En este artículo te explicamos todo lo que debes saber sobre el proceso de conciliación bancaria: qué es, por qué es importante, cómo auditarla, etc. Y, además, te mostramos un ejemplo de conciliación de las cuentas bancarias realizada de forma manual. ¿Quieres descubrir los beneficios de una conciliación bancaria adecuada? ¡No te pierdas el siguiente post!
1. ¿Por qué es importante el control financiero en la empresa?
2. ¿Qué es la conciliación bancaria?
3. ¿Qué beneficios aporta la conciliación bancaria?
4. ¿Quién debe hacer la conciliación bancaria?
5. Ejemplo práctico de conciliación bancaria manual
6. Buenas prácticas
7. Infografía: ¿Cómo solventar los problemas más frecuentes de una conciliación bancaria?
8. ¿Cómo auditar una conciliación bancaria?
9. ¿Puedo automatizar la conciliación bancaria?
1. El control financiero en la empresa
El control financiero es un concepto muy genérico que puede ser utilizado en un contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico. Centrándonos en un nivel administrativo se trataría, según definición de Stephen Robbins, de «un proceso consistente en vigilar las actividades para cerciorarse de que se desarrollan conforme se planearon y que se ajustan a las actividades proyectadas».
Por lo tanto, el control financiero hace referencia al estado de las finanzas empresariales, permitiendo a los directores de las finanzas, o a las mismas empresas, detectar y corregir las posibles desviaciones que estén repercutiendo sobre los presupuestos asignados.
Los objetivos principales de este control sobre las finanzas de la empresa serían:
- Diagnosticar problemas, desviaciones y alteraciones sobre las finanzas.
- Comunicar estos problemas a las diferentes áreas de una forma comprensible y gráfica, aportando los informes pertinentes.
- Finalmente, trabajar conjuntamente con estas áreas para corregir las desviaciones, consiguiendo así un control general y un encaje con los presupuestos, objetivos y posibilidades de cada empresa, marca, negocio u organización.
Algunas herramientas del control financiero son:
1) Conciliación bancaria: La conciliación bancaria es la comparación que se hace entre los apuntes contables que lleva una empresa de sus cuentas bancarias y los ajustes que realiza el propio banco sobre esas cuentas.
2) Contabilidad de gestión: La contabilidad de gestión consiste en la utilización, análisis e interpretación de la información obtenida de la contabilidad financiera de cara a la adopción de decisiones a corto plazo en el seno de la organización. Es subjetiva y orienta sus aplicaciones hacia aquellos sujetos que tienen poder de decisión sobre la actividad de la empresa, mejora el procedimiento de toma de decisiones mediante el uso de los datos contables.
3) Contabilidad de costes: La contabilidad de costos es una rama de la contabilidad que acumula internamente la información relacionada con los costes y tiene como propósito predeterminar, registrar, acumular, distribuir, controlar, analizar, interpretar e informar de los costes de producción, distribución, administración y financiamiento para el uso interno de los directivos.
2. Qué es la conciliación bancaria
Es un proceso que consiste en comparar los registros de las operaciones de la cuenta banco de los diarios auxiliares (o libros principales), con los movimientos registrados en las entidades bancarias, mostrados en los extractos bancarios que éstos emiten, para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los registros o libros de la empresa.
Es un proceso necesario ya que es bastante habitual que el saldo de las cuentas bancarias y el saldo de los estados de cuenta de los Bancos no coincidan con los libros de la empresa.
Las conciliaciones bancarias no tienen como objetivo hacer coincidir los saldos de bancos que tiene registrados la empresa con los de los extractos de esas cuentas. Su finalidad, por el contrario, es identificar con claridad qué es lo que ha generado la diferencia.
La conciliación bancaria es un proceso que, si bien no es obligatorio, es muy aconsejable para cualquier empresa, independientemente de su ámbito, tamaño o tipo. De hecho, la mayoría de las empresas lo realizan de forma habitual.
3. Beneficios de una conciliación bancaria
La conciliación bancaria resulta ser un proceso lento y tedioso, por lo que muchas empresas deciden obviarlo y no realizarlo. Pero las ventajas que aporta realizar esta tarea de forma periódica son importantes para el negocio. Los listamos a continuación:
Mejor control de los recursos económicos
El hecho de controlar periódicamente, normalmente mensualmente, los extractos bancarios y de la contabilidad, nos permite tener un control sobre el estado de las cuentas de la empresa. Tenemos la certeza que nuestra información contable es verídica, y por lo tanto, refleja una imagen fidedigna del estado económico y financiero de la sociedad.
Contabilidad al día
Este proceso nos obliga a tener actualizados los apuntes contables, por lo que instaura una dinámica de trabajo más controlada.
Seguridad delante de una inspección
La conciliación bancaria nos permite detectar errores o desajustes en la contabilidad, e identificar su origen para después poder solucionar el problema. Así, en caso de una inspección, podemos tener la seguridad de que la contabilidad refleja la realidad, no hay descuadres y será más probable que no haya ningún problema.
Información de calidad en la toma de decisiones
La información es un recurso estratégico muy valioso. Cuanto más y mejor es la información de que disponemos, mejores serán las decisiones que se podrán tomar. Por eso, la conciliación bancaria nos asegura que nos basamos en una información veraz y real, además de actualizada.
4. Quién es el responsable de hacer las conciliaciones bancarias
La persona que tendrá que realizar mes a mes el proceso de conciliación bancaria será la misma que se ocupa de la contabilidad. El personal del departamento contable es el que mejor conoce la situación contable de la empresa, por lo que le será mucho más fácil detectar errores, problemas, despistes, apuntes por pasar, etc. En caso de PYMES que tengan externalizado el departamento contable a través de una asesoría o consultoría, se les tendrá que pedir a éstas que realicen también esta tarea, y que envíen el resultado a la empresa para su comprobación.
Sea realizada de forma interna o externa, es importante que el resultado de la conciliación bancaria no se quede simplemente en un cajón. El director del departamento contable tendrá que aprobar el documento resultante, y en caso que la empresa así lo estipule o lo crea necesario, el documento puede seguir la cadena de mando y ser presentado a los cargos superiores.
5. Procedimiento y ejemplo práctico
El primer documento que nos hace falta es el extracto bancario del periodo que queremos conciliar. Suele hacerse de mes en mes, pero se puede hacer cada menos tiempo si es necesario. Debes tener en cuenta que la conciliación bancaria es un requisito indispensable que de manera trimestral deberá ser realizado, sí o sí, para tener la contabilidad al día para poder cumplir con las obligaciones fiscales trimestrales como empresa.
Como ya sabes, además, antes de empezar a conciliar un periodo, por ejemplo un mes, la contabilidad tiene que estar al día, para evitar tener que conciliar varias veces. En este caso, repasamos el libro mayor de contabilidad de la empresa.
La mayoría de empresas disponen de varias cuentas bancarias, por lo que tenemos que comprobar que estamos conciliando la información de la misma entidad y de la misma cuenta.
El último documento que nos hará falta es la conciliación bancaria del mes anterior, para comprobar el saldo final, y en caso de encontrar algún desajuste poder verificar si su origen está en el mes que conciliamos o bien lo venimos arrastrando de periodos anteriores.
Con esta información procederemos a rellenar el documento de conciliación.
6. Buenas prácticas
Te proponemos una serie de trucos y consejos para ayudarte a ahorrar tiempo en este procedimiento, y así mejorar su eficiencia:
Información y documentación
En primer lugar es imprescindible tener a mano toda la información y la documentación necesaria. Como en un rompecabezas, si queremos detectar las piezas que faltan, las que son erróneas o las que están mal ubicadas, necesitamos tener la mayor cantidad posible de piezas y así tener una mejor visión del conjunto. Además, si no se ha registrado parte de la información antes de empezar el proceso, tendremos que realizarlo en varias veces, aumentando el tiempo que le tendremos que dedicar.
En caso de ser necesario, pues, debemos reclamar la documentación a quien proceda, como por ejemplo si nos faltan algunos tiques de gastos de viajes de empresa de los comerciales, y proceder a registrarlos.
No te olvides de la caja
Las cajas también forman parte de la tesorería de la empresa, por lo que si no las tenemos en cuenta la conciliación bancaria será mucho más difícil. Es recomendable realizar un triple cuadre periódicamente, con la caja real, un libro de caja y la cuenta contable de caja. Así minimizamos la posibilidad de encontrar errores.
Concilia por tramos
Es recomendable empezar la conciliación bancaria comprobando el saldo final del mes anterior, y si es necesario incluso de más tiempo atrás. Esto nos será útil en caso de haber contabilizado un movimiento en una fecha anterior al anterior cuadre de saldos. De esta manera, si nos encontramos con un error, no hará falta volver a revisarlo todo punto por punto, sino que comprobamos por tramos para averiguar en qué mes se produce el descuadre.
Analiza los descuadres
A menudo el problema en la conciliación bancaria suele venir de errores “típicos” como, por ejemplo:
- Duplicar un apunte, por lo que el descuadre será del mismo importe que el apunte en cuestión.
- No contabilizar un movimiento, que también dará un descuadre del importe del apunte olvidado.
- Equivocarse al colocar la coma, que produce un descuadre cuyas cifras suman 9. Por ejemplo, si en vez de 12,40 € ponemos 124,0 €, el descuadre será de 111,60 €. Si sumamos los dígitos 1 + 1 + 1 + 6 = 9.
- Equivocarse con el orden de los dígitos de una cifra, que al igual que el caso anterior, produce un descuadre cuyas cifras suman 9. Por ejemplo, si en vez de 974 € ponemos 947 €, la diferencia es de 27 €, y al sumar los dígitos 2 + 7 = 9.
Antes de perder tiempo revisando punto por punto, podemos intentar identificar la fuente del descuadre pensando en este tipo de errores, fijándonos bien en el importe, y comprobando si lo podemos relacionar con el importe de algún otro movimiento. Esto nos ahorrará tiempo y dolores de cabeza.
Los bancos también se equivocan
Si bien no es habitual, puede ocurrir que los bancos cometan algún error. Puede pasar que nos cobren un importe incorrecto o que ingresen un importe incorrecto, un concepto que no nos corresponda, que se equivoquen de cuenta a la hora de hacer un ingreso o un pago si tenemos varias cuentas en la misma entidad bancaria, etc.. Por eso, en caso de detectar un error al que no le encuentres justificación o sobre el que tengas dudas, consulta con tu entidad bancaria.
Las partidas conciliatorias, el último recurso
Poner el descuadre en una partida conciliatoria y olvidarnos de ello parece una solución muy fácil y tentadora. Pero el descuadre seguirá estando ahí, así que no es una solución real. Si se acumulan en exceso, la conciliación bancaria dejará de tener sentido, puesto que la contabilidad estará alejada de la situación real, y será cada vez más difícil resolver este embrollo.
Debemos reclamar liquidaciones de cuentas bancarias que no hemos recibido, facturas y tiques que no nos han llegado para comprobar que, como hemos dicho en el primer punto, tenemos toda la información y toda la documentación que nos hace falta, y que la contabilidad está al día.
7. Infografía: Cómo solventar los problemas más frecuentes de una conciliación bancaria
Estás realizando la conciliación bancaria de los gastos del mes y te encuentras con una diferencia entre el saldo del libro de contabilidad y el del extracto bancario. ¿Y ahora qué? Este sencillo diagrama te ayudará a solventar los problemas más comunes.
8. Auditar una conciliación bancaria
Las auditorías internas son importantes en cualquier empresa, para revisar que un determinado procedimiento, sistema, proyecto o producto es correcto. Esto es también aplicable a las conciliaciones bancarias. ¿Pero cómo auditar la conciliación bancaria de una empresa?
Para empezar, necesitamos una copia de la conciliación bancaria del mes que queremos auditar, otra copia de la actividad contable correspondiente y una copia del extracto bancario del mes en cuestión.
Es básico empezar la auditoría con una triple verificación, comparando el saldo de los tres documentos y asegurarse de que es correcto. Si ha sido necesario un proceso de conciliación, podemos suponer que nos encontraremos con alguna diferencia entre los saldos, por lo que a continuación tendremos que verificar que esta diferencia esté justificada y controlada.
El siguiente paso es revisar cada transacción en la cuenta del banco y verificarlas en la contabilidad general. Para facilitar esta tarea, se puede colocar una marca de verificación en la copia impresa de ambos documentos al lado de cada elemento comprobado. Cabe destacar que existen herramientas que automatizan este proceso o al menos parte de él.
Al acabar este proceso, tenemos que prestar atención a los elementos que no se reflejan en uno de los dos documentos, para comprobar que estén correctamente reflejados en el documento de conciliación, junto con una descripción de su razón. Nos podemos encontrar, por ejemplo, depósitos que se han contabilizado tarde en la cuenta, o cheques emitidos que no han sido liquidados por el banco.
Por último, verificaremos que la suma de las partidas de la conciliación sea igual a la diferencia entre el saldo final de la cuenta bancaria y el saldo final de la contabilidad general.
9. La conciliación bancaria automatizada
Muchas veces, se considera la conciliación bancaria como una tarea administrativa más, pesada y lenta, con poco valor para la empresa, cuando en realidad se trata de una herramienta de gestión y de control que puede proporcionar información importante sobre el negocio. Por eso, puede resultar muy beneficioso automatizar esta tarea.
El principal beneficio, pero no el único, de la automatización de esta tarea es la reducción del tiempo que requiere. Esto significa tener que destinar menos tiempo y menos personal para este proceso y por lo tanto aumentar su eficiencia. Una mejora que, sin duda, es también una mejora económica aunque sea de forma indirecta.
Un beneficio o mejora derivado del punto anterior es la optimización de la frecuencia con que se realiza la conciliación bancaria. Al ser una tarea mucho más ágil, se puede realizar más a menudo. De esta forma, se aumenta la capacidad de reacción frente a errores o desajustes que hayan surgido, y al ser más recientes, también es más fácil y más rápido encontrar qué los ha causado y darles una solución.
Además, como con cualquier otro proceso de la empresa, si se realiza de forma manual y en base al papel es más fácil que se produzcan errores o despistes, que se pierda algún documento, etc, que si se realiza de forma digital. Se evita así el factor “fallo humano”, para un resultado más exacto y exhaustivo de la conciliación bancaria.
Hoy en día existen muchos softwares que permiten la automatización de este proceso. Un ejemplo es Emburse Captio, que permite importar y agregar la información bancaria a su plataforma. Así puedes realizar de forma automática la conciliación de los gastos de los viajes de empresa pagados con tarjeta de empresa. El software de Emburse Captio conciliará los gastos con los pagos correspondientes, identificando y diferenciando los gastos de cada empleado.
La aplicación también detectará los gastos sin pagos asociados, como pagos en efectivo, errores en la captura de un tique, etc., o los pagos sin gastos, permitiendo así identificar los justificantes que falten o incluso posibles fraudes internos. Así, los pagos de los desplazamientos de negocios son conciliados con los gastos reportados por cada usuario o trabajador de forma fácil, simple y automatizada.
¿Quieres saber más sobre Emburse Captio y el módulo de Conciliación bancaria? Pide ahora una demostración gratuita del producto y te lo explicamos.
