Para muchas empresas, participar en una misión comercial es una gran oportunidad de promocionar y vender sus productos y servicios en el exterior. Pero para obtener el máximo rendimiento de una acción de este tipo hay prepararla de forma adecuada. En el siguiente artículo te explicamos cómo hacerlo.
Las misiones comerciales son herramientas de promoción comercial muy utilizadas por las empresas para sus acciones de comercio exterior. Así, las compañías participantes en la misión comercial tienen la oportunidad de mostrar su oferta de productos y servicios, además de conocer directamente a los potenciales clientes o distribuidores. Al mismo tiempo se pueden evaluar las oportunidades de negocio existentes en el país visitado.
De hecho, las misiones comerciales, sean del tipo que sean, forman parte de la estrategia que tiene como fin la internacionalización de las compañías españolas hacia mercados prioritarios, tanto por su crecimiento como forma de entrada a otros mercados mayores.
Los distintos organismos públicos como el ICEX, las cámaras de comercio y otras entidades autonómicas son los responsables de la organización de este tipo de viajes de negocios (contactar con los clientes potenciales, organizar las agendas, etc.) para ayudar a las empresas a expandir su actividad más allá de nuestras fronteras. Aún así, es conveniente que cada empresa prepare por su cuenta el viaje para que esta se corone con éxito.
Cómo organizar una misión comercial directa
Las misiones comerciales directas consisten en viajes de negocios a un país o mercado objetivo en los que, generalmente, participa un conjunto de empresas. Dependiendo de las metas establecidas para la misión, las empresas pueden ser del mismo sector o no.
Para que una empresa pueda participar en una misión comercial es necesario que se inscriba en el organismo que la esté organizando, dentro de los plazos que se hayan establecido y siempre cumpliendo con los requisitos marcados.
Al participar en la misión, las compañías muestran a los clientes potenciales su oferta de servicios y productos, conocen de primera mano a sus potenciales clientes o distribuidores y, en definitiva, valoran las oportunidades de negocio que existen en el país. Estas misiones se pueden dividir en múltiples variantes en función de su finalidad. Por ejemplo:
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En las misiones de estudio las compañías tantean el mercado y evalúan las posibilidades reales de hacer negocios.
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Las misiones de venta tienen un objetivo más concreto: cerrar acuerdos comerciales.
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En las misiones de exposición las empresas participantes exhiben sus productos y normalmente participan en algún tipo de feria.
A continuación te mostramos cómo preparar la misión comercial, desde la planificación del viaje hasta el regreso a la oficina.
1. Seleccionar la misión comercial más adecuada para tu empresa o producto
La entidad organizadora envía la convocatoria del evento utilizando los medios de los que dispone como, por ejemplo, enviando un email a los asociados, publicándola en su web, redes sociales o insertando un anuncio en los periódicos. También es recomendable hacer un mailing a la base de datos de empresas potencialmente interesadas en el país.
Hay que considerar todas las opciones disponibles y realizar un trabajo previo en el que se identifiquen los costes de participación, qué otras empresas participan, eventos y actividades que se llevarán a cabo, etc. Se deben considerar todos los aspectos económicos y prácticos:
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Coste de inscripción.
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Personal: quienes y cuántas personas participarán.
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Coste del viaje para el personal de la empresa que participe en la misión, pasajes, transporte y alojamiento. materiales de promoción, muestras, equipamiento, tarjetas de presentación, etc.
Posteriormente se llevan a cabo las inscripciones y se agrupan a las empresas participantes, por ejemplo por sectores de actividad. Mediante este cuestionario, la persona a cargo de la organización determinará si los participantes tienen alguna información sobre el país-mercado, si quieren contactar con empresas concretas, qué tipo de productos desean promocionar, cuáles son sus productos destacados y, en definitiva, centrará al máximo las intenciones de las empresas.
Después, la entidad encargada de la organización contactará con los clientes potenciales en el país de destino, se concretarán las reuniones y se elaborará la agenda con información resumida sobre las visitas.
También se incluirá información más detallada sobre la empresa como, por ejemplo, la dirección, persona y datos de contacto, información económica y comercial más relevante, información general sobre el país y un estudio sectorial.
2. Reunir toda la información previa
Hay que informarse previamente sobre el país-mercado a visitar y recabar informes y estudios del sector que desvelen posibilidades de acceso al mismo. Consulta las bases de datos de los organismos de promoción del comercio exterior institucionales.
Es fundamental que, antes de emprender una misión directa, te informes sobre la cultura empresarial y el protocolo de negocios en el país que se vayas a visitar. Así evitarás comportamientos inapropiados por desconocimiento de la cultura o de los usos y costumbres en una negociación. Es muy aconsejable que investigues sobre las formas de saludo, la vestimenta, la puntualidad y sobre temas que han de evitarse en cualquier conversación de negocios.
Además, deberás preparar y traducir, si fuese necesario, todo el material promocional para la presentación de tu empresa y de tus productos y servicios adaptando, si es necesario, al idioma y características del mercado de destino. También deberías valorar la necesidad de contar con un intérprete.
Las misiones directas son una buena manera de identificar potenciales compradores, por lo que deberías aprovechar la ocasión para destacar el valor diferencial de tus productos y servicios. Es fundamental mantener una actitud abierta, cordial y amable en todas las reuniones, mostrando siempre empatía con tu interlocutor.
Debes tener en cuenta que en estas primeras reuniones no se trata de forzar el cierre de ventas sino que debes mostrar una postura receptiva y facilitar cualquier información adicional que tu cliente potencial necesite para avanzar en la negociación. Resumiendo:
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Debes conocer el producto, servicio o negocio mejor que nadie y ser capaz de transmitir ese conocimiento a los interlocutores.
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Hay que conocer todas las regulaciones del mercado objetivo (sanitarias, fitosanitarias, técnicas, materiales, etc).
3. Objetivos específicos durante el desarrollo de la misión
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Captar el interés del potencial comprador.
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Remarcar las características distintivas de la empresa y/o del producto.
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Capacidad potencial de producción.
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Capacidad y calificaciones del personal.
Además, aunque el principal objetivo de una misión comercial suele ser introducir nuestros productos y servicios en un nuevo mercado, una empresa puede tener otros motivos: progresar tecnológicamente, conocer de primera mano las necesidades de los clientes, estudiar la competencia, etc.
4. En las negociaciones: actitud y aspectos personales
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No tratar de cerrar las operaciones en la primera visita.
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Conviene realzar los aspectos más sobresalientes y tratar de restar importancia a los negativos.
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Puede ser útil invitar a visitar la empresa e instalaciones. -
Ofrecerse a dar todo tipo de información adicional.
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No olvidar nunca la tarjeta de visita.
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Mostrar una actitud amable, nunca forzada.
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La puntualidad es clave, es el primer signo de seriedad de tu empresa. Estar por lo menos cinco minutos antes de cada cita.
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Vestimenta: hay que adaptarse al país que se visite y saber que determinadas prendas pueden no ser bien vistas en su cultura.
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Reuniones: ir directamente al grano, aunque siempre es bueno realizar algún comentario previo respecto al clima u otro tema del país visitado.
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Mostrar una actitud profesional: adjuntar la tarjeta y tomar nota para mostrar interés.
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Prepararse adecuadamente todas las posibles dudas y preguntas: los interlocutores querrán conocer aspectos como la dimensión de la empresa, experiencia en el sector, estado financiero, etc.
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Sinceridad: ajústate al máximo a la verdad, los interesados investigarán por su cuenta todos los detalles sobre la empresa.
5. Cerrar el círculo
Tras concluir de la misión es recomendable elaborar un informe incluyendo los objetivos satisfechos, la información obtenida y los contactos realizados. Es el momento de mandar mensajes de agradecimiento o cumplir promesas como la remisión de documentación o materiales. Es muy importante traspasar la información recogida a las personas implicadas en la decisiones específicas.
Cómo organizar una misión comercial inversa
En las misiones comerciales inversas son las empresas extranjeras las que visitan nuestro país. Generalmente, la cámara de comercio o la institución responsable organiza visitas a centros de producción o de investigación y desarrollo, parques empresariales o ferias sectoriales. Hay algunas ventajas que nos pueden hacer decantar hacia las misiones comerciales inversas:
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En primer lugar, suelen ser más económicas que las misiones directas y se consiguen muy buenos resultados en cuanto a la localización de contrapartes.
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Al contar con respaldo institucional se proyecta una imagen de seriedad y responsabilidad.
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Las misiones inversas permiten identificar las necesidades de los compradores potenciales.
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Se evita el desplazamiento a otros países.
Al igual que en las directas, en las misiones comerciales inversas existen diferentes tipos:
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Las de compradores consisten en la visita de empresas, importadoras o distribuidoras, del país objetivo para obtener información sobre la oferta de los productos de su interés e identificar posibles proveedores en España.
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Otra variante son las misiones de prescriptores en las que toman parte expertos del sector extranjeros (ya sean especialistas en la materia o periodistas), que no están directamente vinculados con la actividad pero que son considerados como creadores de opinión.
Si ya te has decidido por una misión comercial inversa los pasos a seguir son:
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La entidad que organice la misión deberá localizar los clientes potenciales como, por ejemplo, importadores y distribuidores en el país objetivo.
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Una vez localizados, se deberá valorar el grado de interés de dichos clientes por nuestros productos.
Cuando se haya confirmado su participación se procederá a organizar la logística, es decir, reservar billetes de avión y habitaciones de hotel o gestionar los traslados, entre otros.
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Posteriormente se organizarán las visitas a las instalaciones de las empresas nacionales y se cerrarán las reuniones de trabajo.
En resumen, las misiones comerciales constituyen un instrumento muy útil para dar a conocer tus productos y servicios ante potenciales compradores, así como para recoger información sobre un nuevo mercado. La preparación y adecuación de los materiales promocionales llevará consigo un mejor aprovechamiento la misión comercial aunque para cerrar con éxito las operaciones comerciales será fundamental realizar un buen trabajo de seguimiento de los contactos y de las reuniones.
