A menudo se produce confusión en el momento de diferenciar los gastos de representación de los de viaje en general. Esto se debe en gran medida a las diferentes formas de clasificarlos que se dan en las empresas. A continuación, te explicamos la diferencia entre ambos tipos de gastos profesionales.
Para una correcta imputación y control de los gastos por parte de la empresa, conviene diferenciar los que están relacionados con la captación y el fomento de la relación con los clientes de los que están relacionados con la operativa o forma de trabajar de la empresa. De aquí se derivan dos conceptos diferentes: los gastos de viaje y los de representación.
Diferencia entre gastos de representación y gastos de viaje
La diferencia entre ambos gastos está en la finalidad. Mientras que los gastos de representación son los que se producen para representar a la empresa ante clientes y proveedores, los gastos de viaje están relacionados con el desempeño de la acción comercial. ¿Sigue sin quedarte claro? Vamos a explicar cada uno de estos conceptos de forma separada
Empezaremos por los gastos de viaje o desplazamiento. Estos hacen referencia a las cantidades derivadas de las actividades de un empleado o empleada en un lugar distinto del centro habitual donde desarrolla su actividad por exigencias del trabajo.
Un ejemplo claro serían los gastos relacionados con el desplazamiento de un empleado a las oficinas de un cliente para ofrecerle una formación, los gastos derivados de la visita que un técnico haría para solucionar un problema o los ocasionados por un desplazamiento por formación. Aquí se incluirían también los gastos de transporte, de alojamiento y de manutención.
Por su parte, los gastos de representación están destinados a que el trabajador o trabajadora represente, promocione, consolide o mejore la relación e imagen de la empresa delante de los clientes o proveedores. Todo ello, con la finalidad de recibir un beneficio comercial y empresarial. Además de mejorar la imagen de la empresa, la de sus trabajadores y su posicionamiento en el mercado.
Los gastos de representación están contemplados en la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio (LIRPF), y por la Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades.
Algunos ejemplos de este tipo de gastos serían los generados por una reunión con un cliente, un regalo de empresa, una invitación a un restaurante o incluso invitaciones a sesiones relacionadas con el cuidado y bienestar.
Los gastos de representación según la ley
Realizar bien esta diferenciación es importante para la empresa, porque los gastos de representación disponen de una regulación específica en el marco legal español. En la Ley del Impuesto sobre Sociedades, por ejemplo, se especifica los detalles en cuanto a si un gasto de representación es deducible o no.
Dicha norma establece que los gastos de representación deducibles son aquellos marcados como necesarios para la actividad de la empresa y para generar ingresos a la misma.
Concretamente, establece deducciones en los siguientes casos:
- Los gastos por relaciones públicas con clientes o proveedores.
- Los gastos realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes o la prestación de servicios.
- Gastos que se efectúen de acuerdo con los usos y costumbres respecto al personal de la empresa.
- Gastos que se encuentren correlacionados con los ingresos.
Por tanto, hay varios gastos que podrían encuadrarse dentro de esta definición. Los más comunes son los siguientes:
- El pago de estancias en hoteles a los clientes.
- Invitaciones a restaurantes para captar a clientes (este gasto es diferente al que se hace como concepto de manutención durante un viaje de negocios).
- Inscripciones en cursos, jornadas, conferencias, talleres y demás.
- Regalos de empresa (dentro de un precio razonable).
- Entradas a espectáculos deportivos (fútbol, baloncesto, hipódromo…).
- Entradas a espectáculos culturales y de ocio (cine, conciertos, teatro, parques temáticos...).
- Invitaciones a sesiones relacionados con el cuidado y bienestar (una sesión de spa, por ejemplo).
¿Hay un límite para los gastos de representación?
Si posteriormente esos gastos son deducibles, ya depende de los establecido por la Agencia Tributaria. En este sentido, es importante recordar que el importe anual destinado a los gastos de representación deducibles no puede ser superior al 1% del importe neto de la cifra de negocios en ese mismo ejercicio.
Como se puede observar, el factor fundamental para diferenciar un tipo de gastos del otro es la finalidad de las acciones que el trabajador o trabajadora va a realizar. De todas formas, existen casos en lo que esta diferenciación es en cierto grado subjetiva. Eso ocurre, por ejemplo, cuando un trabajador acude a un congreso en otra ciudad y posteriormente queda a comer con un cliente. ¿Dónde está la línea que separa los gastos de viaje y los de representación?
En estos casos, la empresa debe establecer de forma clara cómo diferenciar ambos conceptos en su política de gastos.
