La digitalización también se ha hecho un hueco en los viajes de negocios. La gestión de viajes tradicional para un equipo de empleados y su planificación conlleva varias dificultades que pueden resolverse con el uso de una buena plataforma. ¿Te apuntas a gestionarlo con herramientas digitales?
Cuando se trata de preparar viajes de negocios, la planificación y la gestión de viajes se convierte en una verdadera gincana de trámites que requiere un tiempo, difícil de encontrar en el día a día. Así que es habitual recurrir a las agencias de viajes de negocios para ayudar a las empresas a gestionar reservas de vuelos, hoteles y medios de transporte con más agilidad. Pero existe otra opción para business travellers en la que quizá no hayas pensado: una plataforma digital de gestión de viajes para planificar y supervisar todo el proceso de reservas de una forma más sencilla.
El paso hacia la simplificación en la tarea de gestionar business travel es la digitalización. Te describimos las 4 principales ventajas que obtendrás si empiezas a utilizar plataformas digitales para la gestión de viajes de negocios.
1. Simplificación en el proceso
Muy a menudo, la gestión habitual de un viaje para un equipo de empleados se traduce en el envío de sucesivos correos que dan inicio, confirmación y finalización de una solicitud de viaje. Un tiempo y un control del proceso que se pierden entre tantos mensajes. También es probable que no dispongas de toda la información necesaria para comprobar si las opciones de alojamiento, transporte y dietas son las más competitivas del mercado. ¿Difícil de verificar si no todo está en orden, verdad?
La simplificación en el proceso de reserva puede ofrecerte rapidez y control en la consulta y comparación de todas las opciones de transporte y alojamiento, algo que te permite obtener un ahorro en cuanto a las reservas que habías planificado. Además, autogestionando el proceso, el viajero de negocios gana libertad, autonomía y eficiencia gracias al uso de una plataforma.
2. Viajes de negocios más económicos
La política de viajes de cada empresa marca una serie de estándares que cada equipo debe cumplir. A menudo es difícil ajustarse a ellos con eficiencia y comodidad, e intentar no superar el presupuesto previsto. La limitación de las políticas de viaje no favorece que los travel managers lo puedan respetar, sobre todo, porque las tarifas cambian continuamente.
Con la mayoría de plataformas digitales de business travel, puedes acceder a la información actualizada en cada momento, incluso algunas ofrecen la posibilidad de definir políticas que se adapten a la información de tarifas en tiempo real y a los presupuestos corporativos. Es el modo más fácil de respetar el presupuesto sin temor a asumir variables de precio.
3. Más conciencia en el gasto
Es habitual en un viajero de negocios el desconocimiento del impacto que pueden ocasionar los gastos de un viaje en las finanzas de la empresa. Se sabe, según Expedia, que el 91% de viajeros de pequeñas empresas gastan más en alojamiento, comidas y servicio de habitaciones que en su presupuesto personal. Aquí se observan intereses distintos entre empresarios y empleados.
Con este contexto de partida, las soluciones digitales son un buen método para ayudar a empleados y business travellers a controlar presupuestos y políticas de viajes con eficiencia.
4. Datos para optimizar tu gestión de gastos
En el día a día el control de las finanzas de la gestión de viajes es difícil de sobrellevar. Tener acceso a los datos puede ayudar a mejorar los procesos de gestión de gastos y a optimizarlos. Una buena plataforma digital también genera datos con métricas que sirven para comparar, controlar y medir costes de reservas de vuelos, cargos no anunciados con antelación, frecuencia de viajes por empleado, frecuencia de alojamiento en hoteles y más datos útiles para las finanzas de tu empresa. Configurarás una base de datos que puede beneficiarte para negociar mejores acuerdos con las aerolíneas o los hoteles más utilizados por los viajeros de negocios de tu empresa.
Si quieres saber más sobre cómo podemos ayudarte en optimizar la gestión de los viajes corporativos, contacta con nosotros o déjanos un comentario a continuación. :-)
