Según el tipo de alojamiento o la ubicación que se elija para los viajes de empresa repercutirá en una serie de gastos diferentes. En este post vamos a recopilar las 10 claves para ahorrar en el alojamiento para viajes de empresa teniendo cuenta las distintas variables y aspectos influyentes.
Clave 1: buscar el equilibrio entre las necesidades de la empresa y la de los trabajadores
Se debe redactar una lista de las necesidades, tanto de la empresa como de los trabajadores implicados en el proyecto. A partir de ahí, empezar a tomar decisiones que contenten a ambas partes buscando el equilibrio y máximo ajuste al presupuesto
Clave 2: elegir el tipo de alojamiento en función de la duración de la estancia
Obviamente, no es lo mismo alojarse en pleno centro de la ciudad, justo al lado del lugar de trabajo, que a las afueras, lo que supondrá unos gastos diarios en desplazamientos. Cada uno de los cuatro grandes tipos de alojamiento se amolda mejor a una duración determinada. La recomendación general es la siguiente:
- Hotel: estancias hasta una semana
- Apartahotel: de unas semana a un mes
- Corporate housing: de un mes a un año
- Alquiler tradicional: para estancias superiores a un año
Clave 3: investigar sobre el nivel de vida y cultura de cada zona o país
Es fundamental realizar un estudio, que puede encargarse a una empresa externa, para conocer los aspectos socioeconómicos, nivel de vida y culturales de cada país. Las diferencias, tanto de nivel de vida como de otros aspectos entre un país a otro, son enormes con independencia de que se trate de zonas de un mismo entorno geopolítico y, por lo tanto, hay que tenerlas muy en cuenta en la elaboración de lo presupuestos, fijación de dietas para los trabajadores, posibles subidas de sueldo durante el periodo de estancia, etc.
Clave 4: tener en cuenta todos los gastos, tanto directos como indirectos
En función del tipo de alojamiento elegido, éste contará con unos servicio u otros: manutención, limpieza, suministros, Internet, centros de negocios... Se debe valorar lo que necesita cada empleado y analizar si vale la pena contratarlo como paquete, pagarlo a parte, etc.
No hay que olvidar que cada tipo de alojamiento tiene unos servicios distintos, tanto en concepto como en calidad y que, obviamente, si un servicio es necesario y el alojamiento reservado no lo oferta, no quedará más remedio que contratarlo de forma adicional.
Es importante tener en cuenta que, en caso de necesitarlo y que el alojamiento elegido no disponga de algún espacio tipo business center, puede ser complicado y costoso llevar a cabo según qué tareas, muchas veces fundamentales para el proyecto por el cual se ha trasladado a un grupo de trabajo a un país extranjero.
Todos estos gastos adicionales pueden llegar a ser muy importantes y desequilibrar el presupuesto calculado, sobre todo en función del número de empleados desplazados y la duración de la estancia.
Por ejemplo, si se escoge un hotel situado en el centro, justo al lado del lugar del trabajo, aunque la tarifa del alojamiento pueda ser cara, es posible que al final salga rentable por el ahorro de transporte público o alquiler de coche.
Por el contrario, un habitación de hotel o de apartahotel conseguida a muy buen precio, pero ubicada muy lejos del centro de trabajo, supondrá unos gastos diarios en transporte, alquiler de coche, gastos extras en comida, etc, que seguramente acabe convirtiendo esa opción en un mal negocio para la empresa.
Con las dietas o los gastos de comida pasa lo mismo: si al reservar un hotel se escoge la opción de solo habitación, sin manutención, esto va a suponer unos gastos en dietas para comidas muy importantes, que podrían reducirse escogiendo un apartahotel o apartamento donde el trabajador puede prepararse él mismo la comida. Diversos estudios cifran el ahorro en dietas de esta última opción entre un 20 y 30%.
Clave 5: informarse muy bien de los términos y condiciones de la reserva
Cada alojamiento, agencia de viajes, cadena hotelera e incluso cada oferta particular tiene unas condiciones diferentes en lo que respecta a política de cancelación, modificación y reembolso de las reservas en hoteles y apartamentos. Por lo tanto, hay que pedir y estudiar toda la información para evitar sorpresas que pueden salir muy caras, como la imposibilidad de que se reembolse la reserva en el caso de una cancelación o cambio de fechas.
Clave 6: reservar con antelación
Como norma general, cuanto antes se reserve un alojamiento mejor precio se puede llegar a conseguir. Lo recomendable es hacer una seguimiento posterior por si sale alguna oferta de última hora.
Clave 7: no pagar con tarjeta de crédito
Hay que tener en cuenta varios aspectos: opciones de pago, plazos, gastos de administración, posibilidades de crédito, etc. Trata de pagar siempre con tarjeta de débito, en efectivo o transferencia bancaria para evitar las comisiones de entre un 1,5 y hasta un 5% que cobran muchos países como gastos de administración.
Clave 8: tratar de negociar
Siempre se ha de intentar negociar los precios con el fin de conseguir alguna rebaja, ya sea en el alojamiento en sí o en servicios adicionales (manutención, alquiler de salas, servicios de lavandería, etc.). La mejor estrategia de negociación es aprovechar nuestros puntos fuertes pero si no tenemos tiempo ni aptitudes suficientes, lo mejor es que una agencia especializada nos gestione la reserva de alojamiento y negocie en nuestro nombre las mejores condiciones.
Clave 9: utilizar las herramientas adecuadas para gestionar gastos
Actualmente existen varios tipo de software específicos especialmente diseñados para su uso en dispositivos móviles, muy útiles para planificar, gestionar y calcular (incluso con antelación) todos los gastos derivados del alojamiento corporativo.
Clave 10: los factores de mayor influencia en la gestión del alojamiento corporativo
Los tres factores más importantes son:
- Duración del proyecto.
- Número de trabajadores implicados.
- Presupuesto.
En función de estos tres parámetros se deben tomar todas las decisiones derivadas de la gestión del alojamiento corporativo: tipo, categoría, zona, servicios necesarios, etc. El volumen, tanto de trabajadores como de tiempo de estancia, también permitirá una menor o mayor capacidad de maniobra en la negociación de las condiciones.
Trucos para ahorrar en los gastos derivados del tipo de alojamiento
El uso de un software específico para gestionar gastos de viaje es uno de los métodos más rápidos y fiables de calcular con gran exactitud los gastos extraordinarios derivados del tipo de alojamiento
Un error habitual a la hora de determinar este tipo de gastos es pasar por alto cuestiones indirectas y, en apariencia, superfluas como la necesidad de contar con material gráfico o un hardware o software concretos para hacer presentaciones, imprimir informes o trabajos, etc.
Así, las cuatro pautas básicas que te proponemos para que no se te pase nada son:
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Tener en cuenta todos los gastos adicionales, tanto directos como indirectos.
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Anotar en un tabla tipo Excel los pros y contras de cada tipo y ubicación de alojamiento, teniendo muy en cuenta los gastos derivados de cada uno de ellos.
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En función de los resultados de esa tabla, escoger el alojamiento corporativo más rentable.
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Utilizar herramientas adecuadas de gestión de gastos.
