descuentos en los servicios más utilizados.
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Potenciación de alternativas a los viajes, como las videoconferencias.
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Reducción de los gastos indirectos, como el trabajo administrativo o de supervisión a través de la utilización de herramientas informáticas adecuadas.
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Valorar la externalización de servicios de gestión de viajes, recuperación del IVA, etc.
7. Control de la política de gastos
Las políticas de gastos son las pautas de actuación de la empresa delante de los diferentes gastos derivados de la movilidad de los empleados. En ellas quedan definidos qué gastos corren a cargo de la empresa y cuáles se consideran no-reembolsables.
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Política sobre kilometrajes. Si el trabajador no dispone de coche de empresa para desplazarse puede pactarse un precio por kilometraje, como se ha hecho referencia en el apartado anterior. Cada empresa sigue una política distinta. Además, muchas empresas definen en su política de gastos pagar un precio de kilometraje distinto según el cargo o el departamento a que pertenece cada trabajador. Si quieres saber más sobre el precio del kilometraje puedes consultarlo en el Informe Captio sobre el precio del Kilometraje.
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Política sobre las normativas. Este tipo de políticas son propias de cada empresa y pueden decidir cuántas normativas quieren fijar. Por ejemplo, en la sección de dietas y restaurantes, habrá empresas que establecerán el precio por dieta por un coste inferior a 15€ mientras que otras lo harán por debajo de 25€. Cada compañía podrá marcar políticas en diferentes categorías para llevar un mejor control de los gastos de viaje.
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Política de tratamiento de los tiques. Cada empresa tiene una manera de gestionar el procesamiento y control de los tiques generados. Por ejemplo, la empresa puede decidir no reembolsar aquellos tiques que se han extraviado.
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Política de viajes internacionales. En este tipo de políticas entran en juego dos factores. El primero es el cambio de divisa, sobre todo si tengo alguien trabajando en otro país de manera permanente. Hay que plantearse en qué moneda se le va a pagar y cómo se le va a reembolsar. El segundo es la contratación de seguros, tanto médico como de viaje, necesarios para aquel trabajador que realiza viajes largos al extranjero.
Estas son las principales políticas para la gestión de gastos de viaje. Sin embargo, según el sector de cada empresa podrán establecerse otras normativas propias más adecuadas a su ámbito de negocio.El travel manager es el profesional encargado de gestionar los viajes de la empresa y juega un papel básico en el control y ahorro de costes en esta partida.
8. La herramienta para reducir costes
El hecho de automatizar y digitalizar todo el proceso de gestión de los gastos de desplazamientos permite reducir costes por varios factores. En primer lugar está la reducción del tiempo necesaria para revisar los gastos por parte de los supervisores. Se trata de una tarea laboriosa y tediosa, pero a la vez importante.
En este sentido, Captio, la plataforma líder en el mercado español en gestión de gastos de viajes de empresa, permite automatizar el proceso de revisión, por lo que el supervisor puede dedicar su tiempo a labores con más valor añadido. Lo mismo ocurre con los trabajadores en movilidad. Pasar sus notas de gastos resulta mucho más fácil y rápido con la digitalización de Captio que de forma manual, por lo que se ahorra tiempo y se gana en eficiencia.
En segundo lugar, esta automatización del proceso permite un control y una prevención del fraude interno muy exhaustivo, tique a tique. Mediante avisos configurados de acuerdo a las políticas de gastos de cada empresa, se pueden detectar automáticamente todos los gastos reportados que no cumplen con los criterios establecidos: importe demasiado elevado, gastos que no corresponden al trabajo, tiques antiguos, etc. Así el supervisor puede comprobar dichos gastos, para establecer si se trata de un gasto válido o si no cumple las normas internas de la empresa.
En tercer lugar, Captio permite disponer de información detallada y actualizada de los gastos de desplazamientos corporativos. Esto significa más información para analizar mediante contabilidad de costes, que ayudará a la sociedad a tomar mejores decisiones estratégicas. Finalmente, resulta mucho más fácil detectar las bolsas de IVA deducible de los desplazamientos profesionales, y gestionar su devolución. Esto representa un ahorro considerable con una gestión simplificada. ¿Quieres saber más? ¡Contáctanos y descubre cómo Captio puede ayudar a tu empresa! 
