Algunas empresas tienen que afrontar a la gestión de notas o informes de gastos en su día a día. Este proceso esconde muchas oportunidades siempre que se sepan aprovechar. Su correcta gestión puede suponer un ahorro de tiempo y de costes tanto para los trabajadores que reportan sus gastos como del personal administrativo que los controla. Con la idea de mejorar y potenciar este proceso se opta por una gestión del informe de gastos excel, es decir utilizando una plantilla en este formato para el reporte de los gastos. Pero esto significa una serie de limitaciones importantes, que puede entorpecer el desarrollo de una gestión óptima.
Hoja de gastos basada en el papel
Aunque los informes de gastos hechos en excel son digitales, sigue existiendo el papel de los tiques o justificantes de los gastos que se tienen que guardar, hacerlos llegar a la persona responsable de supervisión y esta revisarlos y archivarlos. También es posible que el empleado que realiza los gastos también tenga su propia hoja de gastos y adjunte su informe en papel. Es decir, aunque parte del proceso sea digital, se sigue teniendo casi todos los inconvenientes de la gestión en papel.
Gestión manual de las hojas de gastos
Además de basarse en el papel, no hay que perder de vista que el informe de gastos en excel igualmente se tiene que rellenar y gestionar a mano. El trabajador tiene que rellenar la hoja de gastos excel a mano, guardar los tiques en papel y hacerlos llegar físicamente a la persona responsable de supervisión quien los tendrá que revisar uno a uno y, después, contabilizar también manualmente. Así, pues, no hay ningún tipo de automatización en este proceso y la gestión es la misma que si se tratara de hojas de gastos en papel o en cualquier otro formato anticuado.
Las hojas de gastos en excel son un proceso rígido
Uno de los principales problemas con los informes de gastos excel es la falta de flexibilidad. Aunque se intente hacer una plantilla que se ajuste al máximo a las necesidades de los trabajadores y de la empresa, siempre pueden salir casos u ocasiones en los que se necesite de una hoja de gastos más flexible, que permita ciertos cambios o adaptaciones. Pero cambiar una de estas hojas de gastos excel no es tan fácil. Si se realizan modificaciones se tendría que realizar en todas las plantillas de todos los trabajadores o bien se dificultará el análisis y gestión posterior. Y tener varias versiones de la plantilla en circulación es una forma excelente de aumentar los errores y los problemas con la gestión.
Esto también dificulta enormemente poder analizar los costes y buscar oportunidades de ahorro, o bien el seguimiento de la aplicación de las políticas de gastos. El análisis de los gastos realizados, del presupuesto, de los proveedores, etc, puede aportar información muy valiosa para la empresa, siempre y cuando se disponga de ella.
Dificultad en la integración
En las empresas lo habitual es que existan programas y procesos digitales para la contabilidad, la gestión de proyectos o clientes, etc. En este contexto, la falta de integración con los otros sistemas de la empresa se hace evidente con este modelo de nota de gastos. Si no está integrada con los otros procesos de la compañía, como la contabilidad, la gestión de proyectos o clientes, etc, la gestión de los gastos se convierte en un proceso aislado. Esto deriva en una gestión de gastos complicada, ineficiente, pero también costosa, tanto a nivel económico como de tiempo.
Además, el control de los gastos en sí es también complicado. Si se quiere hacer un seguimiento exhaustivo, se tiene que revisar los gastos uno a uno con los tiques en papel que el trabajador en movilidad tendrá que haber guardado de los restaurantes, gasolineras, peajes, hoteles, etc. Este proceso puede llevar muchas horas, días para el revisor, que a menudo tendrá que elegir entre perder mucho tiempo con esta tarea o hacerla solamente de forma superficial o aleatoria, probablemente dejando pasar muchos errores.
Así, podemos decir que las grandes limitaciones de los informes de gastos excel son la pérdida de tiempo y recursos que supone su gestión, la falta de flexibilidad y adaptabilidad a los cambios que puedan suceder en la empresa, así como la falta de integración y automatización del flujo de trabajo con otros procesos de la compañía.
Fallos de las notas de gastos
Los errores también son un problema habitual de las notas de gastos hechas con excel. Como toda tarea realizada manualmente y con base al papel, es muy fácil que los trabajadores en movilidad que reportan gastos cometan errores involuntarios: dígitos mal puestos, gastos duplicados o de un periodo de liquidación anterior, mala aplicación de las políticas de gastos… Incluso pueden ocurrir casos de fraude interno, ya que el control, como hemos dicho, suele ser inviable.
Los informes de gastos como herramienta de mejora
La nota de gastos puede ser una herramienta de mejora estratégica para la empresa si se gestiona correctamente y la gestión en excel no es la opción adecuada. Los directivos de las empresas no piensan en las notas de gastos como una fuente de información o, al menos, no le dan la relevancia que puede tener; y es que la información actualizada y de calidad permitirá tomar decisiones estratégicas con más fundamento y con una base más sólida, para asegurar el éxito de éstas.
Para que la hoja de gastos se convierta en una herramienta de información, en primer lugar hay que especificar qué datos e información se quiere recoger y analizar. La naturaleza de los gastos y métodos de pago suelen ser los más comunes, pero hay muchos más, como centro de costes, cliente o proyecto asociado, proveedor, etc. Así pues, todos los trabajadores en movilidad tendrán que rellenar el mismo tipo de nota de gastos, que les pida la información requerida.
La hoja de gastos: excel contra 3.0
Vemos como una solución que parece a primera vista fácil y económica, como son las notas de gastos en excel, resulta en realidad un coste considerable tanto a nivel económico como de tiempo para la empresa. Una de las soluciones para todos esos problemas es sin duda la automatización del proceso. Así que el presente/futuro es la evolución hacia la hoja de gastos 3.0.
Este concepto representa una modernización de la hoja de gastos tradicional, para una gestión más eficiente en todos los sentidos. La nueva hoja de gastos es:
- Flexible: la hoja de gastos 3.0 se adapta a las necesidades de la empresa y de sus empleados.
- Digital: todo el proceso en la gestión de gastos es digital, desde la captura de los tiques a través de un smartphone, hasta el reporte de los informes, a la revisión, validación, liquidación y la integración en el sistema contable de la empresa. Esta información queda reunida en un mismo documento o base de datos que permite su análisis en conjunto. Además, si se usa una plataforma certificada por la AEAT no hace falta guardar los tiques en papel.
- Integrada: la hoja de gastos 3.0 está totalmente integrada en los flujos de trabajo.
- Informacional: el departamento financiero o el equipo directivo pueden utilizar todos estos datos para métricas y parámetros que les permitirá encontrar puntos de mejora de procesos y ahorro de recursos: el ROI de los gastos, costes indirectos reales asociados a un cliente o proyecto, evolución de los gastos por departamento, centro de costes o incluso trabajador, proveedores habituales con quién negociar condiciones favorables, etc.
Aunque la hoja de gastos es una herramienta rutinaria de la gestión de gastos, hay que tener en cuenta que esconde oportunidades. Tener los gastos bajo control ofrece oportunidades de ahorro tanto de dinero como de tiempo. Por otra parte, si mantenemos un sistema obsoleto podemos restar valor a la empresa. Cuando el proceso de gestión de la nota de gastos está digitalizado de principio a fin, este análisis se puede realizar de forma más sistemática, detallada y eficiente, sin perder tiempo en procesar previamente los datos.
