Por su propia definición, los gastos de representación están pensados para potenciar comercialmente la empresa para representarla ante clientes y proveedores. Por tanto, en principio serían deducibles siempre y cuando cumplan con determinados requisitos formales. Sin embargo, el concepto de “finalidad comercial” suele ser demasiado flexible. Por eso se regula específicamente.
La Ley del Impuesto sobre Sociedades establece que los gastos de representación deducibles son aquellos marcados como necesarios para la actividad de la empresa y para generar ingresos a la misma. Sin embargo, en la realidad, distinguir esto no es tan sencillo. Se tienden a considerar gastos de naturaleza opcional para el desarrollo del negocio ciertos gastos que en realidad son fundamentales para la empresa.
¿Cuáles son los gastos de representación más comunes?
Gastos de representación hay muchos, aunque si hubiera que escoger los más comunes la lista se quedaría en 6:
- Pago de estancias en hoteles a los clientes.
- Invitaciones a restaurantes.
- Inscripciones en jornadas, conferencias, talleres, etc.
- Regalos de empresa.
- Entradas a espectáculos deportivos y de ocio.
- Invitaciones a sesiones relacionados con el cuidado y bienestar.
Todos ellos están destinados a que los trabajadores representen, promocionen, consoliden o mejoren la relación e imagen de la empresa delante de los clientes o proveedores. A cambio, se obtiene un beneficio comercial y empresarial.
La Agencia Tributaria marca una serie de pautas para que un gasto pueda ser considerado deducible. Aparte de que el justificante relacionado cumpla ciertos requisitos formales, para que un gasto sea deducible éste debe ser imputable de forma contable, es decir, debe estar contabilizado en la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio. Esto vinculará el hecho de ser un gasto con un objetivo puramente empresarial.
En este sentido, es importante recordar que, por regla general, los gastos de representación se contabilizan en el grupo de cuentas 6 del Plan General de Contabilidad. Más concretamente, en la 62, la de “Servicios Exteriores”. Esta se divide, a su vez, en varios subgrupos. La más utilizada es la cuenta 627 (“Publicidad, propaganda y relaciones públicas”).
Además, tiene que ser un gasto que pueda ser imputable temporalmente y esté justificado en base a alguna documentación: facturas completas, recibos, nóminas, etc. La justificación es indispensable para poder tener el derecho de desgravar el gasto.
La ley del Impuesto de Sociedades en relación a los gastos de representación
La ley del impuesto de Sociedades es la encargada de regular, entre otras cosas, qué gastos de este tipo son deducibles y cuáles no. Dentro del ámbito legal, se consideran gastos de representación deducibles aquellos que cumplen con unas condiciones y finalidades que la empresa deberá justificar en una inspección tributaria. Según la Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto de Sociedades, se establece que los gastos de representación deducibles son aquellos marcados como necesarios para la actividad de la empresa y para generar ingresos a la misma. Concretamente, establece deducciones en los siguientes casos:
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Los gastos por relaciones públicas con clientes o proveedores. En este caso se establece un límite de deducibilidad en el uno por ciento de la cifra de negocios de la empresa en el periodo impositivo.
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Los gastos que, con arreglo a los usos y costumbres, se efectúen con respecto al personal de la empresa.
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Los gastos realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes o la prestación de servicios.
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Gastos que se efectúen de acuerdo con los usos y costumbres respecto al personal de la empresa.
Por tanto, sí se consideran gastos de representación deducibles, entre otros: el pago de estancias en establecimientos hoteleros de los clientes; las entradas a espectáculos deportivos (fútbol, baloncesto, hipódromo…), culturales y de ocio (cine, conciertos, teatro, parques temáticos...); los regalos de empresa (dentro de un precio razonable); las inscripciones en cursos, jornadas, conferencias, talleres y demás; el pago de sesiones relacionados con el cuidado y bienestar (una sesión de spa, por ejemplo); la asistencia a conferencias o las invitaciones a restaurantes (cuando la comida sea para captar clientes, cuestión diferente al concepto de manutención durante un viaje de negocios).
Cómo justificar las comidas de trabajo
Precisamente las comidas de trabajo son los gastos de representación más frecuentes. En ellas se crea un clima más distendido que en un despacho, lo que facilita las relaciones de negocios. No obstante, solo se consideran gastos deducibles los que se producen en un establecimiento hostelero (y hotelero). Si la cena es en un domicilio privado, no se puede pedir la deducción de nada.
Recuerda que, para poder deducir el gasto de representación de una comida de negocios, tienes que pedir la factura justificativa completa (con nombre de la empresa, razón social, NIF, datos del proveedor, fecha, número de factura, desglose de los conceptos, base imponible y tipo impositivo) e incluir el número de comensales y el motivo de la comida.
Tanto en esta situación como en cualquier otro gasto de representación que una empresa quiera deducir, es importante tener preparado un motivo que justifique ese desembolso. Este puede ir desde una operación comercial a la firma de un contrato, pasando por la negociación de un vínculo empresarial, la presentación de una oferta o el simple mantenimiento de una relación comercial.
Gastos de representación no deducibles
Dentro del mismo artículo, se establece que, entre otros, no son deducibles gastos como los siguientes:
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Los que representen una retri
bución de los fondos propios. -
Los derivados de la contabilización del Impuesto sobre Sociedades. No tendrán la consideración de ingresos los procedentes de dicha contabilización.
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Las multas y sanciones penales y administrativas, los recargos del periodo ejecutivo y el recargo por declaración extemporánea sin requerimiento previo.
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Las pérdidas del juego.
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Los gastos de actuaciones contrarias ordenamiento jurídico.
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Los donativos y liberalidades (los gastos que no son necesarios para el funcionamiento de la empresa o la actividad comercial).
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Las dotaciones para planes y fondos de pensiones.
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Las operaciones realizadas, directa o indirectamente, con personas o entidades residentes en países o territorios calificados como paraísos fiscales o que se paguen a través de personas o entidades residentes en estos, excepto que el contribuyente pruebe que el gasto devengado responde a una operación o transacción efectivamente realizada.
Como se puede apreciar, el legislador trata de acotar el abanico de posibilidades de deducción. En cualquier caso, un criterio que se deberá tener siempre en cuenta es la realización del gasto realizado con la actividad empresarial que se realiza.
El límite de los gastos de representación
También es importante señalar que el importe anual destinado a los gastos de representación deducibles no puede ser superior al 1% del importe neto de la cifra de negocios en ese mismo período impositivo. Así lo establece el artículo 15 de la citada Ley del Impuesto sobre Sociedades.
Esto es así desde la reforma fiscal del año 2014, que introdujo como medida para combatir el fraude fiscal el establecer un mayor control en ciertos gastos. Entre ellos, los de representación. Antes del 1 de enero de 2015 no había límites. Tampoco se diferenciaban los gastos dedicados a la promoción (directa o indirecta) de la venta de bienes o la prestación de servicios de los destinados a relaciones públicas con clientes o proveedores.
Los gastos de representación en el IRPF
Hasta aquí has visto cómo se regulaban los gastos de representación en el Impuesto de Sociedades. Cuestión aparte es la fiscalidad correspondiente al IRPF. En este caso, los gastos de representación están contemplados en la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio.
Pues bien, debes saber que cuando son los propios trabajadores quienes soportan ese desembolso, no están obligados a reflejarlo en la declaración del IRPF. Al no haber ganancia personal, no se imputa como ingreso. Tampoco como gasto deducible.
Para justificar los gastos de representación y pedir la devolución del importe adelantado, lo más habitual es que los trabajadores rellenen una hoja de gastos similar a la de los gastos de viaje.
Por su parte, los profesionales autónomos que declaran el IRPF por el régimen de estimación directa pueden desgravar más o menos lo mismo que las empresas en el Impuesto de Sociedades (los autónomos que se rigen por módulos no pueden porque pagan una cuota fija). Al considerarse como gastos de relaciones públicas, deben incluirse en el grupo de “Otros servicios exteriores”.
¿Qué ocurre con el IVA de los gastos de representación?
El IVA de los gastos de representación también puede recuperarse, pero la normativa es poco flexible. Para empezar, es imprescindible que los conceptos estén vinculados a la actividad económica desarrollada por la empresa o el trabajador por cuenta propia. Además, los importes que excedan de los razonable, no suelen admitirse.
También es necesario contar con la factura original completa. Es más frecuente de lo que se cree que el trabajador solo disponga de un tique o una factura simplificada del restaurante. Y eso por sí solo no sirve para pedir la devolución del IVA soportado. 
¿Qué se puede hacer en esos casos? Hay dos opciones: una, ponerse en contacto con el establecimiento emisor y pedir la factura completa. Este paso no sería un problema grande si tan solo se necesita una factura. Pero si es necesario repetir la operación varias veces, el proceso puede ser tedioso y llevar mucho tiempo. Lo bueno es que existe otra posibilidad: las plataformas especializadas en la recuperación del IVA de los gastos de viaje y de representación.
Un solo clic será suficiente para digitalizar los justificantes de gastos y tenerlos siempre guardados, listos para cuando el departamento de contabilidad los necesite.
Se calcula que alrededor del 10% de los gastos de representación se quedan sin desgravar el IVA porque las empresas incumplen los requisitos de la Agencia Tributaria o porque desconocen la cantidad gastada en cada proveedor. Con una buena herramienta de análisis de gestión del gasto se acabaría el problema. Para muchas empresas, la inversión que supone contar con una plataforma especializada es bastante inferior a lo que se ahorrarían si desgravasen el IVA que les corresponde.
