Optimiza tu programa de viajes corporativos y asegúrate el futuro

Un programa de viajes estratégicamente optimizado asegura que tu organización exprima hasta la última gota de valor de cada viaje. Al integrar soluciones tan flexibles y proactivas puedes conseguir que el programa de viajes de tu organización esté más preparado para el futuro que un viajero del tiempo con GPS, y que tu equipo aproveche las oportunidades emergentes como si fueran rebajas de fin de temporada. Te lo contamos todo en este artículo. 

1. Paso 1: Prioriza la comunicación fluida con todos los viajeros de negocios.
2. Paso 2: Crea una experiencia de viaje perfecta.
3. Paso 3: Prioriza la salud y el bienestar de los viajeros corporativos.
4. Paso 4: Establece relaciones estratégicas con los proveedores.
5.Acerca de Emburse®

Optimiza y prepara tu programa de viajes de negocios para el futuro

Se espera que el gasto mundial en viajes de negocios alcance los 1,9 millones de euros en tres años. Si bien esta cantidad indica una recuperación pospandémica, los resultados de la GBTA afirman que seguimos por debajo de los niveles previos al COVID, si se tiene en cuenta la inflación.

Las presiones inflacionistas seguirán generando incertidumbre en los programas de viajes corporativos, por lo que las empresas deberán:

• crear una política de viajes que priorice la seguridad de los viajeros y al mismo tiempo les permita alcanzar los objetivos de la organización;
• identificar mejoras de procesos estratégicos para elevar la experiencia de viaje en general y, al mismo tiempo, optimizar el cumplimiento de las políticas de viaje y el control del gasto en viajes;
• integrar la salud y el bienestar en los viajes corporativos para mantener a los empleados satisfechos, sanos y comprometidos;
• determinar ciertos cambios en la política de viajes de la empresa que conduzcan a prácticas de viajes de negocios más sostenibles.

Si este tipo de desafíos te quitan el sueño, nuestra lista de verificación para optimizar tu programa de viajes corporativos está aquí para ayudarte. A continuación, te detallamos lo que necesitas para crear un programa de viajes flexible que priorice la comunicación, mejore las experiencias de los viajeros, promueva la salud y el bienestar y gestione eficazmente a los proveedores.

Paso 1: Prioriza la comunicación fluida con todos los viajeros de negocios.

Objetivo: Proporcionar una plataforma de gestión de viajes clara para que los viajeros de negocios comprendan el estado actual de los viajes, una plataforma que les ofrezca información en tiempo real para tomar decisiones informadas y permita diseñar estrategias para sus viajes futuros.

• Revisar, aprobar y distribuir tus calendarios de viajes de negocios con las partes interesadas. 
• Crear un plan de comunicación para informar periódicamente a los viajeros corporativos sobre lugares de viaje seguros, requisitos regulatorios, actualizaciones de las políticas de viajes corporativos y recursos para mujeres y grupos minoritarios.
• Comprobar el funcionamiento de los protocolos y canales de comunicación para garantizar que los mensajes se transmiten correctamente. 
• Enumerar opciones de viaje y sitios web de confianza que ofrezcan información actualizada sobre las regulaciones y condiciones actuales, categorizadas por ubicación.
• Explicar claramente las actualizaciones y la documentación requeridas en relación con el perfil del viajero para viajes nacionales e internacionales.
• Recomendar a los viajeros que consulten directamente con las organizaciones a fin de confirmar cualquier normativa adicional para visitantes externos.
• Colaborar con Recursos Humanos sobre su incorporación a la oficina después de un viaje, en cuanto a los empleados de la oficina.

Paso 2: Crea una experiencia de viaje perfecta.

• Actualizar tu política de viajes corporativos para establecer límites claros y sugerencias de reservas anticipadas para cada tipo de gasto, tales como desplazamientos en avión o tren, alquileres de automóviles, viajes compartidos y uso de servicios de otros proveedores de economía colaborativa.
• Mejorar tu política de viajes incluyendo cláusulas adicionales que aborden cambios temporales, como políticas de gastos de trabajo híbrido, gestión de proveedores no preferentes o situaciones en las que los servicios negociados no estén disponibles.
• Publicar tu política de viajes y gastos en una ubicación central y dentro de tu solución de gastos para que los empleados que viajan tengan acceso a ella.
• Mejorar la gestión del presupuesto de viajes y racionalizar la inversión en cada viaje de negocios aprovechando las evaluaciones y los flujos de trabajo de aprobación previos al viaje.
• Crear controles de políticas personalizados que marquen automáticamente los gastos de viaje que no cumplen con las normas o que están fuera de la lista de proveedores preferidos.
• Optimizar y automatizar tu proceso de envío, revisión y aprobación de gastos para eliminar flujos de trabajo complejos y capturar todos los datos necesarios sobre los gastos y viajes.
• Delegar tareas en otros aprobadores de reserva en caso de que el aprobador principal no esté disponible.
• Realizar encuestas sobre el compromiso de los viajeros después de los viajes para ayudar a orientar la tarea crucial de reconstruir un buen programa de viajes.
• Asegurarse de que los viajeros conocen tus contactos de emergencia y cómo obtener asistencia en carretera.
• Aprovechar una solución de gestión de viajes de autoservicio con aplicaciones que simplifican todo, desde la reserva de viajes hasta el registro de entrada o salida de hoteles.

Paso 3: Prioriza la salud y el bienestar de los viajeros corporativos.

Objetivo: Implementar un programa de viajes gestionado eficazmente que apoye el bienestar físico y mental de cada viajero corporativo.

• Proporcionar servicios, oportunidades y herramientas de viajes corporativos para que los empleados evalúen los riesgos relacionados con sus viajes.
• Elaborar informes de evaluación de la gestión de riesgos asociados a los viajes que incluyan en detalle datos consolidados a nivel mundial, antes de viajar a destinos de alto riesgo.
• Colaborar con Recursos Humanos para garantizar un adecuado deber de diligencia y abordar los riesgos en los viajes de negocios.
• Implementar un programa de bienestar para ayudar a los empleados a afrontar los factores estresantes relacionados con los viajes en el país de origen o en el extranjero.
• Proporcionar recursos adicionales de salud mental y seguros complementarios para que los viajeros puedan acceder a una atención de calidad independientemente de su cobertura personal.
• Consultar periódicamente a los empleados para asegurarse de que se sienten apoyados y cómodos cuando viajan en nombre de la empresa.
  

Paso 4: Establece relaciones estratégicas con los proveedores.

Objetivo: Establecer relaciones sólidas con los proveedores preferentes para satisfacer las expectativas de todos.

• Aprovechar el análisis de los datos asociados a los viajes para dar forma a su política de viajes, identificar oportunidades de ahorro y fomentar mejores decisiones de reserva.
• Comunicarse periódicamente con los proveedores preferentes para identificar cualquier influencia que pueda afectar a la disponibilidad, las tarifas o los servicios.
• Renegociar los términos para tener en cuenta los volúmenes de viajes modificados y así poder mantener los contratos negociados.
• Revisar los contratos para ver si hay tarifas adicionales que puedan haberse introducido recientemente, como aquellas correspondientes a unos procedimientos de limpieza mejorados.
• Solicitar información adicional sobre cambios en las rutas de servicio, debido a circunstancias imprevistas.
• Conocer los protocolos sanitarios de los proveedores para garantizar la seguridad del viajero y averiguar si se aplican tarifas adicionales.
• Establecer objetivos ambientales, sociales y de gobernanza (ESG) con los proveedores, por ejemplo:
  
  • reducir la huella de carbono seleccionando proveedores que compensen las emisiones mediante créditos de carbono u otras iniciativas de sostenibilidad como fuentes de combustible;
  • seleccionar opciones de hotel con procedimientos, políticas y servicios respetuosos con el medio ambiente;
  • elegir proveedores de alquiler de coches que ofrezcan vehículos híbridos para reducir las emisiones.
    

Un programa de viajes estratégicamente optimizado, diseñado para mantenerse dinámico en condiciones cambiantes, garantiza que tu organización maximice el valor de cada viaje. Al integrar soluciones flexibles y proactivas, puede ayudar a que el programa de viajes de tu organización esté preparado para el futuro y a que tu equipo aproveche mejor las oportunidades emergentes para generar un impacto comercial sostenido.

Acerca de Emburse

Emburse ofrece un innovador software de gestión de viajes de extremo a extremo que resuelve los desafíos a los que se enfrentan las organizaciones con visión de futuro. Más de 12 millones de empresas líderes en el sector de los viajes y las finanzas, así como profesionales de negocios de todo el mundo, confían en nuestra gama de productos galardonados. Más de 20.000 organizaciones en 120 países, que incluyen desde corporaciones Global 2000 y pymes hasta agencias del sector público y organizaciones sin fines de lucro, cuentan con nosotros para gestionar eficazmente sus viajes de negocios y afrontar con facilidad los gastos de los empleados.