Su labor ya no se limita solamente a controlar los gastos de una empresa. Desde hace algún tiempo, a los directores financieros también les corresponde la tarea de liderar la estrategia para encontrar la solución que sea más eficiente. Con la digitalización de la gestión de gastos lo tienen más fácil, aunque no todas las soluciones sirven para todas las compañías.
Para mejorar la contabilidad de gestión de una pequeña compañía, en principio debería bastar con tener herramientas sencillas y fáciles de utilizar. Implantar un software de gestión de notas de gastos de viaje para reducir el papeleo y asegurarte de que cumples con la normativa solucionaría gran parte de los problemas.
En una empresa mediana las cosas cambian, puesto que los costes se disparan. Sobre todo, cuando hay trabajadores en movilidad. De ahí la importancia de escoger herramientas que puedas personalizar para que la gestión de los gastos sea realmente eficaz.
Con el software de Captio puedes configurar a la carta desde los campos de texto para que los trabajadores expliquen todos los detalles sobre un gasto concreto hasta los de listado de valores. Este último sirve, por ejemplo, para seleccionar el cliente al que han ido a visitar de entre los que figuran en una lista predefinida.
Asimismo, puedes crear las categorías y subcategorías que necesitas, limitar el importe de los gastos reembolsables o indicar qué gastos no están incluidos en la política de viajes de la compañía. Con ello, los informes financieros serán muchos más completos y precisos.
Otras acciones para mejorar la gestión de los gastos de empresa que deberías tomar en consideración si llevas la Dirección Financiera de una empresa mediana/grandes son las siguientes:
- Llevar a cabo simulaciones de manera periódica para poder detectar a tiempo las desviaciones en los presupuestos.
- Analizar bien el gasto en Recursos Humanos, puesto que a veces es posible reducirlo. Compensar las horas extra con días libres o reestructurar un departamento cuando queda una vacante para tratar de cubrir ese puesto sin hacer nuevas contrataciones son acciones cada vez más extendidas.
- Apostar por la gestión de viajes “end to end”, lo que implica integrar en un único proceso todas las gestiones, desde la reserva hasta la vuelta del trabajador.
- Con relación al punto anterior, los costes podrían reducirse si se da la misma importancia a los gastos extra que a los billetes de avión o al hotel.
¿Cómo se optimizan los gastos de una empresa grande?
A medida también tienen que ser las soluciones dirigidas a las grandes empresas. El presupuesto para gastos en las empresas de más de 250 empleados está bastante claro, pero el volumen de facturas y hojas de gastos es tal que la gestión puede supone un quebradero de cabeza.
Por eso, a esos niveles las tareas administrativas tendrían que estar completamente automatizadas. No solo por comodidad, sino también porque los datos serán mucho más fiables.
En este punto hay que recordar que un software que permita automatizar la gestión de gastos ayuda a que los fallos atribuibles a errores humanos sean mínimos. Por su parte, la reducción de los procesos manuales supone un importantísimo ahorro de tiempo y rebaja los plazos de entrega.
A destacar también el hecho de poder integrar las herramientas digitales en tiempo real con los ERP, CRMs y otros sistemas utilizados por los diferentes departamentos. De esta forma, tendrás acceso inmediato a toda la información y recursos que necesites para tomar decisiones financieras estratégicas.
Aparte de las funcionalidades que ya hemos ido enumerando, con softwares como el de Captio podrás enviar tus notas de gastos directamente a la Agencia Tributaria y cumplir con el SII.
En este tipo de organizaciones es fundamental que el Director Financiero sea capaz de predecir las tendencias del mercado para anticiparse a ellas. Una forma sencilla de monitorizarlas es implantar un software Business Intelligence.
A diferencia de los ERP, estas herramientas son dinámicas. Permiten optimizar el stock, analizar rápidamente el histórico de datos, procesar la información en tiempo real, detectar a los clientes más rentables o prever los movimientos del mercado, entre otras ventajas.
Todo ello te ayudará a mejorar la gestión de los gastos de empresa.
