Los viajes por trabajo son un elemento clave para muchas empresas. Por eso, cualquier compañía debe tener diseñado un plan de movilidad para evitar, en la medida de lo posible, cualquier gasto inesperado. En ellos se tiene en cuenta tanto los desplazamientos al lugar de trabajo como los viajes de empresa.
Por plan de movilidad entendemos un conjunto de acciones realizadas por la empresa en el ámbito de los desplazamientos laborales con la finalidad de garantizar la seguridad de los viajes que realicen los trabajadores. Esto incluye las funciones propias de su puesto o para ir y volver desde su casa hacia el lugar donde estén desempeñando su trabajo.
El plan de movilidad debe concretar una estructura definida (que no sea tan solo una lista de recomendaciones) además de tener una delimitación espacial, incluyendo todos aquellos desplazamientos que se consideren dentro de él. Estas medidas deben ajustarse a cada una de las empresas del parque empresarial, a sus horarios y al número de trabajadores.
Ventajas de adoptar un plan de movilidad
- Reducción de la accidentalidad. Es quizás el objetivo más visible y el de mayor peso para la puesta en marcha del mismo. Se trata de conseguir que los desplazamientos de las personas sean más seguros y se produzcan menos accidentes en ellos.
- Reducción de costes. Vinculado con el punto anterior, si hay menos accidentes también disminuirán los costes asociados a ellos. En este caso hacemos referencia a las bajas de días laborales, compensación con sustituciones, etc.
- Facilitar la movilidad. El plan debe servir para mejorar la forma en que se realizan los desplazamientos. Repensar todo lo que se está haciendo hasta ahora es una forma de encontrar fallos que se cometen y por tanto adoptar mejoras (rutas, formas de transporte, horas de entrada y salidas, etc.)
- Motivación de los empleados. El desarrollo de un plan de este tipo, por iniciativa de la empresa, es un aspecto bien valorado por los trabajadores. Éstos ven como la empresa toma una acción que muestra preocupación por ellos y mejora su percepción del interés que tiene la empresa en su seguridad. Será especialmente interesante para aquellas personas que tengan que desplazarse continuamente.
La figura del gestor de la movilidad en la empresa
El gestor de la movilidad en una compañía es fundamental para la puesta en marcha del plan de movilidad. Entre sus funciones destacan la capacidad para la elaboración y seguimiento del plan, la coordinación de los agentes implicados en cada una de las medidas y la detección y aplicación de medidas extraordinarias si fuese necesario, como modificaciones de los horarios y turnos de trabajo y negociaciones con los responsables de transporte público y de las administraciones locales.
¿Cómo gestionar los empleados en movilidad a lo largo del año?
Lo primero que hay que pensar es en el número de empleados que deben desplazarse a lo largo del año. Es obvio que deberás cuantificar los viajes más largos, pero no olvides los viajes cortos. Aunque el gasto ocasionado por los pequeños viajes es bajo, si son muy frecuentes, a lo largo del año pueden suponer una inversión importante y crearan un agujero sin fondo en los presupuestos. Si el número de empleados que se ve obligado a viajar es elevado, el plan deberá ser más detallado.
¿Cuántos viajes son necesarios?
En el plan de movilidad tendrás que hacer una distinción entre los empleados que viajan de manera habitual y los que lo hacen esporádicamente. Así, podrás crear un patrón o esquema mensual para cada empleado con una estimación aproximada de sus gastos actuales y futuros y prever posibles desviaciones.
¿Dónde viajan los empleados de la empresa?
Esta variable dependerá de factores como la ubicación de nuestros clientes actuales, la ubicación de nuestros clientes potenciales y la ubicación de nuestros productos. Además, debes considerar que en los viajes de prospección y en las primeras visitas a los clientes, suele haber gastos adicionales generados por imprevistos, por lo que deberías dejar un margen para gastos extra.
Una vez creado el plan de movilidad, el siguiente paso es monitorizar su cumplimiento para poder corregir los puntos débiles y los errores. En definitiva, se trata de tener una visión global de la compañía y de gestionar los recursos de una forma más eficiente.
Campañas de sensibilización en las empresas
Los planes de movilidad permiten modificar los hábitos insostenibles de los trabajadores y fomentar usos que reduzcan el tráfico y sean más respetuosos con el medio ambiente. Por ejemplo, un plan de movilidad de empresa debería fomentar el uso del transporte público, estimular el uso de la bicicleta y promover y premiar el uso compartido del coche. Este plan también debería centrar sus esfuerzos en detectar las carencias en infraestructuras para peatones y ciclistas, así como encontrar fórmulas que impulsen el teletrabajo.
El plan de movilidad resultante debe ser abierto y participativo para que los agentes implicados puedan proponer sugerencias. Una vez aplicado, debe llevarse a cabo un seguimiento del plan y una evaluación del mismo.
