Si te dedicas a organizar eventos sabrás que puede ser una tarea bastante compleja. Es algo que necesita tiempo y mucho rigor, ya que hablamos de tener controlados una gran cantidad de detalles y tenemos la presión de que no se nos escape ninguno. Para facilitarte esta tarea, te compartimos esta checklist.
Planteamiento inicial
Lo primero que habrá que desarrollar será una estrategia clara. No podemos a realizar un evento al azar. Tenemos que 
marcarnos unos objetivos y tener claro el tema que vamos a tratar y a quién vamos a invitar. Hay que llevar a cabo una planificación total del evento y eso incluye la personalización del mismo, es decir, adaptarlo a lo que, como empresa, queremos conseguir con la celebración de ese evento. ¿Qué queremos transmitir? Todo lo demás irá en función de nuestra respuesta a esta pregunta.
Según el tipo de evento que sea, requerirá de una antelación u otra. También va a influir en esto el destino elegido o el sitio en el que se quiera celebrar. Hay que evitar tener problemas de disponibilidad por lo que para reservar, será mejor ser previsores. Además, querrás estar al día de las tendencias en organización de eventos y eso requiere un poco de investigación previa.
Una vez claro esto, empezaremos a llevar a cabo cada uno de estos puntos:
Aproximadamente 3 meses antes
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Elige la antelación con la que te sientas más cómodo pero el espacio debe estar reservado y los invitados avisados con al menos 3 meses de antelación.
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Tenemos que tener claros los puntos fuertes y débiles del espacio elegido para, en base a esto, poder tener todo bajo control durante la realización del evento.
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Establecer una fecha límite para confirmar la asistencia. Esto se debe calcular en función de la flexibilidad que tenga el lugar elegido para facilitar el número definitivo de asistentes.
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El programa en el lugar de celebración debe estar más o menos claro a falta de definir horarios exactos. Duración aproximada de la jornada de reuniones, coffee breaks, almuerzos, material audiovisual, etc.
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Si necesitas contar con la colaboración de ponentes tanto internos como externos a tu empresa, debes dejarlo atado al menos 3 meses antes.
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Cualquier restaurante, actividad o excursión debe quedar reservada a falta de los detalles.
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No dejemos de lado la decoración. Si estamos organizando un evento para una marca, debemos introducir al menos los colores corporativos.
1 mes antes
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Es muy importante que los horarios encajen de forma que todo fluya con naturalidad. Un retraso no debe implicar un desastre posterior. Tenemos que tener un margen ya que los retrasos son muy habituales. Debe quedar definido el programa 1 mes antes. Esto puede variar, pero debemos basarnos ya en lo que consideramos una estructura final.
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Deja atados todo el tema de traslados, menús de restaurantes, dietas, horarios, números de personas en restaurantes, actividades, excursiones, etc.
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Manda el programa a los asistentes.
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Cualquier promoción que tengas que hacerle al evento debe empezar ya en este punto.
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Tener un listado de materiales que vamos a necesitar comprar nosotros mismos si se diera el caso.
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Hacer una lista de detalles como botellas de agua para los asistentes, regalo de bienvenida, carta de bienvenida y despedida.
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Revisar que tenemos contratado todo el material audiovisual necesario y acorde a las necesidades de los ponentes.
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Empieza a hacer uso de las redes sociales para darle promoción al evento.
2 semanas antes
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Haz un repaso de programa con todas las personas involucradas en la organización.
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Comprueba si tienes que enviar algo por mensajería al lugar de celebración del evento y si es así, envíalo.
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Si vas a promocionarlo a través de medios de comunicación, es el momento de lanzar la nota de prensa.
1 semana antes
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Haz un nuevo repaso de programa con todas las personas involucradas en la organización.
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Invita a los asistentes a descargarse la app del evento en caso de que la tengas.
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En caso de no tener una app disponible, no olvides imprimir el programa para repartirlos in situ a los asistentes.
Nos acercamos al evento: 1 día antes
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Llevar al lugar todo el material necesario.
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Preparar todo lo que puedas adelantar el día antes.
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Recuerda seguir usando las redes sociales para dar mayor visibilidad al evento.
El día del evento
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Llega al lugar con el tiempo suficiente como para poder desenvolverte ante cualquier imprevisto. Intenta que esté todo listo al menos 2 horas antes de la llegada de los participantes.
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Realiza un nuevo repaso de programa con cada persona que participa en la coordinación.
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Asegúrate de que la señalización y cartelería están ubicadas en el sitio correcto y de que tienes las acreditaciones de cada participante en caso de necesitarlas.
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Asegúrate de que la limpieza y la puntualidad no es problema y ten mil ojos para que cualquier cosa que necesite alguno de los participantes, sea atendida en el momento.
Después del evento
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Comprueba el grado en el que has conseguido el objetivo que te marcaste al principio.
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Envía una nota de agradecimiento a todas las personas involucradas tanto a los participantes como a los organizadores.
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Pide feedback para ver en qué puedes mejorar.
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Revisa las facturas y tenlas al día.
Para el presente post, hemos contado con la colaboración de:
