Las soluciones de gestión de gastos agilizan el flujo de trabajo de tu equipo para enviar y revisar los gastos comerciales. Pero ¿por qué las necesitas en tu empresa? ¿Sabes cuáles son los beneficios de automatizar este proceso? Descúbrelo a continuación.
Un elemento fundamental que preocupa a la mayoría de los equipos financieros respecto a los gastos comerciales es mantener el cumplimiento de las políticas y reducir el riesgo de fraude. Además, agilizar el flujo de trabajo en equipo es otro aspecto que también ocupa una posición destacada en la lista de objetivos a alcanzar.
¿Por qué necesitas una solución de notas de gasto?
Control de gastos
Los gastos a menudo se presentan con información faltante o incorrecta, o están fuera de la política. Una solución tecnológica te ayudará a aumentar drásticamente tu control sobre la precisión de tus datos. Tu solución debe tener herramientas que marquen automáticamente los gastos como incumplimiento de las reglas con la configuración de reglas activada por el sistema. También deberías conectarte directamente con tus instituciones financieras para reducir la cantidad de trabajo manual (¡y error humano!) requerido.
Según el grupo Aberdeen, «las empresas vieron una reducción del 64 % en los errores y una mejora del 40 % en el cumplimiento de las políticas al utilizar una solución de gestión de gastos».
Aumento de la visibilidad para una mejor toma de decisiones
Tu solución de gestión de gastos debería permitir que tu equipo financiero sea un recurso más estratégico para la empresa. Las automatizaciones para ayudar a realizar un seguimiento de los gastos, generar informes y obtener información a nivel granular en toda tu empresa lograrán en gran medida esto. Ahora, en lugar de generar informes y examinar datos, el equipo de finanzas puede obtener fácilmente información que ayuden en las decisiones comerciales.
«En el pasado, las organizaciones recurrían al director financiero para asegurarse de que las finanzas de la empresa fueran precisas. Hoy en día, con el aumento de datos en las organizaciones, se espera que los directores financieros asesoren a los líderes mientras planifican el futuro estratégico de la empresa», asegura Jim Johnson, director financiero de Adaptive Insights, según lo contado a Forbes.
Aumento de la productividad de los empleados y reducción de costes
Según Aberdeen Group, el coste medio de procesar un único informe de gastos es de 20,65 euros, teniendo en cuenta el tiempo que tarda un equipo de finanzas en revisar, aprobar, presentar y reembolsar los gastos.
Una solución de gestión de gastos puede ayudaros a automatizar los informes de gastos y reducir ese tiempo. Esto es especialmente cierto con herramientas que se centran en la usabilidad y la automatización, para que los empleados puedan ingresar gastos rápidamente sin grandes interrupciones en su trabajo.
«Puedes reducir el coste de procesamiento de gastos en casi un 60 % al implementar una solución de gestión de gastos.»
El retorno de la inversión de las soluciones de gestión de gastos
20,65 € = Coste empresarial medio para procesar un único informe de gastos sin software de informe de gastos
7,50 € = Coste comercial promedio para procesar un solo informe de gastos con el software de informes de gastos
1,5 € = Informes de gastos promedio presentados por empleado por mes
El cálculo básico del ROI
Ahorros mensuales: Coste comercial para procesar informes de gastos
Coste comercial para procesar informes de gastos
Para conocer tus ahorros mensuales, necesitarás saber cuál es tu coste promedio mensual actual para procesar los informes de gastos. Si no tienes estos datos y deseas utilizar los datos de Aberdeen, multiplica el promedio de la industria para procesar un solo informe de gastos por la cantidad de informes de gastos que procesa por mes (nuevamente, puedes usar el promedio de la industria por empleado y multiplicarlo por cuántos empleados tiene si no lo sabes).
Costes de procesamiento mensuales actuales
Coste actual para procesar un solo informe de gastos
Χ
# de informes de gastos procesados por mes
A continuación, calcula cuánto costaría contar con un software de informes de gastos para procesar tus gastos mensuales. Esto se basará en algunas suposiciones sobre cuánto tiempo crees que se ahorrará con tu forma actual de hacer las cosas o, nuevamente, puedes utilizar los datos de Aberdeen.
Nuevos costes de procesamiento mensuales
Nuevo coste para procesar un informe único de gastos
Χ
# de informes de gastos procesados por mes
Resta los costes nuevos de los costes anteriores para comprender tus ahorros mensuales.
Finalmente, puedes calcular el retorno de la inversión que obtendría una solución de gestión de gastos restando los nuevos costes de procesamiento mensuales de tus ahorros y dividiendo el total por tu nuevo coste mensual. En otras palabras, lo que quieres saber es, si los costes son menores por mes, pero ¿vale la pena el esfuerzo la diferencia?
Utilizando los datos de Aberdeen, el cálculo del ROI sería el siguiente para una empresa con 150 empleados:
[20,65 € x (150 x 1,5)] = Costes de procesamiento mensuales actuales de 4.646,25 €
[7,50 € x (150 x 1,5)] = Nuevos costes de procesamiento mensuales de 1.687,50 €
[4.646,25 €] – [1.687,50 €] = 2.958,75 € en ahorros mensuales
o un retorno de la inversión de (2.958,75 € – 1.687,50 €) / 1.687,50 € = 75 %
Esto se traduce en un ahorro de casi 3.000 € al mes en costes de procesamiento: lo que significa que la inversión en un nuevo sistema le devolverá el 175 % de lo que pagó.
El retorno de la inversión de las soluciones de gestión de gastos
Antes de elegir un software de gestión de gastos adecuado, deberás evaluar las necesidades y los procesos operativos de tu equipo administrativo. Es necesario distinguir entre informes por lotes e informes de gastos en tiempo real para tomar una decisión bien informada que pueda mejorar la eficiencia de tu plataforma automatizada de gestión de gastos. Si analizas minuciosamente las características operativas de cada tipo de solución, podrás estar seguro de que la solución de gestión de gastos elegida va a cumplir eficazmente los requisitos de la organización en el seguimiento de gastos, la generación de informes y la gestión de cada proceso de aprobación. Optar por un sistema que se alinee sin problemas con los objetivos de tu empresa es fundamental para automatizar la gestión de gastos.
Es importante analizar las prioridades internas para garantizar que la solución de gestión de gastos cumpla con los requisitos de tu empresa, y todos tus procesos y flujos de trabajo en equipo. Asimismo, con un proceso de gestión de gastos bien definido te será más fácil identificar en qué puntos del proceso hay que optimizar para aplicar la automatización.
Al implementar una solución de gestión de gastos, puedes aumentar la productividad de tus empleados. Además, automatizar los procesos manuales de gestión de gastos proporciona muchos beneficios a las empresas, como la mejora de la eficiencia, la agilidad en el proceso de gestión y el ahorro de costes. Pero, ¿por qué necesitas implementar una herramienta automatizada de gestión de gastos?
Estas son algunas de las ventajas:
- El control sobre los gastos de tu empresa
- El aumento de la visibilidad para una mejor toma de decisiones
- El aumento de la productividad de los empleados
- La reducción de costes
- El retorno de la inversión de las soluciones de gestión de gastos
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