La Agencia Tributaria contempla la devolución del IVA del transporte para los viajes de negocios, siempre que se aporten las facturas completas y el gasto esté vinculado a la actividad económica de la empresa.
Cuando realizamos un viaje de negocios los gastos a los que nos enfrentamos son muchos: el desplazamiento, el alojamiento, las comidas... Si somos trabajadores por cuenta ajena no tenemos más que pasar el tique a la empresa y el departamento de administración se encarga de todo. ¿Pero qué ocurre cuando la empresa eres tú?
Seguro que si sumas todo el dinero que destinas a pagar los desplazamientos de tus trabajadores la cantidad es importante. ¿Quieres recuperar parte de ese dinero y aumentar la liquidez de tu empresa? Una de las opciones que tienes es pedir la devolución del IVA de los gastos de viaje. El IVA del transporte, por ejemplo, es deducible. De ello hablaremos a lo largo de este artículo.
¿Cuándo se puede deducir el IVA del transporte?
Lo primero que debes saber es que el IVA del transporte público que se aplica actualmente es del 10%. Pero si cumples los requisitos establecidos por Hacienda este IVA soportado es deducible, lo que quiere decir que se descontará de la cantidad que te toque pagar en las liquidaciones del IVA. La Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido determina que se puede deducir el IVA soportado siempre que el viaje cumpla estos 3 requisitos:
- Está vinculado a la actividad económica desarrollada. Es decir, que los gastos son necesarios para obtener ingresos.
- Se ha justificado documentalmente. Esto quiere decir que hay que pedir la factura (no basta con el billete).
- Se encuentra debidamente registrado en la contabilidad. Dependiendo de la naturaleza del viaje de negocios el apunte contable se registrará en una cuenta o en otra. De esta forma, si la empresa necesita el gasto para el desempeño de la actividad a la que se dedica, el asiento se realizarán en la cuenta 629.
Además, debes tener en cuenta que Hacienda puede ponerte problemas si el viaje no se realiza en horario laboral. Asimismo, hay que recordar que el plazo para pedir la deducción del IVA del transporte finaliza transcurridos cuatro años desde la emisión de la factura. Si no se pide en ese periodo, se pierde esa opción.
¿Cómo se justifica el IVA del transporte?
Vamos a detenernos ahora en un punto importante: el documento justificativo del IVA del transporte. Aunque en el billete parezca que vienen todos los datos necesarios para pedir la devolución del IVA, lo cierto es que no va a servirte ante Hacienda porque no cumple con todos los requisitos formales exigidos.
Tampoco se aceptan las facturas simplificadas. Siempre tienes que pedir la factura original completa. No puede faltar ninguno de los datos que listaremos a continuación:- Numeración de la factura
- Fecha
- Lugar de emisión
- Datos fiscales del emisor y del receptor
- Descripción completa
- Base imponible
- Tipo impositivo aplicado
- Cuota repercutida
- Moneda en la que se paga
Una forma muy sencilla de guardar a buen recaudo los justificantes de gastos es digitalizar los tiques y recibos. Muchas compañías ofrecen la posibilidad de pedir la factura online, como es el caso de Renfe. Puedes hacerlo a través del servicio de atención al cliente, entregando los billetes físicos, o bien a través de su servicio de emisión de facturas online, disponible para usuarios registrados.
Precisamente, el IVA de los gastos de transporte en tren es desgravable siempre y cuando la empresa pueda justificar que el motivo del viaje ha sido laboral. Lo mismo ocurre con el resto de los transportes públicos.
Este punto es muy importante, ya que si hay una inspección y la empresa no puede justificar el gasto, este puede ser anulado por la Administración Pública. Además, deberás hacer frente a los correspondientes recargos o posibles sanciones posteriores.
¿Se puede deducir el IVA del transporte en el extranjero?
También es importante señalar que estamos hablando de deducir las cuotas del IVA en España. Aquí, el IVA del transporte público es del 10%. Pero en cuanto se cruza la frontera, se paga el del país correspondiente.
Si el viaje es a otro país de la UE, el IVA soportado no puede deducirse en las declaraciones tributarias. Lo que sí puedes hacer es solicitar el reintegro de esas cantidades.
Países de la Unión Europea
Por tanto, el IVA del transporte dentro de la UE puede recuperarse, pero el procedimiento varía en función de los países (así lo establece la Resolución de 23 de diciembre de 2009, de la Dirección General de Tributos). Algunos, como Alemania, disponen de mecanismos para que las empresas no residentes puedan solicitar la devolución del IVA soportado dentro de sus fronteras.
Si no, puedes acudir a la Agencia Tributaria y solicitar el formulario correspondiente, pero el proceso de devolución va a ser largo.
En este caso debes presentar el modelo 360 vía Internet, indicando los datos del proveedor (nombre, domicilio y NIF) y los datos de la factura (fecha, base imponible, cuota del IVA y descripción del gasto). También tienes que adjuntar una copia de las facturas. Es importante que tengas en cuenta que debes presentar una solicitud por cada país en el que hayas abonado el IVA.
Cuando el importe sea superior a 400 euros, la solicitud puede hacerse de forma trimestral. Si no llegas a esa cantidad, la devolución debes solicitarla anualmente, siempre y cuando el importe mínimo sea de al menos 50 euros.
Para hacerlo, tienes de plazo hasta el 30 de septiembre del año siguiente al que corresponde la factura. Pero ojo, no incluyas ese IVA soportado en el extranjero en tus declaraciones trimestrales, pues en el modelo 303 solo debe incluirse el impuesto español.
Países fuera de la Unión Europea
¿Y si el pago se ha efectuado en un país de fuera de la UE? Puedes recuperar el IVA del transporte solo si existe un acuerdo de reciprocidad con España. Es el caso, por ejemplo, de países como Canadá, Japón, Mónaco, Suiza, Israel o Noruega. Pero ten en cuenta que la gestión debes realizarla directamente con cada país y que algunos de ellos han limitado el acuerdo de devolución en función de la operación realizada.
¿Qué ocurre con el IVA de la gasolina?
Una cuestión diferente es el gasto de combustible. En este caso, el IVA asciende al 21%, pero también se puede deducir. Por lo general, esa deducción solo es del 50% (puede llegar al 100% en casos como el de los transportistas o los comerciales que utilicen exclusivamente un vehículo de empresa) y es necesario demostrar que hay una correlación entre el viaje y la actividad empresarial. Además, el vehículo debe estar destinado total o parcialmente a dicha actividad.
Puedes demostrar que realmente utilizas el vehículo para trabajar aportando algunos documentos: un listado de clientes con las localidades en las que se encuentran, la agenda de visitas, correos electrónicos en los que se refleje que realmente has concertado esas reuniones, facturas, presupuestos, etc.
Antes de terminar queremos recordarte que, en el caso de que los gastos de viaje se los vayas a cargar a un cliente, debes incluirlos en la factura como suplido, así que no tienes que aplicar impuestos. Tu empresa adelanta el dinero y el cliente lo abonará posteriormente. Será este último quien tenga que solicitar la devolución del IVA del transporte.
