¿Cuál es tu plan para mejorar en control y eficiencia? Te planteamos doce de las prácticas más efectivas en materia de gastos de viajes de negocios, procedentes de una amplia variedad de empresas globales de todo el mundo, que las organizaciones pueden aprovechar para fortalecer su programa. Presta atención porque podrás aplicarlas en tu día a día.
1. Introducción
1. Implementar un sistema de dietas
2. Requerir autorizaciones previas
3. Iniciar un programa de tarjetas de crédito
4. Automatizar la aplicación de políticas
5. Documentar claramente el proceso de aprobación
6. Poner fin a las prácticas de auditoría centradas en el ahorro de dinero y el despilfarro
7. Ayudar a los empleados a tomar buenas decisiones
8. Cuida de tus viajeros
9. Centralizar el proceso de gastos de viaje
10. Aprovecha tu ventaja
Conclusiones
Emburse puede ayudarte
Introducción
Crear una política de viajes y gastos eficaz significa mirar más allá de tus propias prácticas y explorar cómo otras organizaciones gestionan sus gastos. Independientemente de si tu empresa es nueva o lleva años operativa, este enfoque te permite perfeccionar tu política de gastos y adoptar las mejores prácticas del sector para mejorar el control y la eficiencia.
Sin embargo, no se trata de simplemente copiar los programas de gastos y desplazamientos de otras empresas, independientemente del éxito que tengan. Si bien la imitación puede ser la forma más sincera de admiración, para tener un sólido proceso de gestión de gastos de viaje, se deben definir, implementar y personalizar con claridad las mejores prácticas que satisfagan las necesidades únicas de su empresa.
Emburse Captio cuenta con la confianza de diferentes organizaciones con visión de futuro, entre las que se incluyen Sacyr , Applus+ o ADIF. Conocemos en profundidad los retos y problemas específicos de cada sector y colaboramos con nuestros clientes para desarrollar y aplicar programas de gestión de gastos y desplazamientos adaptados a sus necesidades específicas.
Esta lista de pasos se fundamenta en más de una década de experiencia directa. En ella, analizaremos doce de las prácticas de gestión de gastos y desplazamientos más efectivas, recopiladas de primera mano a partir de una amplia variedad de empresas de todo el mundo, que pueden fortalecer el programa de gastos y desplazamientos de cualquier empresa.
1. Implementar un sistema de dietas
Las organizaciones suelen aplicar un sistema de dietas, dado que estas suponen una forma sencilla de pago por parte de los equipos financieros, así como de contabilización de los gastos de viaje de los empleados. Las tarifas se establecen por ubicación según los cálculos especificados a nivel gubernamental para viajes nacionales e internacionales. Esto garantiza que los empleados dispongan de unas dietas de viaje suficientes que cubran los gastos desembolsados. Las dietas tienen en cuenta una variedad de factores, desde el alojamiento y las comidas hasta los gastos de transporte. Esto es especialmente importante para los equipos globales, que a menudo envían empleados a ubicaciones donde los precios son elevados, como Londres, San Francisco o Tokio.
Gestionar las dietas
Las dietas normalmente se obtienen a través de un proceso de autorización previa (ver a continuación). Se pueden ofrecer como un adelanto de efectivo directo o mediante ingreso en una tarjeta de pago.
Además de facilitar los pagos a los viajeros, las dietas también protegen eficazmente el control de gastos de la empresa emisora, ya que impiden que los empleados abusen del proceso de gastos comerciales efectuando compras no contempladas en la política. Como ejemplo extremo (aunque lo hemos visto ocurrir), si un empleado decide comprar una botella de champán de 582 euros durante un viaje, este deberá asumir cualquier gasto de viaje que supere la dieta diaria y no dispondrá de ningún mecanismo que le permita recuperar el exceso de gasto.
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2. Requerir autorizaciones previas
Exigir una autorización previa antes de viajar o desembolsar importes elevados puede ayudar a prevenir gastos excesivos, ya sea por accidente o de manera intencional. Este enfoque funciona especialmente bien cuando se combina con dietas, ya que proporciona un proceso completo de auditoría y autorización de los gastos de los viajeros.
Las autorizaciones previas a menudo funcionan con un programa de tarjeta de compra o una tarjeta “fantasma” (un número de tarjeta único y centralizado que utiliza un departamento u organización) para reservar viajes. Aunque los empleados pueden buscar y seleccionar sus artículos o billetes, no pueden efectuar el pago hasta que un supervisor lo haya aprobado. Estos sistemas funcionan alertando a los autorizadores (que pueden diferir, dependiendo del importe de la compra, en función de las políticas de la empresa) de las solicitudes de autorización previa. Al recibir dichas solicitudes, el autorizador o los autorizadores deben dar su aprobación antes de la compra o del viaje reservado.
La autorización previa mejora la eficiencia
Otro ejemplo de cómo se pueden aprovechar las autorizaciones previas para agilizar el proceso general es utilizándolas como punto de partida para los informes de gastos. Los viajeros pueden enviar solicitudes de autorización previa a través del sistema de su empresa para efectuar compras específicas o para un viaje completo. Una vez finalizado el viaje, la autorización previa se puede “convertir” en un informe de gastos de viaje, y las transacciones relacionadas con el viaje de negocios se asignan automáticamente al informe dentro de la solución de gestión de gastos. Esto elimina la duplicación de registros de información de viaje y agiliza aún más el proceso de contabilización, reconciliación y reembolso de gastos.
3. Iniciar un programa de tarjetas de crédito
Hay muchos programas de tarjetas “corporativas” (o tarjetas de compra, tarjetas de viaje, tarjetas de reuniones y/o tarjetas virtuales) proporcionados por las empresas. Estos suelen ser muy competitivos y ofrecen numerosas ventajas financieras y operativas. Estos son solo algunos de los múltiples beneficios que puede ofrecer un buen programa de tarjetas:
- Incentivos financieros y descuentos para todas las compras: las tarjetas corporativas ofrecen reembolsos de efectivo por todos los gastos, lo que puede generar beneficios significativos. De hecho, muchas empresas reciben reembolsos de seis cifras en sus compras anuales con tarjeta.
- Las tarjetas corporativas reducen los costes de gestión de los informes de gastos. Al integrar los datos de las tarjetas en los sistemas de gastos y desplazamientos y reconciliar automáticamente los recibos con los datos de las tarjetas, se elimina la necesidad de que los empleados vuelvan a introducir sus gastos y se mejora la precisión de los datos capturados. De este modo, se reduce el tiempo que los empleados dedican a registrar los gastos y el tiempo que los autorizadores dedican a garantizar el cumplimiento.
- El uso de tarjetas corporativas reduce el número de recibos falsificados: por ejemplo, la factura de una cena incluye una propina del 10 %, pero el empleado reclama una propina del 20 %. Utilizar una tarjeta proporcionada por la empresa eliminaría tanto la motivación como los medios para hacerlo.
- El uso de una tarjeta corporativa elimina la necesidad de proporcionar adelantos de efectivo, lo cual no solo agiliza los procesos para la empresa, sino que también facilita el proceso para los propios viajeros.
Cómo abordar los problemas más comunes de los programas de tarjetas de crédito
Algunos empleados pueden incurrir en gastos diversos que la empresa podría tener que asumir. Este riesgo se puede mitigar recordándoles, a través de su política de gastos, que sólo se pagarán los gastos legítimos, siempre y cuando reclamen con puntualidad los gastos de dichos cargos. Reforzar una política que rechace un gasto reembolsable porque se ha presentado fuera de plazo suele ser una motivación suficiente para la mayoría de los empleados, independientemente de si el cargo de la tarjeta es responsabilidad del empleado o de la empresa.
Los equipos financieros también pueden eliminar el riesgo de uso ilegítimo de las tarjetas ofreciendo tarjetas físicas o virtuales de prepago que reflejen los importes de las dietas o las autorizaciones previas. Esto les permite ofrecer la comodidad de una tarjeta proporcionada por la empresa y mantenerse dentro de los límites de gasto.
4. Automatizar la aplicación de políticas
Aplicar la política en un entorno de hojas de cálculo suele requerir la verificación de gastos por parte de varios empleados que podrían aportar más valor a la empresa de otras formas. Un sistema de gestión de gastos y desplazamientos aplica las normas de la política de gastos a través de un motor. Esto garantiza que todos los gastos se validen por adelantado conforme a la política de gastos de la empresa.
Por ejemplo, un empleado que hacía viajes internacionales tenía un presupuesto previamente aprobado para gastos de alojamiento y comidas. Confiar en la aplicación de las políticas mediante hojas de cálculo no solo requeriría la tediosa aprobación manual de cada gasto, sino que también podía abrir la puerta a posibles gastos fraudulentos (como resultado de inevitables errores humanos o descuidos).
Dejemos el trabajo a las máquinas
Con un proceso automatizado, la partida de gasto se marca inmediatamente cuando un viajero intenta introducir un gasto que no cumple con la política. Dependiendo del tipo de infracción, se puede pedir explicaciones al empleado. Los autorizadores determinan el resultado o pueden eliminar la partida del informe de gastos por completo. Supongamos que se cargan una serie de artículos personales a una tarjeta corporativa pagada por la empresa. En ese caso, los responsables de la gestión de gastos pueden marcar el artículo como personal y el gasto se deduce automáticamente del reembolso que le corresponde.
5. Documentar claramente el proceso de aprobación
Hay muchos procesos de autorización de gastos corporativos que no están codificados ni se comunican de forma efectiva, lo que genera retrasos en los reembolsos y otros problemas de ineficiencia. Tomarse un momento para examinar los roles, las responsabilidades y la delegación de autoridad permite crear con facilidad una matriz de aprobación que se puede automatizar dentro del software de gestión de gastos y desplazamientos, especialmente cuando la solución emplea un sofisticado motor de reglas empresariales capaz de gestionar prácticamente cualquier combinación de criterios.
Se pueden crear rutas de autorización en función de la jerarquía, los umbrales de valor de las transacciones, la codificación de la asignación de gastos, los atributos del titular del gasto y otros criterios adicionales. La ruta de autorización típica suele contar con dos a cuatro niveles de aprobación. Un número demasiado reducido de niveles y organizaciones de aprobación puede dar lugar a una revisión inadecuada de los gastos. Por el contrario, demasiados niveles de aprobación se vuelven complejos de ejecutar y mantener. La mayoría de las empresas prefieren que el personal encargado de las cuentas por pagar actúe como el paso final en el proceso de autorización antes de que el comprobante autorizado se exporte al sistema financiero para su pago.
6. Poner fin a las prácticas de auditoría centradas en el ahorro de dinero y el despilfarro
Auditar el 100 % de los informes de gastos constituye un mal uso del tiempo y los recursos y da a los equipos financieros una falsa sensación de seguridad. Para garantizar la eficacia de una auditoría, los equipos encargados de las cuentas por pagar deberían adoptar un enfoque más metódico.
Mejorar tu enfoque de auditoría
Es fundamental decidir quién lleva a cabo la auditoría, si el departamento encargado de las cuentas por pagar o el personal de auditoría. Las organizaciones deben determinar un tamaño de muestra válido desde el punto de vista estadístico para la auditoría y, después, someter al meticuloso examen de los auditores (no del personal encargado de las cuentas por pagar) los informes de gastos y los recibos. Este análisis debe cubrir los datos del informe actual y un rango de gastos de tres a seis meses para un titular de gastos específico.
Así, los titulares de gastos que no pasen la auditoría son asignados a una de las categorías de riesgo (calificadas, por ejemplo, de uno a cinco). A aquellas personas a las que se les asigne la categoría de riesgo cinco se les auditarán todos sus informes, mientras que a los titulares de gastos a los que se les asigne la categoría de riesgo uno solo se les tomaría una muestra de uno de cada diez informes para una auditoría. Las empresas necesitan determinar la muestra adecuada para las estadísticas.
Cuando concluye una auditoría, conviene que los titulares de los gastos auditados reciban un correo electrónico para informarles sobre cualquier problema que deba revisarse, o para felicitarles por cumplir con las políticas y pautas de la empresa. Llevar a cabo auditorías independientes y hablar de los resultados con los empleados tiene el poder de cambiar el comportamiento en toda la empresa.
7. Ayudar a los empleados a tomar buenas decisiones
¿Por qué algunas personas mienten en sus informes de gastos de viaje? Si bien algunos admiten inflar o falsificar gastos intencionalmente, pocas personas que presentan gastos ilegítimos lo hacen porque tengan la intención de defraudar a su empresa. Lo suelen hacer por oportunismo y porque sus procesos de gastos facilitan este tipo de conducta.
Anticiparse a los registros de gastos fraudulentos
Existen diferentes soluciones sencillas que las empresas pueden aplicar para reducir el reembolso de gastos fraudulentos:
- Exigir un informe de gastos por cada viaje para facilitar su seguimiento y entregar tarjetas corporativas a los viajeros frecuentes (esto reduce el riesgo de que las empresas no reciban créditos por vuelos cancelados y otras transacciones potencialmente fraudulentas).
- Implementar una solución de gestión de gastos y desplazamientos que identifique automáticamente diferentes tipos de intentos de fraude en los gastos.
- No permitir viajes con fechas futuras que no se hayan cargado a una tarjeta de crédito corporativa.
- Establecer una política contra la colusión, por ejemplo, exigiendo que el empleado de mayor antigüedad siempre pague la comida.
8. Cuida de tus viajeros
Las grandes empresas suelen requerir que una gran cantidad de empleados viajen a países de todo el mundo, y garantizar la seguridad física de estos viajeros es fundamental. Además, aumenta la importancia de la gestión de riesgos de viaje y el deber de diligencia en un mundo cada vez más volátil debido a las tensiones geopolíticas y a un clima en constante cambio.
9. Centralizar el proceso de los gastos de viaje
Muchos de los procesos descritos en esta lista sólo pueden ponerse en marcha con la implantación de una solución de software fiable que gestione los gastos y desplazamientos. Si no cuentan con soluciones automatizadas para la gestión de gastos de viaje, las empresas dependen de una intervención manual significativa para validar adecuadamente los gastos según su política de gastos y desplazamientos y garantizar que estos gastos se envían a los autorizadores adecuados antes del pago. En las organizaciones más grandes, esto puede suponer una cantidad considerable de personas distribuidas entre diferentes departamentos y ubicaciones.
Centralizar el ahorro de tiempo y esfuerzo
Al implantar una plataforma automatizada de gestión de gastos y desplazamientos, se reemplaza, mediante un enfoque coherente y programático, una cantidad considerable de intervención humana:
- Los gastos se validan según la política de la empresa en el momento en que se registra el gasto: a los empleados se les puede impedir presentar gastos que no cumplan con las normas (lo que en inglés se conoce como “hard stop”, o “parada dura”), o se les puede exigir una explicación que permita al autorizador decidir si se deben proporcionar reembolsos totales, parciales o nulos (en inglés, “soft stop“, o “parada suave”).
- Las normas del enrutamiento de las autorizaciones se aplican en función de los atributos de las partidas de gastos o del informe completo (por ejemplo, departamento de asignación, centro de costes, proyecto, financiación). Aunque al emplear un motor de reglas, las combinaciones de enrutamiento estándar y las rutas de excepción son casi ilimitadas, estas son fáciles de crear y mantener.
- Los posibles gastos duplicados pueden marcarse en el momento en que se introduce el gasto, o auditarse como parte de los informes de análisis.
- Los autorizadores pueden centrarse en garantizar que se hayan proporcionado las asignaciones adecuadas para los gastos y que el gasto sea apropiado, en lugar de verse obligados a preocuparse por el cumplimiento de la política de la empresa.
- Los equipos de contabilidad y/o CP (cuentas por pagar) pueden posicionarse como el último autorizador y obtener una visibilidad completa de las infracciones de la política, explicaciones, autorizaciones de gestión y notas, lo que incluye hilos de mensajes junto a copias de todos los recibos.
- Los gastos autorizados se transfieren automáticamente al sistema financiero de la empresa y deja de ser necesario volver a introducirlos en el sistema financiero para su pago.
10. Aprovecha tu ventaja
Después de implementar una solución automatizada de gestión de gastos y desplazamientos que incluya algunas (o todas) de las mejores prácticas mencionadas anteriormente, es hora de “aprovechar su ventaja” a través de análisis e informes de inteligencia empresarial. El hecho de que miles o millones de euros de gastos se muevan a través de este entorno de gran visibilidad ofrece una oportunidad excepcional para efectuar mejoras financieras y operativas, entre ellas:
- Analizar el gasto por categorías de gastos para descubrir oportunidades de abastecimiento estratégico. Evaluar el gasto total de los viajes en ciertos tipos de gastos comerciales (por ejemplo, vuelos, hoteles, alquileres de automóviles) puede beneficiar a una empresa a la hora de desarrollar una relación preferente con uno o más proveedores clave.
- Analizar y visualizar patrones de gasto a través de una plataforma sencilla y coherente. Detecte tendencias con facilidad sin tener que revisar innumerables celdas en hojas de cálculo. Esta información puede incluir puntos críticos en áreas tales como los gastos fuera de política o ineficientes, que posteriormente pueden utilizarse para eliminar focos de incumplimiento, abordar lagunas en las políticas o complementar futuras políticas de gastos.
- Proporcionar una gran cantidad de información sobre las acumulaciones y ayudar con el cierre del período mediante informes que reúnan las tarjetas internas de los procesos y los gastos de bolsillo.
- Utilizar indicadores clave de rendimiento, como la antigüedad de las autorizaciones pendientes, para ayudar a detectar y solucionar los cuellos de botella de los procesos que provocan retrasos en los ciclos de reembolso. Los informes de cumplimiento pueden ayudar a identificar a individuos y grupos con mayor riesgo de infringir políticas y ofrecer información significativa sobre aquellas políticas de la empresa que pueden requerir una mayor formación y capacitación.
Conclusiones
Son muchas las organizaciones que aún se enfrentan a procesos manuales de gestión de viajes corporativos. Estos procesos obsoletos hacen que gestionar los reembolsos de los empleados (y no empleados), los adelantos de efectivo, la reconciliación del programa de tarjetas y la seguridad de los viajeros sea una tarea tediosa y difícil. Sin embargo, cada vez son más las empresas con visión de futuro que priorizan proyectos de automatización para los gastos de los viajes de negocios. Esto permite a sus empleados volver a su misión principal: cuidar de sus cuentas y clientes. Comprender cuáles son las mejores prácticas para la gestión de gastos y desplazamientos permite a las empresas centrarse en otras tareas más importantes y aumentar la satisfacción de los empleados al mismo tiempo.
Es importante elegir una plataforma de automatización de informes de gastos que permita a tu empresa seguir evolucionando y creciendo hacia nuevas formas de gestión de gastos y desplazamientos. De hecho, una plataforma innovadora que aproveche los últimos estándares tecnológicos es fundamental para lograr ese objetivo.
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