Cada día los empleados hacen compras pequeñas y frecuentes de herramientas, servicios y suscripciones necesarias para su trabajo diario. ¿Cómo justifican los gastos derivados y su reembolso? Te ofrecemos una forma más fácil de presentar un informe de gastos.
Érase una vez los gastos de los empleados eran predecibles, poco frecuentes y lo suficientemente grandes para justificar el tiempo dedicado a reclamar reembolsos. Piensa en las cenas de clientes y los viajes de ventas mensuales. Si bien a nadie le gustaba presentar un informe de gastos, la necesidad era poco frecuente para que las empresas se salieran con la suya con un proceso orientado al control financiero, en lugar de alcanzar la comodidad para los empleados.
Pero esos días ya pasaron.
Cada día los empleados hacen compras pequeñas y frecuentes de herramientas, servicios y suscripciones necesarias para su trabajo diario. Y simplemente no tienen tiempo para los procesos de gastos de la vieja escuela.
La tarjeta corporativa virtual (y, lo que es más importante, todo el software, los análisis y la eficiencia de los procesos en torno a una tarjeta virtual) está cambiando todo eso.
¿Cómo puedes saber si tu empresa todavía opera con un proceso de gastos de la vieja escuela?
Comprueba si alguna de estas situaciones te resulta familiar:
- Tus empleados tienen su propia tarjeta de crédito corporativa, lo cual es excelente para compras rápidas, pero corren el riesgo de que se disparen los presupuestos, los gastos fuera de la política de gastos y el fraude.
- Tu equipo utiliza una única tarjeta corporativa compartida, lo que puede hacer que recopilar los recibos sea un desafío y necesite mucho tiempo, sin mencionar el riesgo de seguridad que implica que los miembros del equipo compartan los detalles de la tarjeta.
- Los empleados deben pagar las facturas de sus tarjetas de crédito personales y recibir un reembolso más tarde, lo que conlleva que una gran cantidad de conciliaciones manuales recaigan en tu trabajo y una carga adicional vaya a parar a tus empleados, que ya están ocupados.
Di hola a tu solución: las tarjetas virtuales
Una tarjeta corporativa virtual es como cualquier otra tarjeta de crédito corporativa o tarjeta de crédito de prepago emitida por un banco, pero con una ventaja digital. Sin una tarjeta física involucrada, las tarjetas virtuales son el modo perfecto de simplificar y optimizar tu política de gastos corporativos.
Así es como funciona una tarjeta virtual:
1. Emites una tarjeta.
2. Se crea una tarjeta virtual única que ofrece a tus empleados una financiación instantánea.
3. Puedes establecer límites de uso de la tarjeta, como categorías de compra, presupuesto, plazo y proveedores aprobados.
4. Tus empleados utilizan la tarjeta virtual online o presencialmente a través de Apple Pay o Google Pay.
5. Todos los detalles de la compra se registran en su sistema ERP en el momento de la transacción para una conciliación automática e inmediata.
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Optimizado y sencillo, es fundamental en este panorama empresarial actual tan acelerado. Las cosas han cambiado drásticamente desde que las tarjetas de crédito corporativas aparecieron en escena para financiar un número limitado de compras autorizadas, como pasajes aéreos y cenas elegantes para clientes. A medida que los empleados se alejaron del entorno de oficina tradicional, sus gastos han ido mucho más allá de los casos de uso anteriores. Ahora, los empleados que hacen trabajo en remoto e híbrido son responsables de gestionar una variedad de compras, como pagos a proveedores, suscripciones a SaaS, facturas de publicidad digital y costes de suministros para la oficina en casa.
Con una política de gastos de la vieja escuela, cada gasto vendría con su propio proceso de conciliación por separado. Pero con las tarjetas virtuales, tienes el poder de establecer límites de compra y controles de política por adelantado, así que no te hace falta conciliar nada más tarde, y significa que nunca habrá sorpresas a fin de mes.
Desde una perspectiva de supervisión, las tarjetas virtuales cambian las reglas del juego. Además de esos controles iniciales, las tarjetas virtuales aplican automáticamente sus políticas de gasto específicas, por lo que no es necesario contratar auditores humanos para realizar un seguimiento de todo. Y como todo es digital y automático, obtienes visibilidad en tiempo real de los gastos de tus empleados con análisis de datos integrales. También puede integrar su plataforma de tarjeta virtual con sus sistemas de contabilidad para que la liquidación de fin de mes sea todavía más rápida.
Es el momento de deshacerse de la política de gastos de la vieja escuela
Las tarjetas virtuales te ofrecen el poder de gastar de forma más inteligente y rápida sin el riesgo que conllevan las opciones de tarjetas corporativas de la vieja escuela. Solicita una demo aquí.
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