Los gastos de empresa son un campo que suele ser propenso a sufrir problemas relacionados con el fraude interno. La dificultad y recursos necesarios para llevar un control pormenorizado hace que a veces se aprovechen situaciones para llevar a cabo prácticas negativas para la empresa.
Fraude es una palabra que puede sonar un poco dura. En algunas situaciones, se es reticente a usarla para describir este conjunto de actividades que sirven para hinchar un poco la nota de gastos del trabajador y ganar unos pocos euros más. Se le puede llamar como se quiera, pero es un fenómeno que afecta a la mayoría de las empresas. Es una fuente más de gastos y es conveniente ponerle coto.
El fraude va muy en consonancia con el nivel de control percibido por los trabajadores a sus gastos. Dado que los procesos de análisis y revisión de los gastos reportados son tradicionalmente lentos y costosos, los encargados de la supervisión a menudo trabajan tomando solamente una muestra del conjunto de notas de gasto recibidas o elaborando análisis demasiado superficiales que no llegan a la raíz.
Esta sensación de falta de control propicia que algunos intenten triquiñuelas para inchar su nota de gastos. Duplicar tiques enviados, intercambiarse tiques con otros trabajadores, aumentar el gasto en dietas y kilometraje, presentar gastos fuera de plazo que no cumplen con las políticas de la empresa o que se aprueban sin una previa autorización... La variedad de trucos intentados es infinita y sujeta únicamente a la inventiva y atrevimiento de los responsables.
Emburse Captio ofrece una serie de funcionalidades para asegurar el cumplimiento de las políticas de gasto de la empresa con el mínimo de gastos posible en recursos. A partir de la información extraída de los tiques, Emburse Captio comprueba que se cumplan todos los criterios establecidos por la empresa, tique a tique, y puede conseguir mayores deducciones y ahorro en la gestión de los impuestos.
La empresa plasma directamente en Captio su política: importe máximo para una comida, costes de desplazamiento máximos para un directivo, tiques de gastos realizados en fin de semana, etc. Cualquier tipo de política es configurable. Al pasar la nota de gastos mediante Captio, comprueba automáticamente que cada gasto se adhiera a la política de gastos de la empresa, y el revisor recibe una alerta para cada situación potencialmente conflictiva. La decisión sobre su aprobación o no queda, eso sí, a su cargo.
Un sistema de control interno con una política de gastos bien detallada y comunicada puede evitar potenciales defraudadores. A menudo, el error pasa inadvertido cuando los márgenes sobre ventas o márgenes de beneficio son superiores, aquí es cuando hay que poner más atención e implantar medidas antifraude para evitar que se diluya dentro del porcentaje de beneficios y no se perciba como destacable.
