Habrá muchos recuerdos perdurables de la pandemia del coronavirus. Uno que probablemente se pasará por alto en comparación, es que probablemente representará un momento de mayoría de edad para la oficina virtual. Con el creciente número de organizaciones que implementan políticas de trabajo desde casa para sus equipos, es probable que el uso de soluciones de colaboración y comunicación como Slack y Zoom aumente significativamente. Las empresas que anteriormente no usaban estas herramientas tanto (o nada) antes de la pandemia pero adoptaron su uso para trabajar en casa probablemente continuarán usándolas ampliamente una vez que sus empleados regresen a la oficina.
Una función que puede estar menos preparada para una política extendida de trabajo desde casa es la operación financiera, que a menudo sigue siendo mucho más dependiente de los procesos en papel que otras funciones. Las facturas y los gastos de los empleados a menudo todavía se envían por correo al departamento de finanzas, donde deben ser revisados y aprobados manualmente, a menudo por varios empleados, y luego incorporados en el sistema de contabilidad para su procesamiento. No solo requiere que el proceso esté físicamente centralizado, sino que también es increíblemente ineficiente y requiere tiempo y recursos que podrían gastarse mejor en otro lugar, ya sea en la oficina en tareas más productivas o utilizando el tiempo libre que la automatización puede ofrecer.
En el caso de que se requiera que los empleados trabajen desde casa, este proceso se descompone por completo. El correo externo se acumula y el correo dentro de la oficina se detiene. Sin nadie que revise y apruebe las facturas y los gastos de los empleados, o ingrese manualmente los datos en el sistema financiero, a los proveedores no se les paga y a los empleados no se les reembolsa. Si bien esto puede no causar problemas importantes si el cierre de una oficina dura una o dos semanas, si el evento continúa más allá de esto, podría comenzar a tener un impacto significativo en el flujo de caja personal y comercial. Muchas organizaciones e individuos ya están empezando a preocuparse por el impacto financiero del coronavirus a través de la pérdida potencial de salarios e ingresos, por lo que cualquier cosa que se pueda hacer para minimizar este impacto ayudará.
Alejar las funciones, como los gastos, la gestión de facturas de proveedores y la gestión de programas de tarjetas de procesos altamente manuales y en papel, no solo puede hacer que el proceso sea mucho más eficiente para los remitentes de gastos, que no tienen que preocuparse por guardar los recibos y completar hojas de cálculo, pero también hace que el proceso de aprobación y conciliación sea mucho más eficiente para el equipo de finanzas.
Los propietarios y vendedores de gastos simplemente necesitan capturar y cargar una imagen de recibo o reenviar un correo electrónico de compra al sistema, que escaneará y analizará automáticamente los datos de la transacción para crear una nota de gastos. Las reglas de política de gastos ya están configuradas en el sistema, por lo que no es necesario que los responsables (o supervisores) de gastos verifiquen si cada gasto está dentro de la política.
Una vez enviados, los gerentes reciben una notificación por correo electrónico de que tienen que aprobar un informe de gastos, que les solicita que inicien sesión en la solución de gastos. Allí, pueden ver fácilmente las imágenes de los tiques y los detalles de la transacción, y pueden ver si un gasto está dentro o fuera de una política corporativa con una notificación en pantalla. Una vez que han aceptado el gasto, la siguiente persona en la cadena de aprobación recibe su notificación, y así sucesivamente. Tras la aprobación final, los datos pueden exportarse automáticamente y se envía al banco de la organización para reembolsar al usuario los pagos.
La situación de los flujos de trabajo de aprobación de facturas se puede racionalizar de manera similar para admitir equipos de finanzas distribuidos, mediante la implementación de una solución de automatización de cuentas por pagar. Con la gran mayoría de las facturas ahora recibidas electrónicamente (ya sea a través de archivos PDF o facturas electrónicas), los destinatarios de las facturas en toda la organización pueden simplemente enviarlas por correo electrónico a una dirección de entrada centralizada, donde se pueden cargar automáticamente en el sistema. A partir de ahí, el flujo de trabajo es muy similar a un proceso de aprobación y pago de gastos en línea.
La solución de gestión de gastos puede extraer automáticamente los datos de los tiques (fecha, importe, proveedor etc.), por lo que no es necesario computar a mano la información de los gastos. De manera similar, cada supervisor recibe automáticamente los informes de gastos de su equipo y los puede revisar automáticamente en función de los límites de las políticas de gastos establecidas por la empresa.
Si bien mover estas dos funciones de gasto de procesos centralizados basados en papel a procesos virtuales basados en la nube puede ayudar en momentos en que el acceso a la oficina no es factible, también pueden generar importantes beneficios financieros y operativos a largo plazo. Estos pueden variar desde costos de procesamiento reducidos y menos errores, hasta un control de costes más efectivo y una visión más profunda y analítica del gasto corporativo, que puede impulsar mejoras estratégicas a largo plazo.
