Descubre las claves para elaborar un presupuesto de gastos de personal

Los gastos de personal son una de las partidas presupuestarias más importantes de cualquier tipo de empresa. No se tienen que considerar simplemente como un gasto, sino como generadores de beneficios. Por esto, es importante conocer al detalle esta partida, sus componentes y cómo se clasifica.

1. ¿Qué es el presupuesto para gastos de personal?

Si quieren llegar a buen puerto, las empresas deben seguir el rumbo indicado por una brújula que siempre se guía por una fuerza ineludible: el presupuesto. Es decir, el plan económico que permite a una compañía hacer una estimación de los ingresos, calcular los gastos, asignar los recursos, establecer prioridades e identificar si se cumplen los objetivos planteados.

2. Qué conceptos se incluyen en los gastos de personal

• Realista. Para ello, es importante analizar la situación actual, tener claros los objetivos que se quieren alcanzar durante el próximo año, calcular cuántos ingresos se esperan conseguir y contabilizar cuánto dinero habrá que invertir para lograr ese fin.
• Tener en cuenta el presupuesto del año anterior y las previsiones de futuro.
• Recopilar datos como los costes del año en curso, el número de trabajadores proyectados para el próximo año, la tasa de rotación, el coste de las prestaciones, los cambios en las políticas empresariales o en las leyes, etc.
• Atender a una de estas dos tipologías: incrementales (basados en el presupuesto actual para realizar los ajustes en base a las expectativas) o nuevos (parten de cero).
  
• Cumplir con un calendario tanto de planificación como de elaboración.
  
• Asignar un límite a cada categoría de gastos.
• Contabilizar los ingresos mensuales, los gastos de cada mes (fijos y variables), la diferencia entre ambos y definir el flujo de caja.
• Hacer una proyección anual, pero repartiendo los costos por meses o trimestres. Esto brinda al área de finanzas o a quien realice la contabilidad una buena herramienta para controlar el flujo de caja del departamento mes a mes.
• El presupuesto de Recursos Humanos debe ser revisado periódicamente. De esta forma es posible detectar si hay alguna desviación y realizar los ajustes necesarios llegado el momento.
• Una vez establecido el presupuesto, hay que apegarse a él.
  

Además de todo lo anterior, resulta muy útil agrupar las distintas partidas por centros de coste, y dentro del centro de coste, por el código de cuenta que se haya establecido para ese concepto. El área de finanzas o contabilidad proporciona normalmente a recursos humanos la lista de centros de coste que se determinan a cada negocio, y toda la información necesaria.

Pues bien, uno de esos centros de coste es el de “Gastos de Personal”. En esta partida deben incluirse todos los costes derivados de satisfacer las retribuciones e incentivos de los trabajadores. Lo ideal sería saber el porcentaje destinado al personal de cada departamento.

Objetivos del presupuesto de Recursos Humanos

Elaborar un presupuesto exclusivo para gastos de personal es fundamental hoy en día, pues atraer y retener talento supone un coste muy elevado para las empresas. Esta partida presupuestaria será el pilar en que se apoye todo el peso del plan de Recursos Humanos. Su objetivo no es otro que tratar de optimizar la búsqueda de personal, gestionar laselección, formarlo y motivar a la plantilla para aumentar su implicación con la compañía.

Aunque estemos en un mundo cada vez más tecnológico, las personas son las que hacen posible los avances. El que una empresa tenga éxito está en manos de los trabajadores. Las compañías más exitosas lo saben, y los consideran el activo más valioso.

Por eso es importante conocer en todo momento el número de trabajadores que necesita una empresa, en qué departamentos se ubicarán, el tipo de contrato que tendrán, los sueldos que se manejan y cuáles son los conocimientos y las aptitudes requeridas.

A grandes rasgos, un presupuesto de gastos de personal debería tener, como mínimo, los siguientes datos:

• Código (de la partida presupuestaria)

• Descripción

• Ejercicio

• Presupuesto Inicial

• Presupuesto Modificado

• Presupuesto Total (presupuesto inicial más modificado)

• Devoluciones

• Saldo (actual)

• Desviación (porcentaje con respecto al presupuesto total)

Gastos variables

A parte de estos gastos fijos, existen otros que pueden variar en función de la actividad de la empresa, las necesidades que vayan surgiendo, etc. Podemos encontrarnos con los siguientes ejemplos:

• Servicio de prevención y de servicios médicos.

• Consultorías, asesorías.

• Vestuario laboral y medios de prevención y protección.

• Gastos de viajes de empresa, como kilometraje, dietas, alojamiento, desplazamiento, etc., ya sea para eventos MICE o reuniones comerciales o de cualquier otro tipo.

• Gastos de selección y reclutamiento: inserción en webs o portales de empleo, publicidad de reclutamiento, honorarios de agencias, verificaciones de antecedentes, viajes relacionados con el reclutamiento, desarrollo y mantenimiento del sitio web, o costos del sistema de rastreo de solicitantes.

• Gastos de formación y desarrollo: programas externos, gastos de viajes, costos de exámenes de certificación, programas internos, salario de capacitadores, materiales de los programas, suministros para los asistentes, alquiler de equipos audiovisuales, etc.

• Suscripciones, libros, membresías, bases de datos.

• Relaciones sindicales y con los empleados: programas de reconocimiento, premios de servicio, honorarios de abogados laborales, gastos de reubicación laboral, gastos de relaciones laborales, etc.

Dentro de los gastos variables es importante incluir una partida para gastos eventuales. Uno de los errores más frecuentes de las empresas es no tener en cuenta los posibles imprevistos que puedan surgir. Estos pueden ir desde la realización de viajes de negocios no previstos hasta la contratación temporal de una persona para suplir una baja. Si no quieres tener ese dinero parado, ponlo a funcionar, pero inviértelo en productos que puedas rescatar llegado el momento.

3. Claves para elaborar el presupuesto perfecto para gastos de personal

Ahora que ya sabes qué partidas debes incluir, debes elaborar un presupuesto para el área de Recursos Humanos que sea claro y que cuente con la participación de todos los departamentos, sobre todo el financiero y la gerencia. De esta forma, será más fácil distribuir las partidas destinadas a costos de personal.

Un ejemplo de distribución de partidas presupuestarias de gastos de personal podría ser la siguiente:

• Selección: publicidad para atraer personal, portales de empleo, gastos de agencias de selección de trabajadores, coste de las pruebas de selección, reconocimientos médicos previos a la contratación de un nuevo empleado, etc.

• Desarrollo empresarial: formación, encuestas de clima laboral, consultoría, etc.

• Capacitación y desarrollo: alquileres de equipos, plataformas virtuales de desarrollo, coste de materiales de apoyo, honorarios de asesoría, etc.

• Bienestar: prevención de riesgos laborales, programas de asistencia médica, adecuación de las instalaciones…

• Relaciones sindicales: asesoramiento jurídico, gastos de reubicación laboral…

• Departamento de Recursos Humanos: aquí entrarían las nóminas, las horas extra, los incentivos, los seguros por incapacidad o los planes adicionales (como el seguro médico o el de vida), etc.

• Producción: el pago a freelancers, por ejemplo.

• Representación: los gastos de representación deben aparecer separados del resto y diferenciados entre sí porque así podrás ver cuáles funcionan mejor.

No te olvides de incluir tanto las necesidades actuales como las proyectadas. Solo así conseguirás que el presupuesto sea realista.  Del mismo modo, es importante tener en cuenta los errores más comunes que se cometen en la planificación de costes de Recursos Humanos para no caer en ellos.

Debes estar atento a los detalles, como pueden ser: el cambio de divisas cuando los gastos se originan en otro país, algo que ocurre a menudo con los viajes de negocios o con los trabajadores expatriados; analizar los gastos reales del ejercicio anterior, para ajustar las partidas que hayan sido insuficientes o en las que haya sobrado dinero; hacer un seguimiento del presupuesto con el fin de comprobar si este se sigue, si se producen desviaciones y, en caso de que esto ocurra, cuál es la causa; tener en cuenta los factores externos, como las variaciones del IPC, el aumento del precio del petróleo (repercutirá directamente en el precio del kilometraje y de los billetes del transporte público) o los cambios en las leyes.

4. Clasificación de los presupuestos

El siguiente paso es decidir el tipo de plan más adecuado para tu empresa. La clasificación de los presupuestos se divide en varios tipos:

• Según el tipo de empresa: públicos o privados.

• Según la técnica de evaluación: estimados y estándar.

• Según el contenido: principales y auxiliares. Los primeros incluyen los puntos más importantes del conjunto de departamentos, mientras que los auxiliares aluden a una sola área.

• Según la flexibilidad: pueden ser flexibles o fijos (también llamados asignados). Tal y como puede deducirse de su nombre, los primeros que permiten ciertos cambios dentro de unos límites. En cambio, los fijos dan lugar a ningún tipo de modificación.

• Según su periodicidad: a corto (un año), medio (más de un año) o largo plazo (a partir de los 3 años).

• Según el campo de aplicabilidad: debes elegir uno en función de las necesidades de tu empresa. La división más común es la siguiente:

• Presupuesto maestro. Es la suma de todos los presupuestos. Suelen utilizarse por las grandes compañías.

• Presupuesto operativo. Es necesario tener en cuenta el mayor número posible de variables externas. Solo así se podrá hacer una previsión futura correcta.

• Presupuesto de flujo de caja. Recomendado para pequeños negocios que tengan fácil calcular los ingresos y gastos diarios.

• Presupuesto de ventas e ingresos. Es como el anterior, pero las cantidades se desglosan de forma individual.

• Presupuesto de producción. Es uno de los más utilizados, sobre todo en operaciones de compraventa. Se incluyen todos los costes de producción, desde la mano de obra propia hasta el trabajo sucontratado.

• Presupuesto de tesorería. Permite hacer una previsión del dinero que tiene la empresa.

• Presupuesto de cobros. Tiene en cuenta la entrada de dinero prevista.

• Presupuesto de gastos. Refleja las inversiones y gastos.

• Presupuesto de compras. Sirve para calcular cuánto dinero hay que invertir para comprar las materias primas necesarias.

5. Ventajas de automatizar presupuestos

Como has podido comprobar, elaborar un presupuesto para los gastos de personal implica pasar muchas horas haciendo cálculos y elaborando un listado con todos los conceptos a incluir. Las hojas de cálculo siguen utilizándose, pero es fácil que se cometan errores, que el presupuesto esté incompleto, que no se registren los cambios de última hora o que se haya quedado desfasado antes de empezar a aplicarse. Al final, la empresa queda expuesta a las posibles incidencias internas y externas que pueden frenar el crecimiento del negocio.

Por eso, lo más operativo es utilizar plataformas online que ayuden a los departamentos de contabilidad y finanzas a automatizar los procesos, desde la gestión de las nóminas hasta los gastos de viaje. También te ayudarán con el manejo del personal interno o la carga de trabajo, entre otras ventajas.

Tan importante como planificar y elaborar el presupuesto es hacerle un seguimiento para asegurarse de que se cumple. Con plataformas como Captio, los gastos de viaje del personal en moviliad quedan ordenados y categorizados. Con un solo clic, los responsables de contabilidad pueden comprobar si los diferentes departamentos cumplan con el presupuesto asignado. O si lo desean, hacer un estudio de todos los gastos reportados y de las formas de pago.

Asimismo, es posible dar de alta alertas automáticas para todos los gastos de empresa que incumplan la política de gastos de viaje. Como todo está automatizado, en cuestión de segundos se puede saber quién hace el gasto, de qué tipo es, a cuánto asciende el importe, a qué centro de coste pertenece, etc.

Lo mejor de todo es que podrás acceder desde cualquier dispositivo móvil en cualquier momento y lugar. Sin errores, sin fraude, sin papeles, sin tareas manuales y homologado por la AEAT. Así es Captio.