Gestionar los viajes, controlar los costes, negociar mejores tarifas, lograr que los trabajadores desplazados se encuentren a gusto en el alojamiento asignado. Las tareas de los travel managers son muchas y muy variadas. En este artículo descubrirás los últimos trucos para negociar con los proveedores y conseguir que la empresa ahorre dinero.
En el mundo de los viajes de empresa hay que moverse rápidamente para conseguir las mejores tarifas, sin renunciar a la calidad.Pero con el precio del avión y de los alojamientos subiendo como la espuma (se prevé que en 2019 la subida en España sea de un 6,7% y un 8,5%, respectivamente), no es fácil para los travel managers conseguir que la empresa para la que trabajan ahorre dinero.
Ahí es donde entra en juego el tacto para negociar con los proveedores. Y por qué no, también el ingenio. Según revela el estudio “New Horizon in Hotel Sourcing" (“Un nuevo horizonte en el Sourcing de Hoteles”), elaborado por la Asociación de Ejecutivos de Viajes Corporativos (ACTE por sus siglas en inglés) y la plataforma de reservas HRS, el 51% de los travel managers ha podido ahorrar dinero durante los últimos tres años gracias a los cambios realizados en su estrategia de negociación.
¿Quieres saber cuáles han sido esos cambios ganadores? Sigue leyendo.
1. Implementar el 'Continuous Sourcing'
¿Has oído hablar del Continuous Sourcing? Se podría traducir como abastecimiento continuo. Como se puede deducir de su nombre, se trata de una estrategia basada en negociar las tarifas continuamente. ¿Por qué? Porque en 12 meses los precios de los hoteles varían (muchas veces las tarifas disminuyen), al igual que las necesidades de las empresas.
Por tanto, cada vez son más los travel managers que se han dado cuenta de que pueden ahorrar dinero si negocian con frecuencia, en vez de seguir haciéndolo nada más que una vez al año. Además, lejos de lo que puedan pensar muchos profesionales, reducen su carga de trabajo. También es importante señalar que, quienes han adoptado el enfoque del Continous Sourcing, han notado que los viajeros están más satisfechos y se dan cuenta de que tienen más flexibilidad para atender las demandas de los viajeros.
Actualmente llevan a cabo esta estrategia el 11% de los travel managers, pero la cifra va en aumento. Sobre todo, en el continente americano (allí el porcentaje alcanza el 17%).
“Vivimos en una era de sobrecarga informativa y de constante disrupción, y no moverse rápidamente al ritmo del desarrollo del mercado puede ser costoso para los ejecutivos de viajes, tanto en términos financieros como de satisfacción del viajero. Más de la mitad de los primeros en adoptar el Continuous Sourcing ha reportado ahorros, lo cual nos muestra cómo los gestores de viajes pueden aprovechar prácticas de vanguardia para posicionarse a la cabeza del cambiante panorama de los negocios como líderes en sus organizaciones”, ha declarado en este sentido Greeley Koch, Director Ejecutivo de ACTE.
2. Utilizar consultores
Con solo utilizar un servicio de consultoría o con un especialista en hoteles en lugar de manejar el sourcing interno, el ahorro anual puede llegar a ser del 7%, siempre teniendo en cuenta las cifras facilitadas por los encuestados. El 48% de los profesionales ha decidido llevar a cabo esta nueva solución, movidos por el aumento de los precios, la fragmentación, la falta de transparencia de los datos y el tiempo que supone el sourcing. Son sobre todo empresas que hacen grandes inversiones en hoteles.
Otro 31%, la mayoría correspondiente a empresas con programas hoteleros pequeños, ha empezado a trabajar con una empresa de gestión de viajes (TMC por sus siglas en inglés). En este caso, el ahorro conseguido por el travel manager para la compañía es del 4%
3. Llevar las negociaciones personalmente
Pero estas colaboraciones no indican que el travel manager se vaya a desentender de su labor. De hecho, la mayoría sigue prefiriendo llevar las negociaciones ellos mismos o conjuntamente con su equipo, sobre todo cuando trabajan para pequeñas y medianas empresas. El outsourcing en este caso solo se utiliza e una de cada 10 compañías.
¿Por qué ocurre esto? Porque el travel manager quiere saber qué sucede en todo momento para poder actuar rápidamente en caso de que surja algún problema. Así, no es de extrañar que quienes negocian personalmente con los hoteles, sean los más satisfechos con la estrategias de negociación.
4. Monitorear las tarifas hoteleras
Ninguna negociación valdría para nada si después el travel manager no se preocupa de comprobar que los hoteles están respetando las tarifas pactadas. Esta monitorización deben hacerla una vez al trimestre, como mínimo. Las empresas con partidas importantes destinadas a los viajes de empresa y las que subcontratan este servicio, la auditoría tiene que ser mensual.
Para estar al tanto de los posibles cambios o subidas de tarifas que puedan afectar a su programa, la mayoría de los travel managers confían en las TMC y sus proveedores hoteleros de confianza.
