El maratón del gasto es un fenómeno que ya está aflorando o que ya se ha producido en muchas organizaciones. ¿Por qué el gasto fraudulento se ha vuelto tan frecuente? En este artículo examinamos las causas por las que las empresas han llegado a este punto fácil de superar.
Casi una cuarta parte (24 %) de los empleados admite que sus circunstancias financieras personales les han llevado a realizar compras personales y a pasarlas como gastos de empresa, mientras que otro 15 % lo ha considerado, pero aún no lo ha hecho.
Es un dato asombroso obtenido de la última investigación de Emburse a partir de encuestas realizadas a más de 1.000 empleados y 1.000 profesionales de las finanzas, pero para entender por qué el gasto fraudulento se ha vuelto tan frecuente, hay que indagar en la tensión que se está creando entre los empleados y los profesionales de las finanzas.
A este tira y afloja cargado de emociones le llamamos maratón del gasto. El maratón del gasto se produce cuando la tensión entre las prácticas de un departamento financiero y las necesidades de sus empleados alcanza su punto álgido y candente, lo que hace que los responsables financieros pierdan el control de sus gastos y su capacidad para proteger el balance final. Como muestran nuestros datos, el Maratón del gasto ya es algo común en muchas organizaciones.
Examinemos las causas:
La perspectiva del empleado
- Los empleados quieren más autonomía de gasto que nunca, porque los gastos de la empresa ya no se limitan al billete de avión ocasional o a unas cuantas comidas organizadas fuera de la ciudad. Hay una lista cada vez mayor de compras pequeñas y recurrentes que son absolutamente vitales para su trabajo diario (como suscripciones a software, material de oficina a distancia y anuncios programáticos), y disponer de una forma racionalizada de pagarlas es esencial.
- En general, el empleado medio pasa apuros económicos, pero las políticas de gasto de las empresas están empeorando aún más esos apuros. Casi dos tercios (62 %) de los empleados informaron estar algo o muy preocupados por sus finanzas, y la lentitud de los reembolsos agrava esa preocupación.
- Casi un tercio (30 %) de los empleados encuestados declaró haber incurrido en comisiones (descubierto, exceso o demora en el pago) en una tarjeta de crédito o débito personal debido a una compra de la empresa, y el 19 % declaró haber incurrido en intereses en su tarjeta de débito o crédito personal debido a la demora en el reembolso por parte de su empresa. Además, el 19 % se ha visto obligado a retrasar sus propias compras o pagos personales mientras esperaban el reembolso.
- El requisito de trabajo presencial aumenta la tensión. A medida que las empresas han ido exigiendo a sus empleados que vuelvan al trabajo presencial, ha ido creciendo paralelamente el rechazo de los trabajadores. Desde 2021 son noticia las historias de peticiones de empleados en Disney, protestas en Apple e incluso trabajadores que amenazan con jubilarse, en lugar de volver a la vida de oficina anterior a la pandemia. Nuestra investigación ha descubierto que no se trata sólo de un problema de conciliación, sino también económico. Ya sea por pagar más por los desplazamientos, por gastar más en comida, por pagar más por el cuidado de los niños o de las mascotas, o incluso por el gasto que supone tener que trasladarse a otra ciudad, la vuelta a la oficina conlleva una enorme presión financiera.
- Aunque los empleados de todas las edades tienen dificultades, los trabajadores más jóvenes experimentan aún más presión financiera y frustración. Por ejemplo, los empleados menores de 35 años tienen muchas más probabilidades de declarar costes más elevados como consecuencia de la política de trabajo presencial de su empresa. Además, el porcentaje de empleados menores de 35 años que incurren en comisiones, descubiertos e intereses por retrasos en los reembolsos es considerablemente superior al del resto de la plantilla. Por eso no es de extrañar que, cuando se trata de pasar compras personales como gastos de empresa, el 42 % de los empleados menores de 35 años ya lo haya hecho y otro 27 % se lo haya planteado, casi el doble que el conjunto de la población activa. La Generación Z va camino de convertirse en la mayor fuerza laboral, lo que significa que los departamentos financieros deben considerar seriamente sus necesidades y deseos como parte de sus políticas de control del gasto. Estos trabajadores más jóvenes también están acostumbrados a experiencias de consumo sin interrupciones y en tiempo real, por lo que esperar semanas para el reembolso de gastos les parece arcaico y aumenta las posibilidades de que busquen una solución alternativa.
La perspectiva del departamento financiero
- Los departamentos financieros de hoy en día se centran en la eficiencia y son muy conscientes de los costes, todo ello mientras se enfrentan a una escasez de contables que hace que acarear con el creciente cúmulo de reclamaciones de gastos resulte tan intimidante como escalar el Everest. ¿El resultado final? Mayor control del gasto y aprobación más lenta de los reembolsos. Acelerar la aprobación de las solicitudes de reembolso de gastos no forma parte de sus prioridades porque no saben cómo combinar la rapidez con el control del gasto que tanto necesitan.
- Los sistemas obsoletos agravan el problema, ya que casi una cuarta parte (23 %) de los profesionales de las finanzas aún realizan el seguimiento y el procesamiento de los gastos de los empleados manualmente.
- Nuestra investigación indicó que los departamentos financieros también podrían estar subestimando el impacto de los reembolsos lentos. Cuando se les pidió que calificaran la experiencia de sus empleados en relación con las políticas de gastos, el 50 % de los profesionales de las finanzas calificaron la suya con un 8 sobre 10 o más, lo que no coincide con lo que informaron los empleados.
Está claro que el control del gasto en el mundo empresarial moderno requiere un nuevo enfoque. De lo contrario, la tensión entre estas dos perspectivas aumentará, lo que afectará a la productividad, provocará más fraudes y gastos fuera de la política de gastos, e incluso dará lugar a despidos y demandas de alto nivel, como ya empezamos a ver.
Emburse Captio se diseñó exclusivamente para satisfacer las necesidades, tanto de los departamentos financieros como de los empleados. Al simplificar y automatizar todo el proceso, desde la reclamación hasta la conciliación, Emburse Captio elimina el trabajo manual y los inoportunos retrasos en la presentación, la aprobación y el reembolso, además de reducir la carga de trabajo de los profesionales de las finanzas. Los flujos de trabajo intuitivos reducen las posibilidades de errores o problemas de cumplimiento. Las tarjetas virtuales pueden emitirse con presupuestos y proveedores preaprobados incorporados, lo que da al departamento financiero un control total sobre los gastos y garantiza que los empleados no tengan que echar mano de sus propios bolsillos para las compras esenciales de la empresa. Una combinación de capacidades de aprendizaje automático y auditoría humana proporciona una capa adicional de control del fraude. Emburse Captio es el único proveedor de gestión de gastos que combina la sencillez de las soluciones modernas con las completas funciones y potentes análisis de una plataforma de nivel empresarial.
En la difícil situación financiera actual, los responsables financieros tienen que ser aún más cuidadosos con el efectivo de su organización, y las empresas no pueden permitirse perjudicar el balance final con malas prácticas de gasto, falta de supervisión y compras fraudulentas y despilfarradoras.
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