La contabilidad de gastos e ingresos es una herramienta fundamental para conocer el buen estado de salud de tu empresa. Lo ideal es elaborar este balance todos los meses y reforzarlo con un resumen anual, donde vengan anotados desde las ventas y los préstamos hasta los conceptos de alquiler, suministros, imprevistos o nóminas. De este documento contable hablaremos a lo largo de este artículo.
Llevar un control de las finanzas, y llevarlo bien, es fundamental para que una empresa tenga éxito. Con la contabilidad de gastos e ingresos podrás saber si tu empresa está ganando dinero. Es por ello que debes realizar un balance periódicamente, preferiblemente mes a mes. Después habrá que hacer un balance anual.
En este documento contable debes anotar todas las entradas y salidas de dinero mensuales para poder conocer el resultado. Más adelante profundizaremos en la representación contable de estos conceptos, pero como adelanto debes saber que en los ingresos tienes que incluir las ventas o los préstamos, por ejemplo. En los gastos van el alquiler, los suministros, las nóminas, los materiales de producción, los gastos imprevistos, etc.
No te preocupes si un mes tienes pérdidas, pues esto puede deberse a un imprevisto que haya surgido de forma puntual. Lo bueno es que con la contabilidad de gastos e ingresos tendrás controlados los números. Podrás conocer, además, datos como cuál es la temporada en la que obtienes más ingresos o cuándo suben los gastos variables. Una vez sepas todo eso, podrás tomar medidas para llevar a cabo campañas que incrementen las ventas en épocas bajas o compensar los gastos extra con medidas de ahorro.
Conceptos de ingreso, gasto y resultado
Para que una contabilidad de gastos e ingresos sea correcto debes empezar por tener claro qué son los ingresos, los gastos y los resultados.
Los ingresos
Es la entrada de dinero. Esto se consigue, principalmente, mediante las ventas de productos o servicios. Otros ingresos pueden ser los intereses generados por ciertas inversiones, la subvenciones, los ingresos generados por alquileres o venta de inmuebles propiedad de la empresa y/o las comisiones.
Los gastos
Para que una empresa obtenga ingresos tiene que realizar un esfuerzo económico, como pagar las nóminas a sus trabajadores, comprar material, contratar publicidad, pagar el alquiler, las comisiones de los bancos y los seguros, hacer frente a los gastos de viaje de los trabajadores o abonar las facturas de los suministros. Todo eso son gastos.
El resultado
Es la cifra que sale de restar la suma de los gastos a la suma de los ingresos.
Ingresos - Gastos = Resultado
Por regla general, el resultado se calcula de forma anual. Si en ese período los ingresos superan a los gastos, quiere decir que tu empresa ha obtenido beneficios (saldo positivo). Si ocurre lo contrario, estás entrando en pérdidas (saldo negativo).
En el Plan General Contable, el resultado debe reflejarse en la cuenta 129, “Resultados del Ejercicio”. El saldo se recoge en el pasivo del balance de situación, dentro del neto patrimonial.
Diferencias entre gasto/pago, ingreso/cobro y gasto/coste
Del mismo modo que conviene tener claros los conceptos de gastos, ingresos y resultados, para llevar bien la contabilidad de gastos e ingresos hay que saber distinguir entre gastos y pagos, ingresos y cobros o gastos y costes.
Diferencia entre gasto y pago
Una cosa es tener un gasto y otra pagarlo. Por ejemplo, tu empresa le compra a un proveedor material (gasto), pero si haces el abono a 30 días, has recibido el pedido pero todavía no lo has pagado.
Por tanto, el pago se efectúa cuando el dinero sale de la caja, mientras que el gasto es la obligación que tienes de pagar ciertos productos o servicios.
Diferencia entre ingreso y cobro
Del mismo modo, tu empresa puede haber vendido cientos de unidades de un producto (ingresos) y cobrar el dinero en el momento o tener que esperar un tiempo hasta que el cliente haga el pago. Por tanto, aunque teóricamente haya unos ingresos, no se habrá producido el cobro hasta que el dinero no entre en caja.
Diferencia entre gastos y costes
El coste, por su parte, tampoco debe ser confundido con el gasto. Mientras que este último es el dinero que se va en las compras, el coste es el consumo de los factores productivos que redundarán en una transformación económica. Se podría decir que el gasto es el resultado de sumar el coste más la inversión.
Representación contable de los gastos, ingresos y resultados
Dicho todo esto, ahora toca saber cómo se representa la contabilidad de gastos e ingresos. Lo mejor es ir por partes.
Los gastos
Normalmente, las cuentas de compras y gastos (grupo 6) hay que anotarlas en el “Debe” del subgrupo correspondiente. Por ejemplo, los gastos por compras (incluidos los impuestos que graven adquisiciones y el transporte), se cargarán en la cuenta del subgrupo 60. Del mismo modo, los gastos de personal irán en el desglose del subgrupo 64.
Si ocurre que más adelante se anula o minora alguna partida, hay que apuntarlo en el “Haber”.
Los ingresos
En lo referente a los ingresos, por regla general estos se anotarán en el “Haber”. Las ventas e ingresos están contempladas en el grupo 7 del Plan General Contable.
Si se producen anulaciones o minoraciones de ingresos que ya han sido contabilizados, estas deben anotarse en el “Debe” del saldo al cierre del ejercicio contable.
Los resultados
Por su parte, para contabilizar los resultados hay que trasladar a una cuenta nueva tanto los ingresos como los gastos. Dependiendo de si el saldo es positivo o negativo, se le dará distinto asiento.
