Las claves para deducir el IVA de la gasolina

Miles de trabajadores utilizan cada día el coche como herramienta de trabajo, y un porcentaje muy alto se desplaza en su vehículo particular o de empresa para realizar sus viajes de negocios. Sin embargo, la mayoría de los empresarios tienen dudas sobre si se puede solicitar la deducción del IVA de la gasolina, que actualmente es del 21%.

El problema es que la Ley del Impuesto Sobre el Valor Añadido no es muy clara que digamos. No obstante, hay que recordar que desde el año 2012 existe la posibilidad de deducirse la totalidad de las cuotas del IVA pagadas al repostar combustible, aunque el vehículo implicado no se dedique íntegramente a la actividad de la empresa.

Por lo general esa deducción solo es del 50% (puede llegar al 100% en casos como el de los transportistas o los comerciales que utilicen exclusivamente un vehículo de empresa) y es necesario demostrar que hay una correlación entre el viaje y la actividad empresarial. Además, el vehículo debe estar destinado total o parcialmente a dicha actividad.

Así puedes demostrar que usas el vehículo para trabajar

Por tanto, la parte más difícil es poder probar el grado de utilización del automóvil en relación con la actividad económica o el trabajo desempeñado. O lo que es lo mismo, acreditar que el gasto en gasolina deriva de visitas a clientes o proveedores efectuadas en días hábiles a una localidad distinta a la de la empresa.

Puedes demostrar que realmente utilizas el vehículo para trabajar aportando algunos documentos que justifiquen que el gasto en combustible ha sido necesario para generar ingresos. Sirven, por ejemplo:

• Un listado de clientes con las localidades en las que se encuentran.
• La agenda de visitas.
• El registro de los kilómetros recorridos para ir de la empresa hasta la ubicación de los clientes.
• Correos electrónicos en los que se refleje que realmente has concertado esas reuniones.
• Presupuestos aceptados.
• Una factura firmada por un cliente.
• Órdenes de visitas firmadas y selladas por el cliente.

Teniendo en cuenta esto, parece obvio pensar que deducir el 100% del IVA de la gasolina para un coche que no sea propiedad de la empresa, aunque se haya utilizado con fines profesionales, resulta muy complicado. 

¿Qué dice la Agencia Tributaria de la deducción del IVA de la gasolina?

Para que el gasto en combustible sea fiscalmente deducible , la Agencia Tributaria establece ciertos criterios.  Conocerlos es imprescindible a la hora de realizar las autoliquidaciones trimestrales del IVA.

1.El primero de ellos es que haya una correlación entre los ingresos o ventas de la empresa y los gastos que pretendes deducir. En esta línea, para que puedas repercutir en tu contabilidad el IVA de la gasolina de un viaje de empresa, ese traslado debe estar relacionado con una actividad comercial que tenga su repercusión en la facturación de la compañía. 

1. El primero de ellos es que haya una correlación entre los ingresos o ventas de la empresa y los gastos que pretendes deducir. En esta línea, para que puedas repercutir en tu contabilidad el IVA de la gasolina de un viaje de empresa, ese traslado debe estar relacionado con una actividad comercial que tenga su repercusión en la facturación de la compañía. 

¿Cómo lo acreditas? Puedes recurrir a la agenda de visitas, los itinerarios realizados, albaranes, presupuestos aceptados en los que conste la dirección del servicio o donde tengas que entregar una mercancía, facturas y cualquier otro tipo de actividad que demuestre ante Hacienda que el consumo de combustible se debe a motivos profesionales y no personales.

2. La siguiente clave a tener en cuenta si no quieres que una inspección de Hacienda deje sin efecto las deducciones practicadas en las autoliquidaciones tiene que ver con la documentación.

En este sentido, todos los pagos que quieras deducir como gastos de empresa deben tener su correspondiente factura (fecha, lugar, cliente, firma de éste si necesario, etc.).

Este documento debe contar con todas las formalidades previstas en la normativa y el gasto tiene que estar correctamente registrado en la contabilidad de la empresa (dependiendo de la naturaleza del viaje de negocios el apunte contable se registrará en unas cuentas concretas).

Los dos elementos más importantes a la hora de deducirte el IVA de la gasolina correspondiente a los viajes de empresa son la existencia de factura y la correlación entre el traslado y la actividad empresarial.

• Vehículos mixtos destinados transporte industrial o de mercancías (se deducirá únicamente el gasto en combustible de los días hábiles).
• Los destinados a la prestación de servicios de transporte de viajeros mediante contraprestación.
• Dedicados a la prestación de servicios de enseñanza de conductores o pilotos mediante contraprestación.
• Un vehículo utilizado por sus fabricantes para la realización de pruebas, ensayos, demostraciones o en la promoción de ventas.
• Vehículos usados para los desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales.
• Cuando se emplean para llevar a cabo servicios de vigilancia.

En resumen, a la hora de deducir el IVA de los gastos por combustible que afrontas durante tus viajes de empresa, deberás acreditar que el traslado está relacionado con tu actividad empresarial, que el vehículo utilizado está total o parcialmente afectado a ella y que cuentas con las facturas correspondientes debidamente registradas en nuestra contabilidad.

Aún así, nadie te asegura que no vaya a llegarte una inspección de Hacienda. Por eso siempre está bien contar con herramientas para gestionar los gastos de viaje de los empleados.