Cuando se habla de cuidar el bienestar de los empleados en las empresas lo normal es centrarse en los aspectos asociados al wellness empresarial y al employer branding: conciliación laboral, flexibilidad horaria, reconocimiento de los logros, formación, propuestas para mejorar la nutrición y la salud, entorno de trabajo cómodo, inspirador y seguro, buen ambiente laboral… Pero en ocasiones se deja de lado una cuestión que es igual de importante: el proporcionar a los trabajadores herramientas que les permitan desempeñar su labor de forma más rápida y eficiente.
Facilitar la gestión de los gastos es una forma más de preocuparse por el bienestar del empleado. Puede que sus beneficios no sean tan evidentes como pueden serlo el cheque restaurante o un tique para gasolina, pero están ahí.
Pedir facturas, guardarlas, rellenar las notas de gastos, pasarla a los supervisores, esperar a que les den el visto bueno… Los trabajadores que todavía tienen que reportar los gastos de empresa a la antigua usanza resoplan cada vez que llegan de un viaje y tienen que enfrentarse a esa tarea.
En cambio, si cuentan con un software que les facilite la labor y con el que puedan ir subiendo los tiques en el momento, estén donde estén, se quedarán más tranquilos. Esto redundará en su satisfacción y, como consecuencia, en su actitud.
Mayor bienestar es igual a más productividad
Por su parte, la empresa saldrá ganando tanto en organización como financieramente. La gestión de los gastos de viaje estará controlada de forma más eficaz. Al mismo tiempo, se reducirán las pérdidas asociadas al fraude intencionado o a errores humanos.
¿Sabías que los trabajadores tardan, de media, 20 minutos en completar una nota de gastos? Después, los responsables también tendrán que dejar de hacer su trabajo para revisar y aprobar las notas de los miembros de su equipo.
Por último, el departamento de contabilidad tendrá que hacer una nueva comprobación para repasar los gastos, verificar que todos los justificantes son correctos, además de introducir los datos en el sistema y ordenar el reembolso de esas cantidades.
¿De cuántas horas hablamos al final? Ese tiempo es dinero perdido para la empresa, un coste que hay que sumar al que ya de por sí ha supuesto el desplazamiento.
Otras formas de facilitar la tarea a los trabajadores y que son totalmente compatibles con las herramientas digitales de gestión de los gastos de viaje de empresa son, por ejemplo, que los trabajadores que tengan que desplazarse habitualmente cuenten con un coche de empresa y con una tarjeta corporativa.
También hay que tener en cuenta que una empresa que vela por el bienestar de los empleados conseguirá que estos estén más comprometidos, que trabajen más a gusto y sean más productivos. ¿A qué compañía no le interesa esto?
Cuidar el bienestar de los empleados como estrategia de marca
En este punto es importante que nos detengamos en un término que mencionábamos al principio de este artículo: el employer branding o, lo que es lo mismo, la estrategia de marca de una empresa para atraer y retener el talento.
Todas las acciones del employer branding están encaminadas a cuidar el bienestar de los empleados en la empresa. La estrategia consta de varios puntos esenciales. Uno de los más importantes es favorecer el buen clima laboral entre sus empleados y a nadie se le escapa que no es la primera vez que se produce un conflicto por culpa de los gastos de viaje.
Las prisas de los trabajadores por recuperar el dinero que han adelantado no casan con el tiempo que se tarda en revisar las notas de gastos. Y eso contando con que las cantidades cuadren correctamente. Otra buena razón para implantar un software de contabilidad en la nube.
¿Qué más pueden hacer las empresas para cuidar el bienestar de los empleados? Darles lo que todos buscan: un salario competitivo, un plan de carrera, comunicación fluida entre empleados y jefes, tener a los trabajadores en cuenta a la hora de tomar decisiones estratégicas, primar la calidad sobre la cantidad, facilidades para conciliar la vida personal y laboral, etc.
