A menudo concebimos la digitalización y la optimización de los procesos financieros como un sistema binario. El paso de un proceso manual a una solución de software que automatice los procesos básicos es la dirección correcta para eliminar el fraude y el gasto excesivo. Te explicamos por qué.
Uno de los conceptos erróneos sobre la digitalización y la optimización de los procesos financieros es pensar que se trata de algo binario. O bien (a) tu organización todavía utiliza hojas de cálculo, y muchos procesos impulsados manualmente por los empleados, de modo que ha llegado el momento de cambiar a una solución de software, o bien (b) se ha pasado a una solución de software para gestionarlos, por lo que ya está totalmente listo.
Sin embargo, estos procesos están llenos de matices, y conllevan implicaciones para tu equipo financiero. Pasar de un proceso principalmente manual a una solución de software que permita automatizar los procesos básicos es, sin duda, un paso en la dirección correcta. Aunque en realidad se trata solo del primer paso de un trayecto para pasar de muchos procesos dispares basados en papel a una solución integrada y totalmente automatizada, que elimina el fraude y el dispendio, al tiempo que optimiza el gasto y ayuda a gestionar el flujo de caja.
Entonces, ¿qué significa realmente la optimización del gasto en una situación real? Significa que, como equipo, tienes mucho más control sobre todos los aspectos del gasto de tu organización, ya sea el café matutino y la magdalena de un empleado, o el alquiler de tus oficinas. Sabrás lo que te has gastado, qué salidas de efectivo puedes anticipar, y cuándo y cómo debes efectuar los pagos, y podrás asegurarte de que todo ello se ajusta a la política de tu organización.
También se trata de hacer que tu gasto cuente realmente y trabaje en tu beneficio. ¿Están aprovechando tus empleados los descuentos corporativos en las aerolíneas y los hoteles? ¿Eres capaz de procesar las facturas con la suficiente rapidez para aprovechar los descuentos de tus proveedores por pronto pago? ¿Cuánto gasto puedes trasladar a las tarjetas virtuales para poder beneficiarte de los reembolsos en efectivo?
Aunque es posible que hayas dejado atrás la antigua forma de hacer las cosas, he aquí algunas formas de llevar la gestión de tus gastos al siguiente nivel (y más allá).
Gastos de empleados
- A la antigua usanza: Principalmente de forma manual, con algún uso de la tecnología, como escanear y enviar por correo electrónico los recibos para tu aprobación.
- El primer paso: Implantación de una solución de automatización de gastos para recopilar y procesar la información de los gastos de los empleados.
- Totalmente optimizado: Experiencia totalmente automatizada y casi en tiempo real, desde la compra hasta el reembolso.
Reservas de viajes
- A la antigua usanza: Reservas de los propios viajes de los empleados en sitios de consumidores con escasa supervisión.
- El primer paso: Utilización de una empresa de gestión de viajes/herramienta de reservas para aplicar la política de viajes.
- Totalmente optimizado: Enfoque integral para recopilar, analizar y controlar los gastos de viaje, que utiliza los datos de viaje para negociar con los proveedores.
Facturas
- A la antigua usanza: Principalmente de forma manual, con algún uso de la tecnología, como escanear y enviar por correo electrónico las facturas para su aprobación.
- El primer paso: Aprovechamiento de una solución de automatización de las cuentas a pagar con tecnología OCR para presentar y aprobar facturas en línea.
- Totalmente optimizado: Proceso totalmente automatizado, desde el envío hasta la conciliación, con una visión completa de todas las facturas.
Conformidad de los gastos
- A la antigua usanza: Políticas vagas, arbitrarias y difíciles de aplicar.
- El primer paso: Configuración de las políticas de gastos en las soluciones de automatización de gastos y de las cuentas a pagar.
- Totalmente optimizado: Capacidad de aprendizaje automático incorporada con revisión específica por parte de auditores independientes para eliminar todos los gastos no incluidos en las políticas implantadas.
Análisis
- A la antigua usanza: Datos aislados atrapados en sistemas dispares, lo que hace que el análisis manual sea engorroso e inexacto.
- El primer paso: Creación de informes básicos con capacidades limitadas de paneles de análisis de alto nivel.
- Totalmente optimizado: Capacidades analíticas a medida, que permiten tomar decisiones estratégicas basadas en datos frente a la intuición.
Aunque la optimización de los gastos es ciertamente una iniciativa basada en la tecnología, también supone un cambio en la forma en la que las empresas ven la función de gestión de los gastos. Requiere adoptar un enfoque más estratégico e integral basado en soluciones. Esto implica la gestión del cambio dentro de la organización para implementar completamente estas capacidades y educar a los equipos en la optimización de los gastos, así como revisar y actualizar los procesos de forma regular.
A largo plazo, los beneficios de hacer de la optimización de los gastos una piedra angular de las finanzas de la organización pueden ser significativos, ya sea para lograr equipos más productivos, costes más bajos, mejora de la conformidad o una mejor posición financiera.
Si deseas obtener más información sobre el modelo de optimización de los procesos de gasto de Emburse Captio y cómo podría beneficiar a tu organización, ponte en contacto con nosotros estaremos encantados de ayudarte a trazar una ruta hacia una posición financiera más sólida :-)
