Cada viaje de negocios les cuesta a las empresas españolas más de 700 euros de media, lo que supone un gasto anual medio de casi 70.000 euros. Esa cifra aumenta cuando se trata de empresas de más de 150 empleados. Por ello, es necesario tomar medidas para ahorrar costes.
Establecer un presupuesto, controlar las facturas, elaborar informes, negociar con proveedores y gestionar las reservas con cuidado para conseguir las tarifas más baratas son los primeros pasos a seguir para controlar los gastos de viaje. Aunque si hay algo que hoy en día se hace imprescindible es la necesidad de implantar políticas de viajes corporativos entre los empleados de la compañía.
¿Quieres saber cómo puedes implementar dichas políticas de gastos? Te proponemos que empieces por llevar a cabo 3 acciones:
1. Permitir el uso de SBT
Está bien que las empresas cuenten con empleados que negocien con proveedores y consigan acuerdos para beneficiarse de descuentos en billetes de avión y hoteles. Pero no es suficiente. Cada vez son más las grandes empresas que emplean las SBT (Self Booking Tools), es decir, las herramientas de autoreserva online que permiten a los trabajadores reservar sus viajes. Esto es tremendamente eficaz, pues el trabajador puede elegir los horarios y alojamientos que más se ajustan a sus necesidades.
¿Te ha pasado alguna vez que te han reservado un hotel lejos del lugar donde tienes el evento? Como consecuencia, has tenido que coger taxis que suponen un gasto extra para tu empresa. Eso es solo un ejemplo de lo que se puede evitar si dejas que sea el propio trabajador el que gestione sus reservas.
2. La clave está en las tarjetas corporativas
Todavía son muchas las empresas, incluso las grandes compañías, que dan el dinero en mano a sus trabajadores para que pague los gastos en los viajes corporativos. Esa medida implica que se pierda dinero en cambios de divisas, tiques que se extravían o en adelantos que no se computan cuando toca pagar las dietas. Asimismo, el trabajador pierde un tiempo muy valioso en recopilar los recibos para rellenar las notas de gastos.
Una forma sencilla de simplificar las cosas y que ayuda a un mejor control de los gastos empresariales son las tarjetas de empresa con control de gastos en tiempo real. Existe la posibilidad de que los empleados de una empresa sean los titulares de dichas tarjetas que sirven como medio de pago para los desembolsos necesarios durante sus viajes o para sus gastos de representación. Con ellas se eliminan anticipos, se controlan más los gastos porque tienes acceso en todo momento a cada uno de los movimientos efectuados, con lugar, fecha y hora en una plataforma online.
Además, las tarjetas de empresa comprueban que cada gasto se adhiera a la política interna de la empresa con avisos automáticos. De este modo, los administradores reciben una notificación en tiempo real si algún dato no es correcto o incumple la normativa propia de la organización.
3. Utiliza plataformas de control de gastos
Todas las políticas de gasto de las grandes empresas deberían incluir plataformas de control de gastos. Son la forma más sencilla de asegurarte de que tus empleados cumplen con la política de viajes de tu empresa. Herramientas como Emburse Captio que te permiten establecer controles y dar de alta alertas automáticas para todos los gastos de empresa que incumplan la política de gastos de viaje de la empresa. De esta forma, el usuario que se designe como supervisor recibirá informes periódicos de gastos que podrá dar de paso, aprobar parcialmente o rechazar en función de si estos cumplen o no con la política de gastos de la empresa.
Además, la automatización de la planificación de los programas de viaje o la medición y análisis de gastos automatizados son algunas de las funcionalidades que permiten detectar áreas de mejora o nichos de ahorro.
Por tanto, con estas plataformas es mucho más difícil que se den los fraudes internos más comunes, como pasar gastos efectuados en fin de semana o dar tiques duplicados.
