La gestión de costes permite una mayor eficiencia y un mejor uso de los recursos económicos de la empresa. Por eso, es importante elaborar un presupuesto anual de forma completa y con base a la información que nos aportan herramientas como la contabilidad de costes.
El presupuesto anual de la empresa no deja de ser un plan económico a corto plazo que se elabora para ver si se logran los objetivos planteados. Aunque lo que se busca es planear el futuro de la empresa, también se debe mirar al pasado. Por tanto, para una correcta gestión de costes hay que recopilar información, tanto del pasado como del futuro.
Es decir, por un lado hace falta echar un vistazo al presupuesto del ejercicio anterior. Las proyecciones serán más acertadas si sabes con exactitud cuál ha sido el gasto real por categorías. Lo mismo ocurre con las ventas que se produjeron. De esta forma, la empresa tiene una base con la que trabajar.
Por otro, la compañía necesita saber qué necesidades tendrá la empresa en el ejercicio que se quiere planificar, si habrá más personal o no, si los empleados tendrán más movilidad, y por lo tanto más gastos de viajes de empresa, etc.
5 pasos para una gestión de costes eficaz
Para que nada quede al azar, a la hora de elaborar el presupuesto anual de tu compañía es importante seguir una serie de pasos.
1. Saber cuánto dinero tienes y decidir cuánto estás dispuesto a invertir. Como sabes, para poder calcular el patrimonio basta con sumar todos los activos y restar las deudas.
2. Establece un calendario para planificar y elaborar el presupuesto. En las grandes empresas es muy común que se dé a cada departamento unas fechas para que elaboren un informe con las necesidades que prevén vayan a tener. Así se evita que llegue diciembre y el tiempo se eche encima.
3. Una vez se haya recopilado toda la información, se prepara un borrador del presupuesto. En esta fase es importante tener en cuenta algunas consideraciones:
- El presupuesto debe ser realista. Eso incluye analizar la situación actual, preguntarse qué objetivos se quieren
alcanzar durante el próximo año y calcular cuántos ingresos se esperan conseguir y cuánto dinero habrá que invertir para lograr ese fin. A la hora de hacer un pronóstico de los ingresos, se deben tener en cuenta factores tales como la capacidad de producción, la demanda de tus productos o servicios, el precio medio que esos productos o servicios tienen en el mercado, la competencia que tienes (tanto directa como indirecta) o el mercado meta. Los datos históricos son un buen termómetro, pero no hay que despistar las tendencias del mercado. - Cada categoría de gastos tienes que tener un límite. Lo ideal es destinar un porcentaje de los ingresos obtenidos por cada una de las áreas de operación. Al dividir el presupuesto por área, los trabajadores trabajarán con metas específicas. Además, la empresa obtendrá información muy valiosa sobre la eficiencia de cada departamento, su productividad, el uso de los recursos o si se llevan a cabo gastos innecesarios.
- Resulta muy útil agrupar las distintas partidas por centro de coste, y dentro del centro de coste, por el código de cuenta que se haya establecido para ese concepto. El área de finanzas o contabilidad proporciona normalmente a RRHH la lista de centros de coste que se determinan a cada negocio, y toda la información necesaria.
- Después de las proyecciones anuales de los costos hay que realizar un reparto de los costos por meses o trimestres del año presupuestado. Esto brinda al área de finanzas o a quien realice la contabilidad una buena herramienta para controlar el flujo de caja del departamento mes a mes.
En el borrador hay que incluir partidas para gastos eventuales. Es frecuente que departamentos como el de Recursos Humanos estén sujetos a gastos inesperados para los que no se hayan asignado fondos de manera específica. La planificación para dichas eventualidades puede ser difícil. Por consiguiente, puede ser apropiada la creación de una partida para cubrir este tipo de eventualidades relacionadas con la empresa.- Siempre hay que reservar dinero para emergencias. Puedes tenerlo invertido, pero siempre en productos que puedas rescatar.
4. Una vez finalizado el borrador, es el momento de compararlo con lo anteriormente gastado por cada departamento, gracias a herramientas como la contabilidad de costos. Para ello se deberán examinar y explicar los aumentos o descensos significativos en los costos. También es necesario revisar los costos impactados por la cantidad de miembros del personal para establecer su coherencia con las variaciones justificadas.
5. A partir de ese momento, el presupuesto está listo para su aprobación definitiva.
Pero eso no quiere decir que el trabajo haya acabado, ya que los presupuestos tienen que ser revisados periódicamente. De esta forma se puede detectar si hay alguna desviación y realizar los ajustes necesarios llegado el momento.
