Más allá de considerar que la gestión de los gastos es un asunto que incumbe tan solo al departamento financiero, la realidad es que acaba impactando en todas las áreas de la empresa. Por tanto, la estrategia global que se adopte deberá tener en cuenta todos los aspectos relacionados con los costes empresariales.
1. Estrategia empresarial: qué es
2. Pasos para definir la estrategia empresarial de tu empresa
3. Optimización de procesos
4. Beneficios de una buena estrategia empresarial
1. Estrategia empresarial: qué es
Cuando hablamos de estrategia empresarial nos referimos al conjunto de objetivos que se plantea conseguir una 
empresa en el mercado, así como todas aquellas actuaciones que está dispuesta a llevar a cabo con el fin de conseguirlos. La supervivencia empresarial implica una continua competición en todos los ámbitos.
En este sentido, una de las herramientas utilizadas habitualmente para comparar la posición competitiva de la empresa es el nivel de costes que debe asumir comparado con sus competidores. Si para la prestación de un servicio una empresa debe invertir mucho más dinero que el resto de proveedores difícilmente podrá mantenerse en el mercado mucho tiempo. Y hoy en día esto es una realidad en cualquier sector empresarial.
Cuando una compañía quiere crecer, debe definir sus planes (a corto, medio y largo plazo), optimizar los procesos, detectar nuevas oportunidades de negocio, mejorar el control interdepartamental, realizar acciones eficaces y eficientes, etc. Todo ello se consigue con una estrategia empresarial adecuada.
Claro está, que no existe una estrategia universal. Cada empresa debe establecer la suya en función del entorno, la situación del mercado, la competencia, la situación económica o los recursos, entre otros.
2. Pasos para definir la estrategia empresarial de tu empresa
Para que la estructura de la estrategia empresarial no se tambalee, es fundamental asentarla sobre unos cimientos estables y construirla paso a paso. Tal y como se hace con una casa segura. Por tanto, si hay 4 elementos principales que conformar una estrategia empresarial, son los siguientes:
- Establecer unos objetivos: Además de realizar acciones para superar el día a día, toda empresa debería establecer
una meta de futuro. ¿Dónde quieres entrar dentro de 5 años? ¿Te conformas con aumentar beneficios? ¿Quieres ser líder? ¿Estarás ofreciendo los mejores precios? ¿Vas a destacar por ofrecer la mejor calidad? Anota tus objetivos y establece indicadores para medir si los estás cumpliendo. - Tener clara la línea de negocio: Muy importante es también fijar una estrategia corporativa en la que quede claro el ámbito de actuación de la compañía. ¿Sabes dónde estás, hacia dónde quieres llegar y cómo vas a recorrer ese camino? Debes tener claro en qué sector quieres competir o si vas a tener una o varias líneas de negocio (y si estas van a estar relacionadas o a ser independientes).
- Identificar la ventaja competitiva: Aunque tu negocio sea similar a otros que ya existen, seguro que hay algo en lo que te diferencias de tus competidores. Identifica ese factor diferencial y centra en él tu estrategia. Siguiendo las ideas del investigador norteamericano y catedrático de la Harvard Business School, Michael E. Porter, hay cuatro estrategias competitivas:
- Diferenciación: Consiste en ofrecer productos o servicios únicos. En este caso, debes tener en cuenta que probablemente tengas que invertir en investigación y desarrollo.
- Líder de costes: El objetivo es llegar a ser el proveedor más barato.
- Enfoque de bajo coste: Esta estrategia es similar a la anterior, pero centrándose en un segmento determinado (ser el más barato de una ciudad, por ejemplo).
- Diferenciación de bajo coste: Se centra en un nicho de mercado concreto, más pequeño incluso que el enfoque de bajo coste.
- Distribuir los recursos: Con las tres estrategias anteriores claras, llega el momento de anotar el objetivo en tu estrategia empresarial y desglosar los recursos que vas a necesitar para conseguirlo. Por ejemplo, si lo que quieres es aumentar las ventas, probablemente tengas que contratar más comerciales e invertir en softwares para automatizar los procesos administrativos y de gestión documental.
Con estos 4 pasos ya tienes las bases para definir la estrategia empresarial, pero ten en cuenta que el mercado cambia constantemente. Por tanto, debes llevar un control continuo que te permita ir realizando cambios para adaptarte a las nuevas situaciones que se vayan dando.
Lo que no puede faltar en tu estrategia empresarial:
Aparte de lo ya mencionado, debes tener en cuenta las claves que te ayudarán a que tu estrategia empresarial sea efectiva. Para empezar, tienes que recopilar toda la información de la compañía, tanto interna como externa. Por tanto, es necesario que conozcas cuál es tu competencia igual de bien que la distribución de los diferentes departamentos.
Una vez realizada esta labor básica, ya puedes pasar a los siguientes puntos de la lista:
- Realizar simulaciones que recojan los diferentes escenarios a los que podrías enfrentarte.
- Rodearte de un equipo que aporte diferentes puntos de vista que aporte ideas novedosas.
- Identificar los posibles riesgos.
- Definir la pieza clave de la estrategia y establecer tácticas para implementarla.
- Nombrar un responsable para cada tarea que se va a llevar a cabo.
- Hacer un seguimiento de las diferentes etapas para saber cuáles se van desarrollando.
- Ser flexible para ir adaptando los productos y servicios a la demanda del mercado.
- Difundir la estrategia entre todo el personal.
- Alinear las distintas áreas (como logística, ventas, marketing y servicio post venta) para sumar esfuerzos y que los trabajadores remen todos en la misma dirección.
- Hacer uso de un BSC (Cuadro de Mando Integral) para ejecutar la estrategia. Se trata de una herramienta que reúne objetivos con resultados siguiendo cuatro variables: desempeño financiero, conocimiento del cliente, procesos internos de negocio y aprendizaje y crecimiento.
- Implantar un software de automatización.
- Fijar plazos.
3. Optimización de procesos
Una de las claves del éxito de una compañía es la estrategia empresarial, pero su implantación supone una inversión de tiempo y dinero. ¿Quieres optimizar tus recursos? Utiliza las herramientas y recursos que tienes a mano.
- Planifica y delega
Lo primero es planificar bien las tareas diarias, estableciendo fechas límite y midiendo el tiempo que tanto tú como tu equipo necesitáis para realizar cada tarea. Una vez hecho esto, si es necesario, delega.
- Invierte en tecnología
Cuando nos planteamos la gestión de gastos desde la vertiente estratégica, el nivel tecnológico debe tener un papel destacado. Difícilmente una empresa puede competir a gran nivel si no invierte constantemente en mejorar su equipamiento.
Tenemos recientemente un ejemplo muy significativo en este aspecto. La puesta en marcha del llamado SII (Sistema de intercambio de información) obliga a las empresas a llevar un registro electrónico del IVA. Se trata de un sistema muy exigente, puesto que hay que emitir y declarar las facturas emitidas y recibidas en cuatro días naturales. Y además en todo tipo de facturas, con lo cual se incluyen hasta los simples tiques.
La administración, como les pasa a todas las empresas, quiere optimizar todos los procesos y eso conlleva adoptar medidas de este tipo. Pero a su vez, las compañías tienen que estar preparadas con sistemas de gestión adecuados y tecnológicamente avanzados.
Entre las ventajas de contar con softwares de contabilidad que cumplan con la inmediatez de suministro de información que requiere el SII destaca la rapidez en el reporte, la supervisión y la contabilización de las facturas y notas de gastos de viaje. Al mismo tiempo, se minimizan los riesgos de cometer errores y de sufrir fraudes internos.
Por otra parte, la gestión de los gastos también requiere de lo que convenimos en llamar visibilidad. Este es un punto muy importante porque la generación y gestión de la información pierde gran parte de su valor si no se puede tratar de forma adecuada. Es decir, si no se puede parametrizar y utilizar para mejorar los comportamientos de la empresa.
- Automatiza tareas
Al hilo de la necesidad de invertir en tecnología tenemos que mencionar la importancia de automatizar las tareas. Hay que tener en cuenta que hay ciertos procesos que requieren una gran inversión de tiempo. Podemos hablar, por ejemplo, de la gestión de los gastos de viaje.
Si ya en condiciones normales la tarea se alarga durante horas, imagínate cuando se pierden los tiques o se borra la tinta. La solución en estos casos pasaría por instalar un software digital para gastos de viaje.
Sus ventajas van desde la accesibilidad que supone tener los datos alejados en la nube (se puede acceder desde cualquier dispositivo móvil, en cualquier momento y lugar) hasta la liberación que supone olvidarse de las montañas de papeles encima del escritorio. Esto último cobra especial relevancia en las ‘empresas verdes’, cuya estrategia empresarial remarca su condición de ser respetuosas con el medio ambiente.
4. Beneficios de una buena estrategia empresarial
Llegados a este punto, queda clara la importancia de que una compañía cuente con una buena estrategia empresarial. A continuación, listaremos sus principales beneficios.
- Es más sencillo lograr que un producto o servicio alcance un objetivo de ventas y de visibilidad.
- Al tener una hoja de ruta marcada, podrás centrarte en lo importante: crecer.
- Aporta una ventaja con respecto a los competidores que no cuentan con estrategias comerciales.
- Permite identificar y desarrollar la ventaja competitiva de una compañía.
- Ayuda a decidir en qué merece la pena invertir y dónde hay que hacer recortes.
- Permite planear el futuro de la empresa. Sin dejar de lado el día a día, el contar con una estrategia empresarial permite visualizar las tendencias antes que los competidores. De esa forma, es más fácil adelantarse para ofrecer esos productos o servicios que serán demandados.
- Del mismo modo, es más fácil predecir los riesgos, problemas y amenazas que pueden surgir a medio/largo plazo e ir planteando alternativas. Los cambios en la economía o la modificación de regulaciones en la políticas comerciales, por ejemplo, ya no te pillarán por sorpresa.
- La plantilla tiene que trabajar de forma coordinada, con lo que se fomenta el trabajo en equipo.
Ahorro de tiempo y dinero
Mención aparte merece el hecho innegable de que una correcta estrategia empresarial ayuda a mejorar la contabilidad.
Al implantar softwares de contabilidad y de gestión de notas de gastos, el tiempo dedicado al papeleo se minimiza. Al realizar los procesos de forma automática, se mejora la eficiencia y se reduce el riesgo de errores que puedan costarte dinero.
En el caso de Captio, el trabajador solo tienes que sacar una foto al tique de los gastos de viaje, alimentación y/o kilometraje. Una vez subida a la nube, queda guardado y listo para su visto bueno por parte de la empresa.
¿Quieres emitir una factura? Tendrás la certeza de que estas se elaboran conforme a la legislación vigente, con su numeración y orden correspondiente. Además, cuando se emite una factura se van actualizando los datos del IVA, retenciones, gastos e ingresos.
El tiempo que los empleados se ahorran en trámites administrativos puede ser destinado para que realicen otras tareas más productivas. A eso hay que sumar el ahorro en los costes del papel o mensajería. Además, evitarás sanciones por retrasos en los pagos e incluso puede que obtengas descuentos por pronto pago.
