La mayoría de los profesionales del sector de los viajes corporativos utilizan indistintamente los términos duty of care y travel risk management (o gestión del riesgo) en los viajes. Sin embargo, existe un matiz que los diferencia. Para saber más sobre ello sigue leyendo este artículo.
El duty of care tiene que ver con la obligación moral y legal de la empresa de tomar medidas para garantizar la seguridad de los viajes de negocios de sus empleados, mientras que la gestión de riesgo se refiere a la aplicación concreta de estas medidas.
Una de las mayores preocupaciones del viajero de empresa es la seguridad. En contraposición, la agencia especializada en viajes de negocios GEBTA España pone de manifiesto, en su estudio sobre gestión y seguridad en viajes de empresa en España, que el 55% de las compañías no tienen definida una política de seguridad para los viajes corporativos.
En los viajes de negocios, especialmente si se trata de viajes internacionales, las empresas establecen políticas que los viajeros deben seguir para evitar percances. Sin embargo, Stephen Barth, profesor de la Universidad de Houston señala que en caso de accidente y reclamación, pueden existir dudas a la hora de establecer los límites sobre la responsabilidad de las compañías. Es ahí donde cobra especial importancia del travel risk management ya que, aunque no se puede evitar el riesgo al 100%, sí se puede minimizar el impacto del mismo.
La gestión del riesgo debe comenzar con una evaluación del viaje y las posibles situaciones que se puedan dar durante el mismo. Posteriormente, es necesario diseñar políticas que reduzcan dichos riesgos y finalmente habrá que asegurar al viajero contra todos los riesgos que son se pueden eliminar.
Este plan es una manera idónea de tomar conciencia de las situaciones de riesgo que se tienen en un viaje y de la forma de darles cobertura y evitarlas en la medida de lo posible, así como solucionarlas o minimizarlas.
El negocio de los viajes de empresa se ha enfrentado, en los últimos años, a situaciones extremas: atentados terroristas, accidentes aéreos, terremotos, grandes nevadas, inundaciones, turbulencias políticas, etc. Cuando esto ocurre, el impacto para la empresas y compañías cuyos trabajadores viajan y las agencias organizadoras no solo es negativo en términos económicos, sino que también afecta a la seguridad y salud de los viajeros, y en ocasiones pone en peligro sus propias vidas.
Una idea errónea en muchas compañías es que el departamento de travel management debe ser el único que gestione los riesgos de viaje. Sin embargo, Barth apunta a que dicho enfoque no es el correcto ya que el travel risk management es mucho más amplio y puede tener implicaciones en otros departamentos.
Por ejemplo, en el caso de las grandes empresas, la gestión de riesgo debería incluir los departamentos de recursos humanos, finanzas y comunicación. Estas áreas deben involucrarse no sólo en el desarrollo de políticas de gestión de riesgos de viaje, sino también en su ejecución cuando ocurran las emergencias.
En el caso de las pymes muchos de estos departamentos no existen, por lo que las tareas el risk management pueden recaer sobre el director o directamente sobre el administrativo, aprobando una póliza de seguro una vez al año.
Al margen del tamaño, las empresas también tienen distintos niveles de predisposición a la hora de afrontar los riesgos. Algunas aseguran a sus empleados contra todo tipo de riesgo mientras que otras se ciñen a los mínimos marcados por la ley, lo que nos lleva a la definición inicial: la obligación "moral y legal". Todo lo que atañe a seguros, demandas y costes se englobarían en la parte legal. Sin embargo, cuando las empresas se concentran en la parte moral sus políticas van más allá y demuestran una actitud más proactiva. Según Barth, "las empresas que adoptan un enfoque más proactivo son las que no lo ven”, en referencia al duty of care, ”como una obligación legal, sino como parte de su responsabilidad corporativa ética".
Aspectos a tener en cuenta en una estrategia de duty of care
El diseño de una estrategia de gestión de riesgos se debe realizar conjuntamente entre la empresa y la agencia de viajes, y plasmarse en un documento concreto donde se definan:
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Los principales peligros de cada destino
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Los medios de prevención y manejo de situaciones de crisis y los consejos para evitar o mitigar los riesgos para los viajeros.
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La formación de los trabajadores en materia de autoprotección en viajes
Los canales adecuados para mantener a los trabajadores debidamente informados, y en tiempo real, de los peligros, dificultades e incidencias.
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El seguimiento y monitorización de los riesgos.
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Las medidas a tomar en situaciones de emergencia o crisis.
Las agencias de organización de viajes tienen un papel clave en el duty of care asumiendo funciones de consultora para adaptar el mapa de riesgos a las necesidades concretas de cada empresa según el destino, frecuencia y tipo de viaje
En el plan de gestión de riesgos de viajes influyen muchísimos factores: aspectos formativos e informativos, protocolos de actuación, cuestiones legales, etc. Es importante tener en cuenta que en todo este circuito juegan también un papel determinante las empresas que ofrecen este tipo de servicios, ya que la infraestructura para llevar a cabo estas acciones suelen requerir de proveedores especializados.
El resultado del trabajo conjunto realizado entre la empresa y la agencia deber ser un programa, lo más completo posible, que incluya desde consejos prácticos a circuitos de información a los trabajadores en forma de mensajes por correo electrónico o advertencias por SMS. Todo debe estar planificado, dejando el mínimo espacio posible a las soluciones improvisadas y a la toma de decisiones sobre la marcha.
¿Sabes si tu programa de gestión del riesgo en los viajes de negocios es el correcto o debe mejorar? Desde Captio te explicamos cuáles son las principales áreas del duty of care a tener en cuenta en el programa de gestión del riesgo de tu empresa. Además, te proponemos una plantilla para poder analizar en qué grado se encuentra tu empresa.
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