Condiciones necesarias para que los gastos de viaje sean deducibles

Todas las empresas pueden deducir el IVA de los gastos vinculados a su actividad. Esto supone un importante ahorro para las empresas o trabajadores autónomos. Para ello es necesario cumplir con una serie de condiciones y requisitos documentales y hay que tener en cuenta que puede realizarse en tres ámbitos distintos: impuesto de sociedades, IVA e IRPF.

1. Gastos de viaje
2. Dietas laborales ¿cuándo recibirlas?
3. Gastos de viaje deducibles en el Impuesto de Sociedades
4. Gastos de viaje deducibles en el IVA
5. Gastos de viaje deducibles en IRPF
6. Nuevas tecnologías para deducir los gastos de viaje

1. Gastos de viaje

La ley española establece que puedes desgravar tanto los gastos de desplazamiento en transporte como los de estancia en hoteles y los de manutención. No obstante, hay unos límites, como pueden ser las cantidades exentas. Tampoco será fácil acreditar que esos gastos se originan a diario o durante los fines de semana.

2. Dietas laborales ¿cuándo recibirlas?

Las dietas laborales son las compensaciones económicas que se les atribuyen a los trabajadores cuando estos se desplazan por motivos de trabajo. Es decir, las dietas laborales no forman parte de tu salario, puesto que no retribuyen tu trabajo. Su objetivo es cubrir aquellos gastos en los que los trabajadores incurren de forma adicional. Se entiende, por tanto, que no debes soportarlos tú. Estos gastos pueden ir desde el transporte hasta la comida o el alojamiento, tal y como establece el artículo 40 del Estatuto de los Trabajadores. También es importante que sepas que la cuantía o el derecho a cobrar ese complemento suele venir establecido en el convenio colectivo o la normativa interna de la empresa.

A parte de los gastos por kilometraje realizado, la empresa también se hace cargo de los gastos de las noches que te hayas tenido que hospedar en un hotel o las comidas fuera de la oficina por motivos de trabajo. En este caso hablamos de los gastos de manutención (establecimientos hosteleros) y estancia (alojamientos).

3. Gastos de viaje deducibles en el Impuesto de Sociedades

Como norma general, en el impuesto de sociedades las cantidades satisfechas por la empresa en cualquier concepto únicamente constituirán gasto fiscalmente deducible cuando se cumplan las condiciones legalmente establecidas de devengo, correlación de ingresos y gastos y justificación. El criterio fundamental que rige en el impuesto de sociedades para su deducibilidad es que los gastos estén relacionados con los ingresos.

Respecto a las comidas con clientes, proveedores o trabajadores, la ley del impuesto de sociedades específica en el artículo 14 que no serán deducibles aquellas actividades en las que no se acredita la relación del gasto con la promoción de la actividad, lo que se conoce como «liberalidades».

Pero la misma normativa matiza que no se incluyen en el concepto de «liberalidad» y, por lo tanto, sí son deducibles:

• Gastos por relaciones públicas con clientes y proveedores.

• Los gastos efectuados con respecto al personal de la empresa con arreglo a los usos y costumbres.

• Los realizados para promocionar, directa o indirectamente, las ventas de bienes o prestación de servicios.

• Los que se hallen relacionados con los ingresos como norma general.
  
  

4. Gastos de viaje deducibles en el IVA

La ley del impuesto del valor añadido determina que se puede deducir el IVA soportado siempre que se cumplan los siguientes requisitos:

• La Agencia Tributaria contempla la devolución del IVA del transporte para los viajes de negocios siempre que aportemos las facturas originales completas (no basta con el billete).

• El gasto debe estar vinculado a la actividad económica de nuestra empresa de forma directa.

• El gasto debe estar justificado documentalmente mediante facturas quedando registrado en la contabilidad de la empresa.

De esta manera, en todos aquellos gastos que cumplan estos tres requisitos podremos deducir el IVA, restando el impuesto soportado al devengado en las facturas que emitamos.

Otros aspectos a tener en cuenta respecto a la deducción del IVA son los siguientes:

• Sólo serán deducibles las cuotas correspondientes del IVA español o de países con los que hay firmados convenios de deducción y establecidos mecanismo de solicitud de la devolución.

• Para solicitar la deducción correspondiente hay un plazo máximo de cuatro años.

• El IVA sólo será deducible en la proporción que afecta a la actividad. Es decir, si un gasto se imputa a un 50% de una determinada actividad sólo se podrá deducir dicho porcentaje.

• Existen determinados artículos que no pueden ser objetos de deducción en ningún caso como joyas, alhajas, piedras preciosas o servicios recreativos.
  
  5. Gastos de viaje deducibles en IRPF

Por su parte, el Reglamento del IRPF establece las condiciones y límites en que los gastos de dietas y kilometraje están exentos de gravamen y, por lo tanto, no deben tributar. Esto quiere decir que el trabajador no tiene que incluirlos en su declaración de IRPF y la empresa tampoco debe efectuar ningún tipo de retención sobre ellos.

La ley del IRPF califica como rendimientos íntegros del trabajo y, por consiguiente, sujetos a la retención correspondiente:

• Los sueldos y salarios.

• Las remuneraciones en conceptos de gastos de representación y las dietas y asignaciones a gastos de viaje.

Sin embargo, no están sujetos a retención los gastos de locomoción y los gastos de manutención y estancia en establecimientos de hostelería, ya que tienen una serie de requisitos y límites para no estar sujetos a IRPF:

1. Los gastos han de ser considerados una compensación al trabajador siempre que este se desplace fuera del municipio de su lugar de trabajo o residencia habitual.

2. Las cantidades satisfechas deben encontrarse dentro de los límites reglamentarios. A saber:

 • Gastos de locomoción: siempre que se utilice transporte público y se presente la factura, queda exenta la totalidad del importe. Si se usa el vehículo particular, quedan excluidos hasta 0,19 euros por kilómetro recorrido, así como los gastos de peaje y aparcamiento debidamente justificados . 

• Gastos de alojamiento: los gastos de alojamiento tampoco están sujetos a gravamen, pero siempre que el hotel esté en un municipio diferente del lugar de residencia habitual del trabajador. No hay límite de dinero, pero sí temporal. La estancia no puede prolongarse más allá de los 9 meses, de manera ininterrumpida.

• Gastos de manutención: otros gastos de viaje deducibles son los gastos normales de manutención en establecimientos de hostelería. Aquí sí que se aplican unas cantidades como límite:

• Gastos dentro de España: 53,34 euros al día como máximo con pernocta y 26,67 euros sin pernocta.
• Gastos en el extranjero: 91,35 euros al día, a lo sumo, con pernocta y 48,08 sin pernocta.
• Personal de vuelo de las compañías aéreas sin pernocta: 36,06 euros al día en desplazamientos dentro de territorio español y 66,11 euros al día cuando el gasto tienen lugar en países extranjeros.
• Toda cantidad que no cumpla los requisitos o exceda de los límites será considerada rendimiento dinerario y quedará sometida a retención y gravamen.

6. Nuevas tecnologías para deducir los gastos de viaje

La posibilidad que brindan las nuevas herramientas tecnológicas de digitalizar los tiques y recibos es, sin duda, una solución muy útil a la hora de gestionar los gastos de viajes de nuestra empresa y empleados. En efecto, las aplicaciones móviles que digitalizan los documentos relacionados con este tipo de gastos, simplifican el tratamiento de los mismos, desde su reporte en la hoja de gastos hasta su contabilización. 

Los justificantes de gastos digitalizados generan un documento completo que en ocasiones es válido para la deducción del IVA y en la mayoría de los casos te permitirá solicitar a tu proveedor que, a partir de dicha información digitalizada, emita la factura correspondiente para deducir el impuesto.